Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Aujourd’hui, nous constatons une prise de conscience dans le secteur immobilier en terme de transformation numérique. Les professionnels de l’immobilier doivent réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement des activités comme dans le cadre de la cession immobilière par exemple, une activité clé et propre au secteur immobilier mais risquée lorsqu’il y a perte de documents par exemple. Il y a donc un aspect stratégique lié à la documentation juridique qui est propre au secteur immobilier et requiert donc une expertise dans le domaine.

Les professionnels de l’immobilier doivent donc optimiser la gestion de l’information avec la mise en place d’un référentiel unique et structuré, permettant de sécuriser les informations sensibles, ainsi que toutes les données touchant à la vie du patrimoine tout en respectant les contraintes réglementaires inhérentes au secteur de l’immobilier.

C’est pourquoi les entreprises franchissent le cap de la Transformation Digitale autour de 2 axes majeurs :

1/ GED et Archivage sont des fonctions étroitement mêlées du fait de la nature de l’activité. Dans le cas de la gestion d’immeubles (qui sont parfois très anciens), il est nécessaire de disposer de système hautement interfacés pour :

  • Soit isoler des documents anciens dans les fonds d’archives utiles dans la GED des actifs car ils justifient de droits et d’obligation pour le propriétaire de l’actif (ex: permis de construire, PV de conformité, acte de propriété …)
  • Soit verser de la GED vers le SAE les versions anciennes des documents régulièrement mis à jour (ex: dossier technique amiante) ou des instances récurrentes (ex: PV d’AG)

La cession immobilière est une activité génératrice de documents extrêmement stratégiques (Autorisations administratives, Documentation travaux, Actes de propriété, Diagnostics Environnementaux, Baux, …) pour assurer la gestion des immeubles dans de bonnes conditions lorsqu’ils font partie du portefeuille de la société puis in fine pour permettre leur cession au meilleur prix.

Les entreprises du secteur de l’immobilier commercial sont donc de plus en plus organisées en matière de gestion documentaire et se dotent non seulement d’outils, mais surtout de procédures internes et d’équipes dédiées. Le cycle de vie de la documentation juridique des actifs immobilier est piloté de plus en plus tôt, dès la production de cette documentation.

2/ La GED et la gestion des Archives sont au coeur de la stratégie et du business pour assurer l’alimentation de la dataroom de cession

  • Une dataroom contient l’ensemble des informations mises à disposition par un vendeur de société (ou d’actifs de société) pour permettre à un, et plus fréquemment à des acquéreurs, de venir les consulter afin de faire une offre d’achat.

→ les documents de la dataroom proviennent de la GED et / ou de l’archivage

  • Utilité d’un système qui permet de verser des documents de la GED vers la dataroom en un minimum de clics tout en utilisant les métadonnées et classements disponibles dans la GED
  • Dataroom électronique: limites d’accès dans le temps et utilisateurs habilités, gestion de la confidentialité …

Face à de tels enjeux, les solutions d’archivage et de GED Workflow d’Everteam (everteam.archive et everteam.case) construits sur un socle logiciel unique et ouvert (intégrabilité d’outils ERP) sont adaptés et s’avèrent indispensables au secteur de l’immobilier. En effet l’outil permet d’organiser toute la documentation propre au secteur immobilier, de pouvoir y accéder rapidement de manière sécurisée (exemple : cession immobilière), et enfin de la conserver et de la protéger dans le temps via une interface unique et intuitive. A noter qu’everteam.archive permet d’assurer la gestion des archives électroniques et / ou physiques.et d’assurer l’archivage de flux GED provenants d’applicatifs tiers.

Grâce à une forte expertise dans le secteur immobilier avec de nombreux projets réussis (Unibail Rodamco, Foncière des Régions, Carrefour Property, Bouygues Construction,…), Everteam est capable de répondre à ces problématiques et de mettre en oeuvre une solution opérationnelle adaptée avec un outil pensé dans une logique immobilière.

Everteam est également un acteur investi dans le secteur de l’immobilier en étant membre de l’association FIDJI et participe régulièrement à ses ateliers.