Archivage Valeur probatoire

B.A.-BA : l’archivage à valeur probatoire

La dématérialisation se développe à vitesse grand V. Il faut dire qu’elle présente un certain nombre d’avantages, permettant par exemple de gagner du temps et de simplifier la gouvernance de l’information au sein des entreprises. Elle représente pourtant un défi : les documents numériques étant par nature plus faciles à falsifier que les documents papiers, comment s’assurer de leur intégrité et de leur conformité ? C’est là qu’intervient l’archivage à valeur probatoire. Explications.

Une loi de 2000 au centre des préoccupations

L’archivage à valeur probatoire a été encadré par une loi (n°2000-230) datant du 13 mars 2000. Celle-ci stipule en effet dans son article 4 que « l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier ». Cependant, pour que cette « force probante » soit reconnue, des critères bien précis ont été identifiés. Ce sont eux qui vont permettre à toute personne ou tout organisme susceptible de consulter des documents, d’être certains qu’ils n’ont pas été modifiés, altérés ou remplacés.

Archiver, ce n’est pas uniquement sauvegarder

Si l’archivage à valeur probatoire (ou « probante ») est devenu un enjeu majeur pour les entreprises, c’est donc parce qu’il ne s’agit pas uniquement de sauvegarder des documents. L’archivage va en effet plus loin : il doit permettre de garantir leur authenticité (les documents ont bien été produits par ceux qui affirment les avoir produits), leur confidentialité (n’y ont accès que les personnes expressément autorisées), leur pérennité (ils seront toujours accessibles lorsque l’on en aura besoin) et leur intégrité (ils n’ont pas été modifiés par une personne malintentionnée). L’idée ? Qu’ils puissent être utilisés comme preuve irréfutable en cas de litige, que ce soit avec un client, une administration ou une autre entreprise !

Trois exigences pour une valeur probatoire reconnue

Pour qu’un document électronique, archivé dans le cadre d’une stratégie de gouvernance de l’information, ait la même valeur qu’un document papier, trois impératifs ont donc été identifiés :

  1. Un certificat électronique doit permettre d’authentifier l’origine du document, ainsi que l’identité de son auteur ;
  2. Une signature électronique doit permettre d’attester de l’intégrité du contenu, avec horodatage ;
  3. Un coffre-fort électronique doit garantir que le système d’archivage est suffisamment sécurisé pour assurer la pérennité du document.

Ainsi, les systèmes d’archivage électroniques doivent être conformes aux normes ISO 14641-1 et NF Z42-013. Ce sont elles qui assureront, lors de tout contrôle, que le triptyque « Authentification / Intégrité / Pérennité » est bien respecté !

Et un document papier numérisé ?

La question mérite d’être posée : quelle valeur prend un document papier une fois numérisé ? L’original peut-il « communiquer » à la copie digitale sa valeur et son caractère irréfutable ? La réponse est techniquement « oui » mais légalement il faut être prudent et s’assurer de respecter les exigences liées aux Normes NFZ 42026 et NFZ42013. La première décrivant les exigences liées à la numérisation de façon à obtenir une copie numérique fidèle, c’est à dire conforme sur la forme et le contenu à l’original papier.

La seconde décrivant les exigences liées à la conservation du document électronique dans un système d’archivage électronique garantissant notamment l’intégrité, la traçabilité,la pérennité et la disponibilité des archives. Cependant d’un point de vue légal, aucun arrêté ne mentionne ces normes et ne sont donc pas « d’application obligatoire » même s’il existe des jurisprudence relative à la fiabilité des documents électoniques archivés dans SAE NFZ42013. A cela s’ajoute la règlementation du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier.

Quelques exemples d’archivage à valeur probatoire…

L’archivage à valeur probatoire est un allié précieux dans de nombreux domaines :

  • Les ressources humaines, par exemple, dans le cas des contrats de travail (et notamment des attributions officielles), des fiches de salaire…
  • L’immobilier, s’agissant des baux et ruptures de baux, des DPE…
  • Le commerce, pour les contrats, factures, commandes, dossiers clients…
  • La comptabilité, pour les bilans, les comptes de résultat, les pièces justificatives…

L’archivage à valeur probatoire est une preuve en cas de contrôle. Il doit constituer une partie essentielle de votre démarche de gouvernance de l’information. Vous souhaitez vous faire accompagner dans celle-ci ? Connaître les éléments à mettre en place pour ne prendre aucun risque avec vos documents stratégiques ? Contactez les équipes d’Everteam ou faites une demande de démo !