Le Case Management sous SharePoint

Le Case Management sous SharePoint : Développements spécifiques ou progiciel métier dédié ?

SharePoint est une plateforme technologique robuste et performante permettant de déployer des solutions d’intranet d’entreprise,  des bibliothèques de partage de documents pour les collaborateurs, des outils collaboratifs. Pour répondre aux problématiques liées au Case Management au sein d’une entreprise, deux stratégies sont possibles :

  • Réaliser des développements spécifiques sous SharePoint pour développer sa solution,
  • Utiliser un progiciel métier dédié au Case Management.

Un progiciel métier de Case Management tire parti des fonctionnalités de la  plateforme SharePoint, afin de proposer des fonctionnalités nouvelles, permettant d’accélérer le déploiement, de maximiser le retour sur investissement et le succès de tels projets. Ces solutions sont orientées utilisateur final afin d’améliorer l’adhésion des utilisateurs et d’améliorer les délais de mise en œuvre de la solution.

Un progiciel métier de Case Management propose une approche logicielle standard et industrielle

Un progiciel  métier de Case Management est verticalisé pour une meilleure adhésion des utilisateurs : gestion de dossiers, gestion de contrats, traitement des réclamations, gestion des documents techniques, gestion des documents entrants, etc …. Un progiciel métier permet également de suivre les évolutions de version de SharePoint sans devoir redévelopper le spécifique à chaque changement de version de SharePoint.

Un progiciel métier de Case Management basé sous SharePoint est conçu pour un déploiement initial rapide, et pour évoluer avec les besoins de l’entreprise et s’adapter aux changements d’organisation, ainsi qu’aux démarches d’amélioration continue des processus métiers. La définition de plan de classement métier en dynamique, la mise en place de règles de classement automatique en fonction des propriétés du document permettent d’homogénéiser le classement de documents et de structurer le classement afin de respecter les règles de l’entreprise.

Le progiciel dédié intègre des assistants de paramétrages intuitifs qui facilitent l’adaptation des processus aux contraintes législatives, aux demandes des clients ou aux objectifs métiers de l’entreprise : la finalité, la sécurisation des projets …

Une solution de Case Management par simple paramétrage métier

A partir d’une structure de dossier modèle et de règles de classement des documents communes, une solution métier permet de structurer l’intégration de tous les supports d’information requis pour le traitement du dossier (formulaires électroniques ou dématérialisés, contrats, références réglementaires, rapports d’expertise, etc.) provenant de différentes sources externes ou internes (documents papiers, mails, fax, documents produits en interne, …).

La mise en place du progiciel de Case Management permet de :

  • Modéliser graphiquement les processus de traitement de tâches avec ou sans documents et de les paramétrer selon les règles métier de l’entreprise.
  • Automatiser la répartition des tâches dans des corbeilles de traitement communes ou uniques,
  • Fluidifier la circulation et la validation des documents à traiter,
  • Avoir des indicateurs de performance pour améliorer le service.

Les processus peuvent supporter l’intervention de multiples acteurs de façon individuelle ou groupée et ce sans limitation de nombre. En lien avec les organisations dans les entreprises décrites par exemple dans un annuaire type Active Directory, le progiciel gère les organisations dans lesquelles on peut créer des rôles et associer à chaque rôle un ou plusieurs utilisateurs :

  • La solution permet de créer des escalades sous forme d’e-mail ou de délégations en cas de dépassement de délai défini,
  • Un utilisateur peut déléguer manuellement une tâche ou définir une délégation automatique en cas d’absence,
  • Les utilisateurs visualisent l’avancement du processus à partir d’une interface graphique et un tableau de bord affichant l’avancement des différentes tâches des différents processus.
  • Des fonctions de signature électronique permettent de signer un document dans le cadre d’un processus (exemple ; Processus de validation de commande, de validation de factures, …).

De plus, à partir d’une structure de dossier modèle et de règles de classement des documents communes, un progiciel métier de Case Management permet de structurer le classement de tous les supports d’information requis pour le traitement du dossier (formulaires électroniques ou dématérialisés, contrats, références réglementaires, rapports d’expertise, etc.) provenant de différentes sources externes ou internes (documents papiers, mails, fax, documents produits en interne, …) en valorisant les propriétés portées par les documents, enrichies au cours de l’instruction des dossiers.

S’appuyer sur l’infrastructure applicative existante pour l’adhésion des utilisateurs

En apportant une orientation applicative à SharePoint, un progiciel  métier permet d’accélérer le déploiement de SharePoint en délivrant directement de la valeur ajoutée pour les utilisateurs.   L’appui sur des outils déjà connus et maîtrisés par les utilisateurs permet de minimiser les coûts de formation et de gestion du changement, tout en introduisant des fonctionnalités avancées :

  • Accès aux plans de classement via Outlook pour déposer les mails et les pièces jointes,
  • Accès aux plans de classement via l’explorateur Windows et Glisser/Déposer de fichiers comme les disques partagés,
  • Accès via l’intranet à des listes de tâches sous forme de corbeilles…

La proximité avec les outils bureautiques permet de rassurer les utilisateurs, et sécurise la réussite des projets …