Que voulez-vous faire ?


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everteam.archive
Records Management et Archivage

Face à l’explosion des contenus numériques, la mise en place d’une politique de conservation garante de la gouvernance de l’information s’impose.

Nos clients utilisent notre solution de records management et d’archivage everteam.archive pour gérer facilement toutes leurs archives (numériques ou papier, structurées ou non structurées) quels que soient leur source, système ou emplacement, et ce dans le respect des normes et réglementations en vigueur.

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Gérez vos documents tout au long de leur cycle de vie, en toute sécurité

Véritable outil de gouvernance du capital informationnel de l’entreprise, la solution répond à vos besoins de pérennisation et de sécurisation des documents d’activité, ainsi que de conservation des larges volumes de données ou de documents. Conçu dans le respect des normes archivistiques et des exigences légales de traçabilité et de conservation internationales, everteam.archive permet de garantir une valeur probatoire forte et l’accessibilité aux documents archivés. C’est l’outil idéal en vue d’une certification marque NF 461.

Un point d’accès unique
à tous vos documents

 

everteam.archive propose une plateforme unique et centralisée pour accéder à tous vos documents, quels que soient leur structure, format ou emplacement. La solution inclut des sources de données standards (bases de données, système de fichiers, applications ECM du marché, …), ce qui fait d’everteam.archive la destination idéale pour tous vos systèmes générant du contenu.

Réduisez les coûts

everteam.archive présente un avantage considérable en termes de réduction de coûts (TCO) par sa capacité à rationaliser les flux de données et de documents à archiver. Il est ainsi possible de décomissionner des applications devenues obsolètes et coûteuses , conservant une information importante pour l’entreprise, ou encore de délester des applications de production de documents à conserver qui n’ont plus d’usage au quotidien. everteam.archive va se réapproprier périodiquement et automatiquement tous ces contenus pour gagner en efficacité et à terme, réduire les coûts de manière significative.

Certifiez la conformité
de vos archives

 

Avec Everteam, nos clients peuvent garantir l’intégrité et la pérennité des documents engageants, quelle que soit la taille de l’entreprise ou la nature du contenu à protéger. everteam.archive permet de piloter, au travers d’un module de gouvernance, l’ensemble des contenus à partir d’une interface unique et transverse qui vous accompagnera dans l’évolution de votre organisation, quelle qu’en soit la complexité.

Bouygues Construction, un exemple de réussite

Bouygues Construction a mis en oeuvre une application de gestion des archives mixtes électroniques et papier avec Everteam. La mise en place d’everteam.archive avait pour objectif d’appliquer une politique d’archivage Groupe unique, afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire, et ce dans les règles de l’art du Records Management et le respect des obligations réglementaires en vigueur.

Ce projet de modernisation est né d’un double constat : l’application d’archivage physique développée en interne était devenue obsolète ; aucun système d’archivage n’existait pour assurer la pérennité des documents électroniques en croissance exponentielle et simplement conservés dans les systèmes dans lesquels ils étaient créés.

Fonctionnalités pour piloter
votre stratégie de Records Management

Génération de reporting et statistiques 

Avec everteam.archive, nos clients prennent les décisions stratégiques adaptées en s’appuyant sur des tableaux de bord construits en temps réel ou en synthétisant l’activité sur des plages de périodes configurables. La solution permet de tracer et de suivre l’ensemble des actions réalisées au quotidien et de conserver l’information dans des journaux pérennes et intègres. Les responsables de l’application disposent ainsi de l’ensemble des informations leur permettant de gouverner les contenus gérés par la solution, d’apporter leur contribution, de prendre de meilleures décisions et de disposer de l’ensemble des informations nécessaires dans le cadre d’un audit.

Recherche intégrée

Notre moteur de recherche et d’indexation offre une approche innovante pour analyser et retrouver l’information de manière transverse et fédérée quels que soient les volumes ou les applications sources (site web, système de fichiers, messagerie, réseaux sociaux, …). En exploitant les normes du secteur, et nos propres technologies TAL, les utilisateurs sont capables au delà de la recherche, d’analyser les contenus, d’en dégager des tendances et d’appliquer des traitements sur les lots de documents résultants.

Gestion d’archives physiques et électroniques

Everteam fournit une solution complètement intégrée pour gérer à la fois les documents physiques et électroniques à partir d’une interface unique. everteam.archive permet aux utilisateurs de rechercher et de gérer à la fois des documents physiques et électroniques, tout en assurant la conformité et dans le respect des exigences légales et réglementaires.

Valeur Probatoire 

everteam.archive dispose de l’ensemble des mécanismes permettant de donner une valeur probatoire aux documents archivés conformément aux normes de référence sur cet aspect. Ces mécanismes peuvent être mis en oeuvre sur tout ou partie des flux archivés et proposent notamment l’Archivage en Y, la signature électronique,  l’horodatage ou encore la traçabilité/journalisation. La solution garantit par ailleurs la réversibilité du contenu durant tout son cycle de vie.

Gouvernance de l’information

everteam.archive permet de piloter au travers d’un module de gouvernance, l’ensemble des contenus à partir d’une interface unique et transverse qui vous accompagnera dans l’évolution de votre organisation, quelle qu’en soit la complexité.

Dépôt et capture de tout type de flux

everteam.archive prend en charge l’archivage transverse de tous types de flux de données ou de documents, indépendamment de leur source. Afin d’être versés dans le système, les flux passent dans un sas d’import et sont transformés dans un format pivot pour garantir leur intégrité. Il n’existe en outre aucune limite de nombre, de taille ou de type de flux à importer dans la solution.

 

Processus de déploiement et intégration

POINT

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