Bouygues Construction modernise son système d’archivage électronique et papier avec Everteam
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A propos de Bouygues Construction
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Acteur global de la construction et des services, Bouygues Construction conçoit, réalise et exploite des ouvrages qui améliorent au quotidien le cadre de vie et de travail : bâtiments publics et privés, infrastructures de transport, réseaux d’énergie et de communication. Leaders de la construction durable, le Groupe et ses 53.000 collaborateurs s’engagent ainsi sur le long terme auprès de leurs clients pour les aider à bâtir une vie meilleure.
Le contexte
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Le besoin de moderniser le système d’archivage de Bouygues Construction est né d’un double constat : l’application d’archivage physique développée en interne était devenue obsolète ; aucun système d’archivage n’existait pour assurer la pérennité des documents électroniques en croissance exponentielle et simplement conservés dans les systèmes dans lesquels ils étaient créés.
La mise en place d’everteam.archive dans le cadre du projet baptisé Remind avait donc pour objectif d’appliquer une politique d’archivage Groupe unique, quel que soit le support de l’archive, afin de sécuriser et pérenniser le patrimoine documentaire. Et ce, dans les règles de l’art du Records Management et le respect des obligations réglementaires en vigueur.
La solution
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Après avoir réalisé différents POC (Proof of Concept), Bouygues Construction a sélectionné le progiciel d’Everteam pour sa capacité à gérer parfaitement la mixité des archives et sa capacité à traiter de façon optimisée les fortes volumétries associées à l’ampleur du projet : 100 KM linéaire d’archives papier et 35 To de données numériques. Afin de ne conserver que les documents utiles à l’entreprise et de limiter les coûts de conservation, un travail en amont de qualification des documents (contrats clients, plans de chantier, documents fiscaux…) est alors réalisé.
Le tableau de gouvernance et de règles de gestion (communicabilité, dates de conservation et de suppression automatique en fonction du type d’archives) adaptés à la politique d’archivage du Groupe est alors mis en œuvre. Le logiciel a également été intégré au système d’information existant (passerelles avec l’annuaire de l’entreprise et avec la GED chantiers interne entre autres) pour simplifier le versement des archives.
Le système a été conçu pour répondre aux attentes de différents types d’utilisateurs :
• les assistantes qui gèrent les informations chantier,
• le service client et après-ventes par la gestion des contentieux,
• les services administratifs pour la documentation courante et
• les Record Managers qui gèrent les archives.
Les bénéfices
Industrialisation & harmonisation des processus d’archivage Groupe
Conformité & Sécurité
Accès en temps réel à l’intégralité des archives depuis un unique moteur de recherche intelligent
