Le Big Data, pour un archivage nouvelle génération !

L’archivage numérique avait, à la base, pour simple mission de préserver les données. Depuis quelques années, et en particulier depuis l’irruption du Big Data dans nos quotidiens, il permet d’en faire plus, de donner une toute autre valeur au capital informationnel, et de gagner en efficacité. Le tout, en restant compatible avec le RGPD. Décryptage, en compagnie d’Éric Detang, responsable commercial chez Viveris Systèmes, un groupe de conseil et d’ingénierie informatique et partenaire intégrateur d’Everteam depuis de nombreuses années. 

Une nouvelle impulsion pour l’archivage avec le Big Data

L’archivage numérique existait avant le Big Data. Cette « révolution des données » a cependant permis de lui apporter de nouvelles fonctionnalités, estime le responsable commercial de Viveris Systèmes, Éric Detang : « Avant, l’archivage, on le faisait surtout pour répondre à des obligations de conservation, rappelle-t-il. La question de la mise à disposition du capital informationnel ne se posait pas vraiment. Un premier cap a été franchi avec les archives électroniques, mais celles-ci n’ont vraiment pu monter en puissance qu’une fois que l’on a parlé, compris et exploité le phénomène du Big Data. Il a ainsi offert une praticité inédite à l’archivage. Il permet par exemple de faire des recherches sur les métadonnées associées aux fichiers, de lancer une classification en activant ou en désactivant des facettes, de retrouver plus vite les données et l’information, de générer automatiquement les classifications les plus pertinentes… Bref, grâce au Big Data, on navigue sans requêtes complexes. Ce qui constitue un gain de temps et d’efficacité pour les entreprises. »

Un archivage numérique devenu modulaire

L’autre apport du Big Data à l’archivage numérique se trouve dans la souplesse des solutions existantes. « Avec le Big Data, l’archivage numérique devient « à la demande ». Certes, on s’appuie sur un socle unique, mais on peut ajouter des modules que l’on décide d’exploiter ou non, selon ses besoins et/ou son budget. On est bien loin des solutions d’archivage initiales, qui se concentraient sur 3 ou 4 critères primordiaux mais ne permettaient que peu de personnalisation, et se retrouvaient assez lourdes à l’usage. »

Un exemple concret des apports du Big Data dans l’archivage numérique ? « Un service d’expertise comptable dans un grand groupe d’assurance a déployé une solution d’archivage, tirant profit du Big Data. Elle lui permet d’exploiter l’ensemble des documents créés ou générés depuis plusieurs années, tant que ceux-ci doivent être légalement conservés. Ainsi, les comptables de cette entreprise peuvent très rapidement retrouver une ligne précise dans un bilan datant de plusieurs années, pour répondre à une injonction légale notamment. Il est aussi possible de présenter un extrait du grand livre des comptes où se trouve cette ligne. C’est un gage de confiance pour l’administration et pour les responsables, qui savent qu’en cas de demande particulière, ils pourront y répondre très vite. »

Le Big Data, l’allié du RGPD dans l’archivage numérique

Indexation rapide des documents, possibilité de retrouver une information très vite (et donc d’agir sur cette information), capacité renforcée à répondre aux contraintes d’audit… vous y voyez une réponse aux impératifs du RGPD ? Vous avez raison ! Avec le RGPD, les entreprises et institutions se doivent d’être en mesure d’accéder rapidement aux données personnelles des consommateurs et des particuliers, afin que ceux-ci exercent facilement l’ensemble de leurs nouveaux droits :

  • L’effacement des données ;
  • La correction d’informations erronées ou datées ;
  • La limitation de l’usage ;
  • L’anonymisation des informations…

Le Big Data constitue un apport réel s’agissant de l’archivage numérique. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez les équipes d’Everteam !