B.A.-BA : l’archivage à valeur probatoire

La dématérialisation se développe à vitesse grand V. Il faut dire qu’elle présente un certain nombre d’avantages, permettant par exemple de gagner du temps et de simplifier la gouvernance de l’information au sein des entreprises. Elle représente pourtant un défi : les documents numériques étant par nature plus faciles à falsifier que les documents papiers, comment s’assurer de leur intégrité et de leur conformité ? C’est là qu’intervient l’archivage à valeur probatoire. Explications.

Une loi de 2000 au centre des préoccupations

L’archivage à valeur probatoire a été encadré par une loi (n°2000-230) datant du 13 mars 2000. Celle-ci stipule en effet dans son article 4 que « l’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier ». Cependant, pour que cette « force probante » soit reconnue, des critères bien précis ont été identifiés. Ce sont eux qui vont permettre à toute personne ou tout organisme susceptible de consulter des documents, d’être certains qu’ils n’ont pas été modifiés, altérés ou remplacés.

Archiver, ce n’est pas uniquement sauvegarder

Si l’archivage à valeur probatoire (ou « probante ») est devenu un enjeu majeur pour les entreprises, c’est donc parce qu’il ne s’agit pas uniquement de sauvegarder des documents. L’archivage va en effet plus loin : il doit permettre de garantir leur authenticité (les documents ont bien été produits par ceux qui affirment les avoir produits), leur confidentialité (n’y ont accès que les personnes expressément autorisées), leur pérennité (ils seront toujours accessibles lorsque l’on en aura besoin) et leur intégrité (ils n’ont pas été modifiés par une personne malintentionnée). L’idée ? Qu’ils puissent être utilisés comme preuve irréfutable en cas de litige, que ce soit avec un client, une administration ou une autre entreprise !

Trois exigences pour une valeur probatoire reconnue

Pour qu’un document électronique, archivé dans le cadre d’une stratégie de gouvernance de l’information, ait la même valeur qu’un document papier, trois impératifs ont donc été identifiés :

  1. Un certificat électronique doit permettre d’authentifier l’origine du document, ainsi que l’identité de son auteur ;
  2. Une signature électronique doit permettre d’attester de l’intégrité du contenu, avec horodatage ;
  3. Un coffre-fort électronique doit garantir que le système d’archivage est suffisamment sécurisé pour assurer la pérennité du document.

Ainsi, les systèmes d’archivage électroniques doivent être conformes aux normes ISO 14641-1 et NF Z42-013. Ce sont elles qui assureront, lors de tout contrôle, que le triptyque « Authentification / Intégrité / Pérennité » est bien respecté !

Et un document papier numérisé ?

La question mérite d’être posée : quelle valeur prend un document papier une fois numérisé ? L’original peut-il « communiquer » à la copie digitale sa valeur et son caractère irréfutable ? La réponse est techniquement « oui » mais légalement il faut être prudent et s’assurer de respecter les exigences liées aux Normes NFZ 42026 et NFZ42013. La première décrivant les exigences liées à la numérisation de façon à obtenir une copie numérique fidèle, c’est à dire conforme sur la forme et le contenu à l’original papier.

La seconde décrivant les exigences liées à la conservation du document électronique dans un système d’archivage électronique garantissant notamment l’intégrité, la traçabilité,la pérennité et la disponibilité des archives. Cependant d’un point de vue légal, aucun arrêté ne mentionne ces normes et ne sont donc pas « d’application obligatoire » même s’il existe des jurisprudence relative à la fiabilité des documents électoniques archivés dans SAE NFZ42013. A cela s’ajoute la règlementation du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier.

