Archivage & Data room : La data room dans les processus de fusions/acquisitions

En tant qu’archiviste de métier, j’ai été confrontée comme nombre de Records Manager et de Responsables Archives à des opérations de fusion/acquisition, leurs répercutions étant importantes dans le domaine de l’archivage. J’ai donc choisi de vous proposer une série d’articles sur le sujet. Cette semaine, clarifions la matière avec quelques définitions.

Définition d’une data room

Dans le cadre d’une opération de fusion-acquisition, la data room désigne le lieu où l’ensemble des documents juridiques, fiscaux, comptables et économiques d’une société sont mis à la disposition des acquéreurs potentiels et de leurs conseillers pour réaliser l’audit d’acquisition (ou « due diligence »), en vue d’évaluer la situation réelle de cette société et la valeur de ses actifs.

En tout état de cause, la data room permettra de déterminer, en cas de litige post-cession, ce que l’acquéreur connaissait de la situation de la société/l’actif au moment où il l’a acquis(e).

Une data room le plus souvent électronique et des contraintes fortes lors de sa consultation

Si elle peut être papier, on peut constater qu’une data room est de plus en plus souvent sous forme électronique et très structurée quel que soit son support.

Dans la data room électronique, les documents sont numérisés, classés et indexés. Les acquéreurs potentiels peuvent les consulter via un extranet ou internet. Ils ont aussi la possibilité de poser des questions et obtenir des réponses en ligne. En revanche, il n’est pas possible de faire des sauvegardes ou même des copies des documents.

Il en va logiquement de même pour la data room physique ou la préservation de l’intégrité des documents est primordiale. Il s’agit toujours de copies qu’il est strictement interdit d’emporter hors de la data room.

A la lecture de ces définitions, il est aisé de mesurer les apports du métier de l’archiviste dans ce processus.