Assainissement des File Systems : que devons-nous faire des archives métier ?

Dans mon article précédentje traitais du contenu ROT (contenu Redondant, Obsolète et Trivial) et j’expliquais de quoi il s’agit et pourquoi il est important d’y remédier (suppression, déplacement hors ligne, mise en quarantaine, etc.). Outre le contenu ROT, l’autre catégorie de contenu majeure à traiter concerne les archives métier. Il s’agit de contenu définis et spécifiés dans ISO 15489, ARMA, DoD 5015.2, NARA, etc. C’est ainsi que la norme ISO 15489 définit les archives métier, ou archives pour faire court, comme des « informations créées, reçues et conservées en tant que preuves et informations par une entreprise ou par une personne dans le cadre des obligations légales ou d’une transaction commerciale ».

business records / archives métier

Les archives métier doivent tout d’abord être identifiées en tant que telles, par exemple, un actif informationnel peut devenir une archive suite à sa publication comme version majeure, cet actif peut devenir une archive lorsque le processus métier impliqué atteint un certain statut, par exemple la signature d’un contrat ou la réalisation d’une mission, …

L’archive métier doit alors être classifiée :

  • Elle doit être associée à une série d’archives (ou classe d’archives) telle que définie dans le référentiel de conservation des archives de l’entreprise
  • Cette association identifie la nature métier de l’archive (exemple : un contrat)
  • Cette association permet aussi de déterminer le cycle de vie et le sort final à appliquer à l’archive
  • Les technologies d’auto classification peuvent faciliter l’automatisation de cette association. Cependant, la précision et, par conséquent, le taux de réussite de l’auto classification dépendra beaucoup du niveau de granularité du référentiel de conservation
  • Les stratégies « Big Bucket » planifiées (moins de 100 entrées par exemple) donnent de meilleurs résultats car le moteur d’auto classification ne doit faire la différence qu’entre un faible nombre de « buckets » (strates) bien distincts.

L’archive métier doit ensuite être soumise à un système d’archivage :

  • L’archive est rendue immuable
  • Son cycle de vie est géré (événement, durée, gel, etc.)
  • À l’issue de son cycle de vie, un sort final sera appliqué à l’archive selon les besoins, cette opération peut par exemple entraîner sa destruction  ou son transfert vers un autre système ou une autre entité

Sans le recours aux outils de File Analysis, les premières tâches d’identification et de classification seront réalisées manuellement, c’est-à-dire en mettant les utilisateurs finaux à contribution. Cependant, l’expérience a prouvé au cours de ces deux dernières décennies que les utilisateurs finaux détestent, et c’est peu dire, ces tâches. Il faut dire que ces derniers ne bénéficient pas de suffisamment de temps et de formation pour les réaliser.

Ceci a d’ailleurs été une source de tensions et l’une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses initiatives de Records Management échouent.

Renforcer les compétences des responsables chargés des archives, améliorer leur capacité à communiquer avec l’équipe IT et consolider la formation des utilisateurs finaux peut contribuer à améliorer la situation. Cependant, ces mesures ne permettent pas de résoudre les problèmes de fond :

  • Souvent, les utilisateurs finaux n’aiment pas classifier les archives
  • Le volume d’archives croît de plus en plus et exige au de la de plus d’expertise en records management d’être accompagné par des technologies à forte valeur ajoutée des ressources de RM supplémentaires. Cependant, les ressources de RM sont réduites en raison d’un manque d’appréciation de leur valeur ajoutée

Les responsables chargés des archives doivent commencer à réfléchir autrement. Ils DOIVENT se mettre en quête de solutions qui soustraient davantage les utilisateurs finaux des contraintes liées à l’identification et à la classification des archives. Ces solutions devront intégrer des composants de File Analysis qui contribueront à automatiser et à simplifier le travail des records managers et des utilisateurs finaux.

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