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Comment gérer les masses informationnelles de votre entreprise avec everteam.discover

Comment comprendre, humainement, la façon dont sont organisées et gérées ses données quand on a accumulé plusieurs centaines de téraoctets de contenus depuis plusieurs années dans des espaces de stockage non structurés, tels que des disques réseaux ou dans le Cloud ? De l’aveu de certains, il faudrait plus d’une vie entière pour mener à bien un tel chantier. C’est à cette problématique que sont confrontées, souvent, les grandes entreprises. Pour répondre à ce défi gigantesque, Everteam a mis au point everteam.discover, plateforme d’analyse et d’enrichissement de vos contenus.

Comment faire appliquer la politique d’archivage d’une grande entreprise ?

Prenons l’exemple d’un cas client. Une entreprise d’envergure internationale avait mis en place, en interne, une politique d’archivage groupe. Bien que diffusée, cette politique n’était pas appliquée par les salariés concernés. Pourquoi ? Car ces derniers sont focalisés sur leur métier; ce qui constitue la production de valeur à plus ou moins court terme. Ils n’ont généralement pas le temps d’appliquer la politique d’archivage et même, dans certains cas, pas les moyens techniques de le faire. Si archiver (et bien archiver), au delà l’obligation légale pour l’entreprise, constitue un intérêt indéniable sur le long terme, cela n’offre que peu de bénéfice visible dans l’immédiat.

Les conséquences d’une politique d’archivage mal appliquée

Or, ne pas gérer correctement ses contenus lorsque l’on possède un historique très volumineux soulève plusieurs questions :

  • Comment assurer la sauvegarde du capital informationnel (documents et données), lorsque l’on dispose de plusieurs espaces et systèmes de stockage très volumineux et peu ou pas structurés ? Cette opération peut être lourde et risquée, et donc coûteuse. Ce capital contient probablement des éléments sensibles ou engageants tels que des contrats ou tout autre document contenant des informations relatives aux salariés … La perte de documents, due, par exemple, à une simple erreur de manipulation, pourrait s’avérer lourde de conséquences pour l’entreprise.
  • Comment satisfaire certaines des exigences résultant du RGPD (Règlement général sur la protection des données), en vigueur depuis le 25 mai, telles que traiter les demandes de droits à l’oubli, à la rectification, ou garantir le droit d’accès ?
  • Comment exploiter le capital informationnel de son entreprise lorsque l’on ne maîtrise pas vraiment les données que l’on possède, leur emplacement, ou la façon de les retrouver ?
  • Enfin, comment prendre les bonnes décisions et agir lorsque l’on ne connaît pas (ou mal) l’historique informationnel de son entreprise, et les données sur lesquelles on peut s’appuyer ?

Les solutions de valorisation et de migration d’everteam.discover

Face à ces défis, everteam.discover a permis au client d’effectuer les actions correctives suivantes :

  • Catégoriser automatiquement les différents types de documents et identifier les données sensibles sur la base d’échantillons de référence ;
  • Déterminer les métadonnées métier qualifiant chacun des documents ;
  • Appliquer automatiquement les règles définies préalablement par la politique d’archivage ;
  • Identifier et purger des doublons dispersés dans différents silos de contenu de l’entreprise ;
  • Eliminer les documents obsolètes ;
  • Archiver, dans un système d’archivage électronique, ce qui devait l’être.

Ces actions sont effectuées grâce à deux modules du logiciel : “+governance” et “+migrate”. Le premier permet d’identifier les objets et les règles à leur appliquer. Le second donne la possibilité de nettoyer les sources et exporter vers une application ECM (Ged ou Archivage) les objets informationnels, leurs métadonnées et leurs règles de gestion.

Libérer les utilisateurs des contraintes de gestion, d’organisation et d’archivage

En automatisant ces actions, everteam.discover libère les divers utilisateurs de ces contraintes d’archivage. Plus largement, la solution everteam.discover permet aux entreprises en général, et aux grands groupes en particulier, d’avoir une visibilité forte sur son patrimoine informationnel et de le valoriser pour mieux le gérer et l’exploiter. everteam.discover les accompagne dans la mise en oeuvre d’une politique de gouvernance de l’information.

Pour en savoir plus, vous pouvez visionner l’enregistrement du webinar « Présentation everteam.discover : analysez, décidez, agissez ! » en replay en cliquant ici.