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B.A.-BA : la GED

La Gestion électronique des documents, ou GED, va permettre d’optimiser la gestion et l’exploitation des documents par des moyens électroniques à la fois spécialisés et performants. Elle occupe une place de plus en plus importante dans la gouvernance de l’information au sein des entreprises, dont elle a pour mission de simplifier le quotidien. Mais, concrètement, qu’est-ce que la GED ? Comment la mettre en place ? Everteam fait le point !

La GED, ce n’est pas que l’archivage numérique

La gestion électronique des documents est trop souvent réduite à son objectif le plus connu : archiver les informations dont dispose l’entreprise. Or, elle regroupe l’ensemble des processus informatisés, permettant de gérer et d’organiser les documents d’une organisation. Ses usages répondent donc à de nombreux enjeux stratégiques des entreprises :

– Sécurisation des données, pour rendre pérenne le capital informationnel de l’entreprise ;

– Stockage des données, pour s’assurer de ne pas perdre de données importantes ;

– Centralisation et organisation des informations, pour trouver le bon document au bon moment ;

– Dématérialisation des processus métiers, pour permettre aux collaborateurs d’avancer sur leurs dossiers quel que soit l’endroit où ils se trouvent ;

– Travail collaboratif, grâce au partage d’un référentiel documentaire commun permettant de collaborer, à distance, sur un même document…

L’objectif d’une GED bien construite ? Prendre en charge l’ensemble des étapes du cycle de vie des documents. Elle permet aussi aux utilisateurs de se concentrer davantage sur des tâches à forte valeur ajoutée. Elle réduit enfin considérablement le risque d’erreur, et les oublis. Et ce, de la création à l’archivage !

3 avantages d’une politique de GED en entreprise

Les fonctionnalités de la GED paraissent encore plus séduisantes lorsqu’elles sont rapportées aux avantages qu’elle confère aux entreprises. Ainsi, voici les 3 plus belles promesses d’une gestion électronique des documents bien pensée :

  •         La GED permet de réduire les coûts liés au traitement des documents papiers. Elle rationalise en effet, voire remplace, les achats de matériels, de machines d’impression, de consommables ou d’espaces de stockage.
  •         Elle offre une nouvelle productivité et une efficacité renouvelée aux collaborateurs, en leur permettant d’accéder plus facilement aux bons documents, quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
  •         Elle facilite, de fait, le travail collaboratif et la mobilité des collaborateurs, ce qui permet aux entreprises de se développer plus facilement.

Comment mettre en place une GED en entreprise ?

Traditionnellement, on dit que 4 étapes « suffisent » pour mettre en place une politique de GED : l’acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion.

Ainsi, l’acquisition consiste à enregistrer, classer et indexer les documents numériques. Cela peut être fait de manière automatique, ou humaine. Il s’agira de numériser les documents papiers, d’intégrer des fichiers numériques, ou encore de mettre en place une politique d’EDI (Échange de données informatisées). Toutes ces données seront ensuite référencées, classées et indexées.

Viendra par la suite la phase de gestion. Il s’agira de décider de la sécurité et des droits d’accès aux données, d’attribuer différents droits aux collaborateurs, ou encore de gérer les évolutions des documents.

Puis, le stockage. L’idée ? Choisir le stockage le plus adapté, son organisation et la durée de conservation. Avec, in fine et dans l’esprit du RGPD, le souci de permettre aux propriétaires de ces données d’exercer leurs droits de modification, de limitation ou encore de suppression !

Enfin, viendra l’étape de la diffusion des documents, également appelée restitution. Deux modes de transmission sont possibles. Le mode Pull, d’une part, c’est-à-dire la mise à disposition des documents selon les droits des utilisateurs qui consultent le référentiel de documents après connexion. Il faut alors rechercher et sélectionner les fichiers. Le mode push, d’autre part, c’est-à-dire la distribution et l’envoi des documents à des destinataires qui ont été désignés au préalable.

Vous souhaitez vous faire accompagner dans la mise en place d’une GED dans votre entreprise ? Contactez les équipes d’Everteam au plus vite !