Convaincre de la nécessité de décommissionner

Convaincre de la nécessité de décommissionner

Au cours de sa vie, une entreprise se construit un patrimoine applicatif en fonction des besoins métiers, des exigences opérationnelles, des contraintes techniques, des obligations réglementaires et des décisions stratégiques. Mais au fil du temps, cet environnement applicatif devient souvent complexe, hétéroclite avec des architectures techniques différentes, des données redondantes et la présence d’applications parfois devenues obsolètes et coûteuses …

L’enjeu consiste alors à rationaliser cet environnement, à décommissionner les applications inutiles tout en conservant une information importante pour l’entreprise. Ou encore à délester des applications de production de documents qui n’ont plus d’usage au quotidien.

Les gains sont multiples et le ROI tangible !

  • Diminution des coûts de stockage et de maintenance des applications désormais inutiles
  • Harmonisation des politiques d’archivage en conformité avec la gouvernance de l’information
  • Maîtrise des risques juridiques en utilisant des solutions d’archivage et de records management conformes aux contraintes du secteur
  • Capacité des organisations à se reconfigurer en permanence en s’appuyant sur une architecture suffisamment souple.

Encore faut-il réussir à opérer une telle transformation… C’est moins un enjeu technique qu’un challenge de négociation avec les utilisateurs, dont la plupart n’aiment guère que leurs applications soient supprimées. Elles sont maintenues en marche uniquement pour permettre la consultation des données qu’elles contiennent, même si elles ne sont plus utilisées opérationnellement.

Face au décommissionnement, le DSI se heurte aux résistances au changement des multiples parties prenantes impliquées : l’équipe des opérations informatiques, les responsables juridiques et de la conformité, les contrôleurs de gestion etc. Et c’est d’autant plus vrai lorsque le département IT et les fonctions métiers partagent la responsabilité des applications si un leadership n’a pas été formalisé.

Pour convaincre et vaincre les résistances au changement, il est souvent efficace de passer par un test.

Objectif : prouver que le contenu correctement archivé sera accessible, mieux géré, plus facile à rechercher en s’appuyant sur des politiques de conservation.

Méthode : la Proof Of Concept afin de rendre concrets les bénéfices en termes d’économies et de réduction des risques, et démontrer comment l’archivage permet au contenu d’être recherché, trouvé, analysé avec les fonctions d’analytics.

Moyen ? Sélectionner une application candidate au décommissionnement, extraire et rendre les données historiques disponibles.

Un projet pilote ou POC réussi permettra aux fonctions métiers de se sentir à l’aise avec l’idée d’abandonner leur ancienne application. Ils apprendront qu’ils peuvent aider leur entreprise à gagner en efficacité tout en ayant toujours accès à n’importe quel contenu qu’il leur est nécessaire, quand ils en ont besoin.