Les atouts de l’analytics pour exploiter l’information répartie en silos

Les atouts de l’analytics pour exploiter l’information répartie en silos

Les risques de l’organisation en silos de données

Au fil du temps, les entreprises ont amassé d’importants volumes de données au sein de différents systèmes et outils, créant des silos. Ce type d’organisation est également un moyen pour les entreprises de gérer l’accès partagé à l’information, et de contrôler cette dernière. Au cœur d’un fonctionnement en silo, on trouve la gestion du « document » avec ses deux niveaux d’informations complémentaires, solidaires et indissociables : le fichier, et ses métadonnées qui facilitent l’accès à l’information, servent au classement, protègent et authentifient le document, et permettent l’interopérabilité.

Mais la saisie de ces métadonnées est souvent vécue comme fastidieuse et complexe par les collaborateurs en interne. Les entreprises abandonnent donc cette procédure qui est pourtant essentielle dès lors qu’il s’agit de retrouver un document via les moteurs de recherche et d’organiser l’information. Dans cette situation, les documents sont uniquement indexés par fichier, ce qui conduit à une perte de contrôle sur l’information avec des risques majeurs pour l’entreprise et l’organisation :

  • la dilution de l’information à forte valeur ajoutée, le Digital Asset de l’Entreprise
  • l’augmentation des risques de non identification des documents engageants
  • le non respect des obligations réglementaires de conservation et de destruction des documents
  • la hausse continue des volumes stockés sur des supports onéreux et non adaptés

Et ce, même si l’éventail de solutions pour gérer ces silos de documents s’est élargi, y compris fonctionnellement avec FileSystem, SharePoint, Box.com, Google Drive, Alfresco, Everteam.Document,…).

La réponse analytics

Les technologies d’analytics permettent par nature de combiner les innovations nées du Big Data et du Machine Learning. En d’autres termes, il est possible d’analyser d’importants volumes de données grâce à la puissance d’analyse du contenu des fichiers – c’est-à-dire les informations non structurées – pour en dégager du sens – des métadonnées – automatiquement. L’analytique repose donc sur la recherche de données structurées et non structurées.

Les bénéfices que les entreprises peuvent tirer de tels outils analytics reconfigurent totalement l’exploitation de l’information, et ce à plusieurs niveaux : D’un point de vue opérationnel, les Divisions Métiers peuvent :

o Accéder rapidement à l’information pertinente, y compris dans des contextes multisources et multilingues

o Expurger les informations de ses doublons ou de ses documents obsolètes

o Identifier rapidement tous les documents engageants de l’entreprise

o Capitaliser efficacement sur le référentiel de conservation de l’entreprise

Les technologies analytics permettent également de contrôler un certain nombre de risques liés à l’indisponibilité ou à la péremption de l’information. Elles mettent donc la Direction Générale en capacité de répondre aux obligations réglementaires inhérentes à son métier et à son secteur d’activité. Et elles concourent à la bonne activité de l’entreprise en apportant un service efficace et performant aux clients internes, mieux à même de respecter les référentiels de leur métier.

Enfin, les Directions informatiques voient leur travail facilité et leurs coûts informatiques diminuer par la maîtrise des budgets de stockage et de sauvegarde, la réduction des charges et délais de migration d’un silo à l’autre et enfin, par la pérennisation des formats stockés.