Archivage électronique sous l’angle de la certification marque NF 461

Archivage électronique sous l’angle de la certification marque NF 461

À l’heure où la marque NF 461(1) , délivrée depuis janvier 2013 par AFNOR Certification, s’impose en France comme la référence du bon respect des règles de l’art en vue de la conservation de documents numériques au regard des obligations réglementaires et légales, nous allons proposer une série d’articles extraits du livre blanc « Archivage Electronique & Marque NF461 »(2) qui permettent d’appréhender la certification des Systèmes d’archivage électronique (SAE) sous un angle nouveau.

L’archivage électronique, pour quoi faire ?

La dématérialisation se propage à très grande vitesse. Les documents numériques se multiplient et s’imposent à notre quotidien, qu’ils soient nativement électroniques ou issus de procédés de numérisation. Et, comme tout objet informationnel, ils génèrent un cycle de vie, création, acquisition, modification, révision, transfert, publication, diffusion… et conservation !

Preuve, obligation, trace, mémoire,… ce ne sont pas les motifs qui manquent pour valoriser les fonctions d’archivage. Le numérique rend la conservation incontournable. Il nous faut dompter l’archivage électronique dans nos entreprises, de la même façon que nous sommes amenés à le faire dans nos familles, avec les photos, par exemple.

A la jonction entre le numérique et la conservation apparaît alors le « SAE », système d’archivage électronique. Depuis près de 20 ans, un groupe d’experts construisent un véritable cadre normatif, dans le respect des textes de loi et de leurs évolutions. D’abord la norme française NF Z 42013 dès 1999, révisée en 2001 puis en 2009, ensuite le « portage » de cette norme à l’international (ISO 14641-1) en 2012, et enfin, une certification, la marque NF461 début 2013.

 La marque NF 461

La marque NF est propriété d’AFNOR et existe depuis 60 ans. C’est une marque de conformité aux normes françaises, européennes et internationales. Elle représente avant tout une marque de qualité et de performance sur les produits et services qui  l’obtiennent.

La marque NF 461 rentre au sens strict dans la catégorie des certifications de produits. Il ne s’agit pas de certifier un produit au sens « Editeur » du terme, mais un système d’archivage électronique mis en œuvre avec  tous ses composants techniques et organisationnels. Sur son site Internet, l’AFNOR précise que la marque NF « apporte une preuve indiscutable que le produit répond aux besoins du marché et est conforme à des caractéristiques de sécurité, d’aptitude à l’emploi et de qualité définies dans le référentiel de certification correspondant ». Pour la marque NF 461, il faut entendre « produit » comme étant le système d’archivage électronique déployé.

La marque NF 461 certifie les systèmes qui peuvent gérer des documents numériques externalisés (localisés chez un tiers archiveur) comme les systèmes internalisés (gérés sans faire appel à un tiers archiveur).

Après avoir posé les bases de l’archivage électronique et de la marque NF 461, nous mettrons prochainement en avant les enjeux liés à un SAE certifié.

(1) La marque NF 461 est une marque déposée d’AFNOR Certification.
(2) Livre Blanc « Archivage Electronique & Marque NF 461 : Guide pratique de la certification & fonctionnalités clés d’un progiciel adapté » – Septembre 2013 – Co-écrit Christian Dubourg, Directeur EVER TEAM, Laurent Prevel, Président de l’APROGED et expert en certification des solutions SAE, avec la participation de Maitre Olivier Iteanu, Avocat à la Cour de Paris.

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