Dans un monde de plus en plus digitalisé, les entreprises font face à une explosion des volumes de documents numériques. Ainsi la croissance du nombre de documents est de 22% entre 2023 et 2024 atteignant 147 Zettaoctets, soit 147 milliards de Teraoctets (source edgedelta) !!. Factures, contrats, emails, rapports, données métiers : tout est conservé, souvent sans stratégie claire. Or, cette inflation documentaire n’est pas sans conséquence. Elle engendre des coûts croissants liés au stockage, à la gestion, à la recherche de l’information, et à la conformité réglementaire. Pour mémoire un Go coûte 0,2 €/mois dans le cloud.
Bonne nouvelle : des leviers concrets existent pour maîtriser ces coûts, notamment grâce à des solutions comme everteam.archive. Cet article vous propose un tour d’horizon des enjeux et des pistes pour optimiser votre gouvernance documentaire.
Comprendre les sources de coûts liés aux documents numériques
Une croissance exponentielle
Selon IDC, le volume mondial de données numériques double tous les 3 ans et demi , et les entreprises ne font pas exception. Avec la dématérialisation des processus, les initiatives Big Data et l’archivage électronique, les entreprises génèrent des pétabytes de documents chaque année. En 2024, une entreprise de 500 salariés produit en moyenne 10 millions de documents numériques par an. Sans stratégie adaptée, ces volumes deviennent rapidement ingérables.
Trois grandes familles de coûts
- Coûts de stockage
Que vous stockiez vos documents en local (on-premise) ou dans le cloud, l’augmentation des volumes génère une hausse des coûts d’infrastructure. À titre d’exemple, 1 To de stockage cloud sécurisé peut coûter jusqu’à 2 400 € par an selon les prestataires. - Coûts de gestion
La recherche d’un document mal classé ou stocké en double peut prendre jusqu’à 18 minutes (étude IDC). Multipliez cela par le nombre de collaborateurs et le temps perdu devient colossal. En moyenne, 21 % du temps de travail est consacré à rechercher de l’information. - Coûts réglementaires et de conformité
Le non-respect du RGPD, la non-conservation d’un document à valeur probatoire, ou l’incapacité à produire un document lors d’un audit peuvent coûter très cher. Les amendes pour non-conformité au RGPD peuvent atteindre 4 % du chiffre d’affaires mondial.
Mettre en place une stratégie de gouvernance documentaire
Face à ces défis, une stratégie de gouvernance documentaire devient indispensable.
Identifier, classer, hiérarchiser et automatiser le cycle de vie des documents.
Toutes les informations n’ont pas la même valeur. Il est crucial de cartographier vos documents pour identifier ceux qui sont :
- Critiques : liés à la conformité, aux finances, aux RH…
- Essentiels : utiles au bon fonctionnement quotidien
- Obsolètes : sans valeur métier ou dépassés.
Ici l’apport de L’IA composite permet de toucher au Saint Graal de la classification automatisée via l’enchaînement des IA à base de règles, machine learning, IA neuronales, IA générative avec des scores allant de 70 à 90 % des documents classifiés automatiquement et pour le reste un score de pertinence avec une classification proposée.
Une bonne politique de gestion documentaire permet de mieux prioriser les efforts et d’optimiser l’espace de stockage.
Définir des règles de conservation
Chaque document a un cycle de vie : création, usage, archivage, destruction. En définissant des règles de conservation (par type, par durée légale, par usage métier), vous limitez l’accumulation inutile. Un document peut être :
- Archivé à valeur probatoire pour servir de preuve juridiquement recevable en cas de litige, contrôle, audit ou procédure,
- Conservé pour des raisons légales (exemple : 10 ans pour une facture),
- Conservé à des fins patrimoniales ou par sécurité mais à moindre coût,
- Supprimé s’il n’a plus de valeur.
Des outils comme everteam.RRS permettent d’automatiser la gestion de ces règles.
Permettre un pré-versement automatisé en archivage
La mise en œuvre de solutions de gouvernance documentaire permet de :
- Automatiser le classement des documents,
- Archiver selon des critères personnalisés,
- Éviter les erreurs humaines et les oublis.
La solution everteam.archive, permet de définir des workflows d’archivage intelligents, respectant les règles internes et légales, tout en réduisant la charge administrative en classifiant automatiquement.
Éliminer les doublons et les documents non conformes
Selon AIIM, jusqu’à 30 % des documents stockés par une entreprise sont des doublons ou des documents inutiles. Le nettoyage de ce fonds documentaire représente :
- des économies directes de stockage,
- une réduction du risque réglementaire,
- un gain de clarté pour les utilisateurs.
L’analyse de contenu permet d’identifier les documents à supprimer ou à archiver. Un client Everteam a ainsi réduit de 40 % le volume de ses documents numériques en moins de 6 mois en utilisant la solution everteam.discover.
Entre les deux
Une GED (Gestion Électronique de Documents) centralise l’ensemble des documents dans un environnement sécurisé, traçable et accessible. Les bénéfices sont nombreux :
- Réduction du temps de recherche (jusqu’à 50 %),
- Meilleure traçabilité des actions,
- Sécurisation des accès et des droits utilisateurs.
Piloter la performance documentaire
Grâce à des tableaux de bord, vous pouvez :
- Suivre les volumes stockés et archivés,
- Évaluer les coûts associés,
- Mesurer le ROI des actions de nettoyage.
Le rôle des solutions Everteam dans la réduction des coûts
Everteam propose une suite de solutions conçues pour accompagner les entreprises dans leur gouvernance documentaire :
- everteam.discover : pour analyser les fonds documentaires existants, identifier les doublons, documents sensibles ou obsolètes,
- everteam.archive : pour l’archivage électronique à valeur probatoire, l’automatisation des règles et la conformité légale,
- everteam.RRS : pour définir, appliquer et piloter des règles de conservation et de gestion documentaire,
- everteam.document pour une GED référentielle ou de gestion des workflows.
Cas d’usage client
Une grande administration publique française a utilisé everteam.archive pour traiter un historique de plus de 12 millions de documents. Résultats :
- Réduction de 35 % des coûts de stockage en 2 ans,
- Meilleure conformité RGPD (audit passé avec succès),
- Gain de productivité de +20 % sur les tâches de gestion documentaire.
Conclusion
La croissance exponentielle des documents numériques est une réalité pour toutes les organisations. Mais elle ne doit pas devenir une fatalité économique. En mettant en place une stratégie de gouvernance documentaire claire, en s’appuyant sur des outils comme everteam.discover, everteam.archive et everteam.RRS, il est possible de :
- Réduire significativement les coûts (stockage, gestion, conformité) environ 30 %
- Gagner en productivité,
- Assurer la conformité réglementaire.
🔍 Et maintenant ?
Évaluez votre maturité documentaire. Posez-vous les bonnes questions :
- Connaissez-vous le volume réel de vos documents ?
- Avez-vous des règles de conservation ?
- Vos documents critiques sont-ils sécurisés et traçables ?
Faites-vous accompagner par un expert et explorez les solutions Everteam pour transformer la contrainte documentaire en levier de performance.
