Pourquoi intégrer le décommissionnement d’applications dans ma stratégie de Gouvernance de l’Information ?

En 2020, le marché de l’archivage est en pleine maturité en proposant des solutions logiciels à la fois simple, moderne et complète. Ce domaine reste dynamique avec de nombreux faits marquants.

Face à la vague Teams, SharePoint, Office 365, … Comment reprendre le contrôle de votre information ?

SharePoint, Office 365, Teams, … Dès qu’il s’agit de travailler sur des documents de manière collaborative ces outils sont incontournables ! Ces solutions sont presque devenues une norme en entreprise. Selon une étude Gartner, 54% des sociétés interrogées utilisaient Office 365 en 2016. En 2019, ce chiffre monte à près de 80% !

RGPD : comment maintenir votre conformité dans le temps ?

En 2020, le marché de l’archivage est en pleine maturité en proposant des solutions logiciels à la fois simple, moderne et complète. Ce domaine reste dynamique avec de nombreux faits marquants.

Rapport Serda 2020 : les enjeux & stratégies de la Gouvernance de l’Information

Parmi les enjeux de la mise en place d’une stratégie de gouvernance de l’information, il est dit que pour 85% des entreprises l’accès et le partage de l’information, ainsi que la maîtrise du risque lié à sa gestion sont primordiaux… D’autant plus lorsque l’on connaît les chiffres de l’explosion des volumes d’informations (ils sont exponentiels – +246% entre 2020 et 2025 selon IDC) !

Le Moteur de Recherche, première étape de la Gouvernance de l’Information d’Entreprise

La gouvernance de l’information est un objectif ambitieux qui conduit à repenser les pratiques, l’organisation, les responsabilités et les outils logiciels. C’est un processus long mais nécessaire pour s’assurer une utilisation optimale et sans – ou en limitant au mieux – les risques.

La protection de la vie privée se traduit par une augmentation de la confiance, de la valeur de la marque et de la valorisation.

Il y a peu, Ken Lownie, chef de la clientèle US d’Everteam, a présenté un webinar sur la façon dont les investissements dans la protection de la vie privée se traduisent par une confiance accrue des clients et une meilleure fidélité à la marque. Voici les principaux points abordés dans le webinaire.

  1.     La protection de la  vie privée est utile :  Les organisations qui abordent la gestion de la protection de la vie privée au moyen d’investissements stratégiques surmonteront la panique de la conformité réglementaire et économiseront du temps, de l’énergie, des ressources et de l’argent.
  2.     Les attentes des consommateurs ont changé : Des pratiques commerciales négligentes et des approches frivoles en matière de protection de la vie privée des consommateurs ont créé un climat de méfiance, faisant de la confiance l’atout le plus précieux d’une organisation.
  3.     La protection de la vie privée est payante : Les consommateurs choisissent des produits et des services qui ont fait leurs preuves en matière de protection de la vie privée plutôt que des options moins transparentes. Par conséquent, la performance financière et la protection de la vie privée sont fortement corrélées, comme le montrent les études réalisées par EY.
  4.     La protection de la vie privée vaut la peine d’être commercialisée : La transparence, c’est dire aux gens ce que vous faites. Les organisations qui mettent en œuvre de solides pratiques de protection de la vie privée devraient l’incorporer dans leur stratégie marketing afin d’améliorer la fidélisation à leur marque et d’en tirer des avantages en matière de valorisation.
  5.     Les employés s’attendent à du leadership : Les employés estiment que l’une des principales clé du leadership en matière de gestion de la marque est de s’attaquer aux questions de protection de la vie privée ; cependant, de nombreux dirigeants ne savent pas comment mettre en œuvre cette stratégie de protection.
  6.     C’est un marathon, pas un sprint : Bien qu’il existe des approches “pansement” pour les entreprises à la recherche des meilleures pratiques en matière de protection des données et de conformité réglementaire, investir dans une stratégie globale de gouvernance de l’information qui intègre à la fois la technologie et les processus opérationnels améliorés est une solution plus durable, à long terme.

Au fur et à mesure que les organisations communiquent leurs décisions en matière de gouvernance de l’information, les éditeurs de solutions de longue date peuvent les aider à régler efficacement leurs problèmes de protection de la vie privée. Avec trois décennies d’histoire et de leadership dans le secteur de la gouvernance de l’information, Everteam a aidé certaines des plus grandes organisations mondiales à prendre le contrôle de leurs informations, en favorisant des relations clients fondées sur une base solide de confidentialité et de confiance. Pour en savoir plus sur les avantages incontestables de la protection de la vie privée, contactez-nous.

