Les 5 questions à se poser lors du choix de votre outil de partage de fichiers (File Sharing)


Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple iCloud, Dropbox, ou une solution de Cloud privée aux fonctionnalités plus avancées ? Choisir un outil de partage de fichiers, c’est un moment important dans la vie d’une entreprise. Il va en effet définir, pour les prochaines années, la politique de gouvernance de l’information au sein de la structure, la gestion des données et la valeur ajoutée que l’on peut en attendre ! C’est pourquoi il convient de se poser impérativement certaines questions. 5, plus exactement. Voici lesquelles !


De quel niveau d’interopérabilité ai-je besoin ?

C’est l’un des gros reproches « historiques » fait aux solutions Cloud grand public : l’absence de format de disque virtuel commun, compliquant grandement l’interopérabilité des Clouds. Reproduisant, de fait, les phénomènes de verrouillage, connus dans le passé dans des environnements physiques. Si aujourd’hui, des travaux sont en cours pour corriger ce défaut, le constat est clair : passer d’un Cloud à un autre n’est pas des plus faciles. Les possibilités de réversibilité sont volontairement faibles, afin de limiter les changements d’outils dans les cas de migrations massives. Sauf en confiant ses données à un logiciel de gestion de contenus d’entreprise.

Quel est le niveau de confidentialité de mes données ?

Les outils de File sharing grand public offrent un niveau de confidentialité des données satisfaisant… pour les particuliers. Les professionnels peuvent en effet manipuler des documents sensibles, nécessitant un niveau de protection plus avancé, passant à la fois par l’accès au fichier et par un cryptage avancé des données qu’il contient. Ce qui impose, de fait, de se rapprocher d’autres solutions que les Clouds de Google, Microsoft ou encore Apple.

Quelles sont mes exigences en termes de qualité de service ?

Le Service-Level Agreement (SLA) des solutions Cloud, c’est le document qui va définir la qualité de service que l’on peut attendre du prestataire. Il est capital de prendre le temps d’étudier ce qui est annoncé, et de comparer avec ce que l’on attend pour son entreprise. La capacité du Cloud à consommer et à utiliser les ressources va en effet constituer une donnée incontournable pour s’assurer que l’on n’aura jamais affaire à une interruption totale de service. Laquelle serait source de perte de temps et de chiffre d’affaires potentiel pour l’entreprise !

Comment m’assurer de maîtriser les coûts ?

Le coût de l’archivage numérique peut augmenter au fur et à mesure que les fichiers s’accumulent dans le Cloud… alors même que certains documents pourraient être supprimés, parce qu’ils existent en plusieurs exemplaires, parce qu’ils sont obsolètes, ou encore parce qu’ils concernent des produits, des clients ou des process qui n’ont plus de réalité dans l’entreprise. C’est pourquoi il est capital, au moment de choisir un outil de partage de fichiers, de s’assurer qu’une gestion intelligente et dynamique sera possible tout au long du cycle de vie des documents.

Ai-je besoin de services supplémentaires ?

Une gouvernance de l’information plus « poussée » que le simple stockage des fichiers dans un Cloud grand public offre d’autres services à forte valeur ajoutée :

  • Des recherches fédérées, sur de multiples espaces de File Sharing ;
  • L’identification immédiate des documents les plus engageants via le machine learning ;
  • L’optimisation des espaces en procédant à l’isolation des doublons et des fichiers obsolètes ;
  • L’indexation automatisée des métadonnées liées aux fichiers stockés ;
  • Le cryptage avancé des documents ;
  • Le respect en temps réel des dernières normes et règles de conformité…

Prenez le temps de bien étudier ce que proposent les services de partage de fichiers, en comparant les promesses avec vos attentes. N’oubliez pas que ce choix vous engage pour plusieurs années : autant faire le bon dès le départ !