Gérer
Gérer à la fois vos archives électroniques et physiques au sein de la même application
Problématique
“ Nous devons gérer dans notre organisation des milliers d’archives papiers (cartons) ainsi que des archives numériques. Il nous faut un moyen technologique pour unifier la gestion de nos archives quelque soit leur format. ”
Principaux défis
Nous devons pouvoir recenser et inventorier l’ensemble de nos archives physiques, localisés en interne ou chez un tiers archiveur, ainsi que gérer les différents processus d’envoi et de rappel.
Nous devons pouvoir gérer la numérisation de nos documents papier et conserver à la fois une copie papier et une copie digitale.
Nous avons besoin d’un système capable d’imprimer des étiquettes pour nos cartons et de gérer les code barres (douchettes de scan).
Nous avons besoin d’un système capable de s’adapter à nos flux et processus internes.
EVERTEAM PEUT VOUS AIDER A :
Supporter
Supporter vos différents processus liés à la collecte et au rappel des boîtes.
Appliquer
Appliquer les mêmes règles et durées de conservation sur vos archives électroniques et papier
Associer
Associer vos archives physiques à leur copies numériques afin d’éviter des frais de déplacement d’archives papier
UN CADRE TECHNOLOGIQUE ORIENTE GOUVERNANCE DE L’INFORMATION
Des outils de recherche cognitif vous permettront de combiner des technologies d’intelligence artificielle (IA) telles que le l’apprentissage automatique (machine learning) et le traitement du langage naturel afin d’analyser vos contenus, d’extraire automatiquement des métadonnées, vous laissant la possibilité de créer des vues dynamiques sur vos données et vous permettant ainsi de trouver plus rapidement les informations dont vous avez besoin.
Les solutions everteam pour archiver vos contenus papier et numérique
Ressources utiles
LIVRES BLANCS
ÉVÉNEMENTS
BLOG
Bouygues Construction modernise son système d’archivage électronique et papier avec Everteam
Le besoin de moderniser le système d’archivage de Bouygues Construction est né d’un double constat : l’application d’archivage physique développée en interne était devenue obsolète ; aucun système d’archivage n’existait pour assurer la pérennité des documents électroniques en croissance exponentielle et simplement conservés dans les systèmes dans lesquels ils étaient créés. La mise en place d’everteam.archive dans le cadre du projet baptisé Remind avait donc pour objectif d’appliquer une politique d’archivage Groupe unique, quel que soit le support de l’archive, afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire. Et ce, dans les règles de l’art du Records Management et le respect des obligations réglementaires en vigueur…