Quelques exemples d’archivage à valeur probatoire…

L’archivage à valeur probatoire est un allié précieux dans de nombreux domaines :

  • Les ressources humaines, par exemple, dans le cas des contrats de travail (et notamment des attributions officielles), des fiches de salaire…
  • L’immobilier, s’agissant des baux et ruptures de baux, des DPE…
  • Le commerce, pour les contrats, factures, commandes, dossiers clients…
  • La comptabilité, pour les bilans, les comptes de résultat, les pièces justificatives…

L’archivage à valeur probatoire est une preuve en cas de contrôle. Il doit constituer une partie essentielle de votre démarche de gouvernance de l’information. Vous souhaitez vous faire accompagner dans celle-ci ? Connaître les éléments à mettre en place pour ne prendre aucun risque avec vos documents stratégiques ? Contactez les équipes d’Everteam ou faites une demande de démo !

Les contenus numériques, le nouvel atout majeur des entreprises

Les contenus numériques, le nouvel atout majeur des entreprises

L’information, de par son rôle essentiel dans la prise de décisions opérationnelles comme stratégiques, est un enjeu vital des organisations d’aujourd’hui. Mais face à la pléthore d’informations et ses différentes formes, l’entreprise se trouve aujourd’hui confrontée à des nouveaux enjeux : comment exploiter des contenus aussi hétérogènes dans leurs formes ? Comment donner du sens à des données de masse ? Comment les identifier et trier afin que cette information apporte une contribution réelle à la gestion des entreprises ? Comment consulter et analyser les données pour comprendre et agir en temps réel ?

Une information protéiforme

Et c’est là que se situe le défi. Face aux données structurées que les entreprises  savent exploiter, 80% de l’information créée en entreprise est non structurée. Cette information :

  • provient de multiples émetteurs – clients, salariés, prospects, experts, sous- traitants, communauté etc.
  • vit sous des formes disparates comme les textes, les images, les vidéos, les commentaires et avis etc.
  • est publiée sur de différents types de supports : sites web, messagerie, post sur les réseaux sociaux, référentiel documentaire, avis sur un forum, mémo interne, notamment…

Elle est pourtant à forte valeur ajoutée décisionnelle pour le constructeur automobile qui aura besoin des rapports des concessionnaires, des avis sur les forums de passionnés, des enquêtes d’accidents pour améliorer sa gamme de produits : pour l’équipe médicale qui appuiera sa prise en charge sur les dernières ordonnances, les données issues d’un tensiomètre connecté et les compte rendus d’intervention ; pour l’entreprise qui évaluera son lancement de nouveau produit en analysant les réactions sur les réseaux sociaux ; pour le support technique qui définira la meilleure solution grâce aux rapports d’intervention, aux forums d’utilisateurs et aux descriptifs techniques.

Il est à noter qu’il n’y a pas de séparation stricte entre les informations structurées et non-structurées, mais plutôt une constante cohabitation.

Explorer l’information

Outre la problématique du sourcing et de la collecte de l’information, tout se joue sur la transformation des données en contenu, du contenu en indicateurs, d’indicateurs en tendances et en décisions. L’objectif est de proposer aux utilisateurs une information bonifiée dans un contexte donné, des données enrichies et signifiantes grâce à des systèmes utilisés pour aller rechercher les données, les contextualiser et les corréler avec d’autres types d’informations. C’est dans ce contexte de gestion et de management de l’information que s’inscrit la valeur ajoutée des solutions ECM (Enterprise Content Management) de gestion de contenus qui permettent de gérer des informations de toute nature, qu’elles soient structurées ou non-structurées, et ce tout au long de leur cycle de vie, c’est-à-dire : – de leur élaboration – de leur diffusion – de leur exploitation – et de leur sort final d’archivage Une solution ECM de gestion de contenus comporte également des fonctions collaboratives permettant le partage et l’échange de l’information.

En tant que brique stratégique de l’architecture informatique, une solution ECM adaptée contribue à faire des contenus numériques l’atout majeur des organisations : grâce à la maîtrise active des contenus d’une part (gestion électronique de documents, dématérialisation et archivage) et à leur valorisation croisée d’autre part (big data et content analytics).