10 points clés pour choisir sa solution de Case Management

10 points clés pour choisir sa solution de Case Management

Vous êtes noyés dans l’offre logicielle de gestion de dossiers ? Voici pour vous aider, 10 points essentiels qui devront être couverts par votre future solution de Case Management.

 1. AMÉLIORER LA RELATION CLIENTS GRÂCE A UNE VISION 360° DES DOSSIERS EN COURS

La solution de Case Management doit impérativement proposer aux gestionnaires une vision globale des dossiers à traiter afin de mieux interagir avec les clients. Ils doivent en effet pouvoir rebondir dans ces dossiers virtuels, directement dans l’outil de Case Management ou à partir de l’application métier afin de connaitre le contexte permettant le traitement efficace d’une tâche.

2. AUGMENTER VOTRE EFFICACITÉ GRÂCE À LA CAPTURE D’INFORMATIONS

Vos canaux de communication sont multiples ? L’outil doit répondre à cette contrainte et nativement pouvoir capturer tous les flux d’informations au sein de votre en entreprise : numérisation simple et de masse des documents papier ou courriers entrants, LAD/RAD, emails, dépôt via formulaire Web ou dépôt via Explorateur Windows, flux d’impression…

 3. RÉDUIRE VOTRE PRODUCTION DE PAPIER

Pour gagner en efficacité, harmoniser les procédures de travail et réduire la production de papier, la solution de Case Management doit permettre de produire directement de documents sortants (courriers types, factures, commandes…) à partir de modèles prédéfinis. Ces documents seront envoyés directement depuis l’application puis classés automatiquement dans les dossiers virtuels adéquats.

4. UTILISER EFFICACEMENT LES DONNÉES GRÂCE À L’EXTRACTION DES APPLICATIONS MÉTIERS

Soyez attentif à toute fonction vous permettant de valoriser votre fond documentaire. Vos données sont-elles intelligentes ? Pouvez-vous les récupérer rapidement ? Sont-elles capables de penser à votre place ? Une fois que vous les avez récupérées, que pouvez-vous en faire ?

5. ÉVITER LES GOULOTS D’ÉTRANGLEMENT GRÂCE À LA GESTION DES PROCESSUS

Vous devez pouvoir automatiser, optimiser, surveiller et mesurer efficacement les processus de traitement des documentsimpliquant des individus et des systèmes. La gestion des processus documentaires, paramétrée via un workflow et un gestionnaire de règle, permet aux spécialistes de l’information et aux chargés de dossiers de gérer leurs activités d’une manière plus efficace pour accroître leur productivité.

6. PRIORISER LA GESTION GRÂCE LA FLEXIBILITÉ DU LOGICIEL

La flexibilité est un élément clé du logiciel. Paramétrable à l’extrême, l’outil doit permettre de modifier facilement les règles de routage, circulation, validation pour les adapter aux changements organisationnels de l’entreprise. Il doit tenir compte de la priorité des demandes et de la charge/compétence/présence des gestionnaires.

7. RÉPONDRE AUX CONTRÔLES D’ACCÈS SUR LES DOSSIERS

La sécurité est un élément clé du projet. Le produit doit disposer d’un système avancé pour gérer l’accessibilité aux dossiers et aux documents en fonction du profil de l’utilisateur par la définition de vues métiers adaptées à chaque besoin : accueil, plateforme hotline, traitement, contentieux, …

8. RÉDUIRE LES RISQUES EN RESPECTANT LES EXIGENCES DE CONFORMITÉ

L’outil doit proposer des fonctions de purge d’informations afin de gérer le cycle de vie des documents, leur archivage pérenne mais aussi leur destruction finale.

9. INTERAGIR ENTRE UTILISATEURS GRÂCE À UN ENVIRONNEMENT COLLABORATIF

L’outil doit faciliter le suivi, la mise à jour ainsi que la gestion en mode collaboratif pour les utilisateurs. Une gestion de dossiers efficace doit permettre aux utilisateurs de se focaliser sur leur métier pour la satisfaction des clients.

10. TRACER ET SUPERVISER

Le Case Management est le seul outil capable d’orchestrer les processus documentaires de bout en bout et d’en assurer le contrôle de la performance.  Il doit être au service des directions pour la mise en œuvre rapide et efficace de leur stratégie.