Archivage numérique : la solution pour diminuer l’usage du papier !

Au-delà de toute considération environnementale (celle-ci pouvant également constituer un enjeu d’image, voire un argument commercial), les TPE, PME et grands groupes ont tout intérêt à favoriser la réduction du papier dans leurs locaux et process. L’idée ? Gagner en temps comme en efficacité, et optimiser les échanges d’informations entre collaborateurs. La solution ? L’archivage numérique ! Quels sont ses avantages ? Comment mettre en place une véritable gouvernance de l’information ? Décryptage.

5 avantages de l’archivage numérique sur l’archivage papier

L’archivage numérique présente de nombreux avantages par rapport à son homologue papier. Voici les plus importants :

– L’unicité de l’information. Un document papier peut être dupliqué, annoté, modifié. Le numériser ne suffira pas à s’assurer de son authenticité : seule l’attribution d’un statut d’archive va permettre de garantir l’unicité du document. Et assurer à celui qui consulte le document « validé » d’avoir sous les yeux la dernière version validée.

– La réduction des temps de recherche. L’archivage numérique s’appuie sur de puissantes solutions de recherche, permettant de retrouver le bon document au bon moment. Et ce, quel que soit l’endroit où l’on se trouve : au bureau, en clientèle, à son domicile… Autant de bénéfices que ne peut offrir le papier, qui impose de longues heures de recherche de documents, site par site, dossier par dossier, page par page !

– La suppression du risque de perdre des données importantes. Déménagements, rachats, fusions, inondations dans les locaux… les risques d’égarer des documents importants sont nombreux. Avec l’archivage numérique, ils sont en sécurité, accessibles depuis n’importe quel poste connecté à Internet et répondant à certains critères de sécurité. C’est aussi l’assurance qu’ils résisteront mieux au temps. C’est d’autant plus important que certains doivent être conservés 20 à 30 ans !

– Une plus grande réactivité. L’archivage numérique permet de répondre plus rapidement aux sollicitations, qu’elles émanent de clients ou d’organismes de contrôle. Il permet aussi d’automatiser le versement d’informations dans des applications de gestion. Augmentant, de fait, la satisfaction client, notamment lorsqu’il s’agit de retrouver en quelques secondes une pièce assez ancienne.

– Un gain de place. L’archivage numérique prend évidemment moins de place dans l’entreprise que l’archivage papier. Il réduit aussi son empreinte carbone. Une information importante pour de plus en plus de clients potentiels.

Comment passer de l’archivage papier à l’archivage numérique ?

L’archivage numérique est la pierre angulaire de la gouvernance de l’information. La première étape pour réduire l’usage du papier dans son entreprise grâce à lui, c’est de définir le périmètre d’action. Quels sont les documents qui vont être concernés par cette « nouvelle version » de l’archivage ? Les anciennes archives papiers doivent-elles être numérisées, et dans quelle mesure ? Comment seront versés les nouveaux documents dans les archives ? De quel niveau de sécurité peut-on avoir besoin ? Quel est le degré de sensibilité des documents ? Qui y aura accès, et quels seront les différents profils d’utilisateurs ?

Répondre à toutes ces questions permettra ensuite de choisir le prestataire chargé de cette démarche d’archivage numérique. Il devra être capable de s’adapter aux enjeux de l’entreprise, de garantir la valeur probatoire de certains documents, d’être réactif et souple dans son accompagnement au quotidien. Il devra aussi veiller au respect des normes et à la bonne catégorisation des documents. Autant de raisons qui amènent à penser que non, il n’est pas possible de faire sérieusement de la gouvernance de l’information avec les Drives !

En finir avec le papier en milieu professionnel, du moins pour l’archivage, est donc à la fois possible et avantageux. C’est la garantie d’une information pérenne, d’une valeur légale mieux encadrée, d’une plus grande efficacité au moment de rechercher les documents et d’une plus grande souplesse au quotidien. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez les équipes d’Everteam !