Certifier un SAE NF Z42-013 – AFNOR CERTIFICATION

La norme NF Z42-013 également connue sous son appellation internationale ISO 14641-1 permet de mettre en place un Système d’Archivage Electronique (SAE). Pour permettre de garantir qu’un SAE respecte les règles de l’art de la norme,une certification officielle sera bientôt disponible sur le marché. Pour en arriver à cette certification, plusieurs associations professionnelles (APROGED et FNTC) se sont regroupées au sein d’un groupe de travail pour établir un référentiel de certification  avec le concours du Service Interministérielle des Archives de France (SIAF) et d’un grand compte représentant les utilisateurs.

 

Historique des travaux sur le SAE

  • Juillet 1999 – Publication de la première version de la norme NF Z42-013 (AFNOR Normalisation)
  • Décembre 2001 – Publication de la seconde version de la norme NF Z42-013 (AFNOR Normalisation)
  • Mars 2009 – Révision de la NF Z42-013 par la CN171 (AFNOR Normalisation)
  • Juin 2010 – GA Z42-019 : Publication du Guide d’application de la norme NF Z42-013 par la CN171 (AFNOR Normalisation)
  • Février 2012 – Norme  ISO 14641-1 issue de la norme NF Z42-013 (APROGED)
  • Avril 2012 – NF Z42-020 : Norme AFNOR sur le composant Coffre-fort numérique d’un SAE NF Z42-013 (AFNOR Normalisation)
  • S2/2012 – Marque NF SAE 461 (AFNOR Certification)

Certifications privées, quel valeur faut-il leur accorder?

Depuis la révision 2009 de la norme NF Z42-013, certaines sociétés se sont spécialisés dans l’audit de SAE. Ces audits sont fondés sur la  perception personnelle du consultant de ce que doit être un SAE conforme avec des exigences NF Z42-013. Après analyse du SAE, le fournisseur de service délivre ou non un « document de conformité » permettant d’assurer à son client que son système permet de répondre aux exigences de la norme.

Depuis quelques temps, ses sociétés proposent également aux éditeurs de logiciel SAE un service pour évaluer la solution afin de permettre de délivrer un document de conformité du logiciel SAE proposé par l’éditeur. Un client pourra alors acquérir la solution de l’éditeur en ayant la certitude que la solution acquise est conforme aux exigences de la norme. Mais qu’en est-il en réalité ?

Pour répondre à ces questions, il suffit de poser quelques faits ou quelques questions complémentaires :

  • Chaque consultant valorise son propre référentiel par rapport à sa connaissance de la norme, à son expérience  et à sa compréhension personnelle. Le niveau de référentiel n’étant pas partagé par les auditeurs, le niveau d’exigence est assez disparate d’un auditeur à l’autre.
  • Un progiciel SAE non déployé n’ est pas  en mesure d’être évalué par rapport aux exigences principales de la norme NF Z42-013 puisque de nombreuses exigences reposent sur un SAE en action. La garantie offerte par un « certificat de conformité »  délivré par un auditeur sur un progiciel non déployé  est-elle un gage suffisant de conformité aux exigences de la norme ?
Fort de ces constats, les associations professionnelles APROGED et FNTC avec l’aide du SIAF et d’un grand compte utilisateur ont souhaité mettre en place un système de certification reposant sur un référentiel partagé et dont la compréhension est commune à l’ensemble des acteurs de la chaîne (consultants, éditeurs, utilisateurs, auditeurs, certificateurs).

Pré-audit : vers un nouveau service

Pour permettre un audit de votre SAE, un travail important de pré-audit doit être mené. Il est indispensable pour permettre de vérifier que le SAE en place est en mesure de répondre aux exigences du référentiel de certification. C’est dans ce cadre que des services  d’un consultant spécialisé seront indispensables.

Marque NF SAE – Une certification reconnue et reconnaissable

AFNOR Certification, organisme accrédité par le COFRAC a été retenu pour permettre d’auditer les SAE. L’audit est réalisé sur la base des exigences fixées dans les règles de certification liées à la norme NF Z42-013. Le ou les auditeur(s) s’assure(nt) également de l’application des règles générales de la marque NF. Le but de l’audit est l’obtention de la certification permettant d’utiliser un marquage correspondant à cette certification.
La communication sur les informations relatives à la certification de produits et de services est encadrée par le Code de la Consommation : celui-ci a pour objectif de rendre transparente pour les clients et les utilisateurs, la signification des labels et marques de certification.
Le seul certificat de conformité qui pourra être délivré à un SAE internalisé ou externalisé sera celui qui sera reconnaissable par le marquage  NF SAE 461 comme le spécimen montré ci-après. Bien entendu, l’utilisation abusive de ce marquage est réprimandé par le code de la Consommation.