ECM 2.0 : le rôle de la gouvernance fédérée de l’information dans l’évolution de l’ECM / DM

La gestion documentaire (DM) et la gestion de contenu d’entreprise (ECM) sont en constante évolution depuis leurs débuts. Depuis l’introduction des principes de la DM / ECM à l’ère du papier et des microfiches, la vague de digitalisation des années 1980 et 1990, la maturation du marché dans les années 2000 et l’évolution du Cloud dans les années 2010, ces disciplines se sont adaptées en permanence pour répondre aux besoins des organisations et des secteurs d’activité axés sur les contenus et les processus.

Si ces disciplines ont évolué au fil du temps, un aspect de la gestion de l’information est resté inchangé : le modèle centralisé. Dans le modèle de l’ECM / DM, l’approche de gouvernance repose traditionnellement sur la centralisation de tous les contenus – documents physiques, microfilms, fichiers numériques et leur rendu – dans un système de gestion de contenu (CMS).

Pilier de l’ECM / DM, le CMS centralisé continuera probablement de jouer un rôle essentiel dans la gestion de l’information. Cependant, les évolutions récentes imposent une approche nuancée combinant les méthodes centralisée et décentralisée de gestion de l’information. Ces évolutions sont notamment les suivantes :

  • Explosion du volume de données
  • Augmentation de l’autonomie des utilisateurs
  • Demande d’un meilleur accès aux informations
  • Réglementation renforcée des informations

Ces défis ne sont ni insurmontables, ni incompatibles avec une stratégie cohérente et efficace d’ECM / DM. En revanche, une telle stratégie doit être complétée par des outils soutenant aussi bien le modèle centralisé que le modèle décentralisé de gouvernance de l’information. Voici quelques façons de franchir les obstacles :

  1. Se connecter aux sources de données dont le volume explose : Les organisations doivent affronter les problèmes liés à la croissance exponentielle des informations, plutôt que de les ignorer. La méconnaissance des informations expose l’organisation à des dysfonctionnements, à des amendes et à des poursuites. Cela nuit à la confiance des clients et a des conséquences financières considérables. Il est essentiel de connecter les sources de données en croissance telles que les applications structurées (CRM, ERP, etc.), les serveurs de fichiers, les systèmes de messagerie électronique, les plateformes collaboratives et les réseaux sociaux. L’association de cette approche fédérée avec l’ECM / DM centralisée offrira une bonne visibilité sur le type de contenu créé et diffusé dans l’entreprise.
  2. Permettre à l’organisation de fonctionner librement : L’infrastructure informatique en libre-service est aujourd’hui un fait, et il n’est plus possible de revenir en arrière. En effet, le rythme soutenu des opérations sur le marché actuel rend ces outils quasi indispensables. Plutôt que de s’y opposer, les gestionnaires de documents et l’équipe conformité doivent les adopter et les placer sous leur surveillance à l’aide du modèle de gouvernance fédérée mentionné ci-dessus. Ils pourront ainsi étendre les avantages de l’ECM / DM centralisée à l’ensemble de l’organisation, même dans les parties non gouvernées auparavant qui connaissent une croissance du contenu sans précédent et potentiellement dangereuse. Cette approche apporte les avantages de la gouvernance sans imposer de restrictions sur le fonctionnement de l’entreprise potentiellement incompatibles avec ses tâches quotidiennes.
  3. Fournir une vue unique des données quel que soit leur emplacement : Avec une vue unique, les gestionnaires de l’information peuvent parcourir des sources de données éloignées, identifier les informations sensibles (y compris les données personnelles, exclusives et redondantes ou obsolètes) et prendre les mesures nécessaires. Une interface unique permet également de mettre en lumière le Dark Content, en offrant une visibilité complète sur les systèmes ECM / DM centralisés et les sources d’informations en croissance.
  4. Fournir des outils pour assurer la confidentialité, la confiance et la conformité : Un nettoyage ponctuel ne résout pas les problèmes de volume, de diversité et de complexité des informations créées. Il existe des outils permettant de gérer l’information en continu. Avec des outils tels que la classification en fonction de règles prédéfinies ou par apprentissage automatique, il est possible de classer le contenu et de créer des politiques d’élimination pour les informations se trouvant dans le système ECM / DM et l’environnement informationnel fédéré. Cela constitue la pierre angulaire de la conformité et de la confiance des clients.

L’époque actuelle est passionnante pour les records manager, les équipes informatiques, les professionnels de la conformité, ainsi que toute personne s’intéressant à la manière dont les informations sont créées et diffusées. Alors que les organisations tentent de traverser cette période de changement, Everteam est en mesure de leur fournir les connaissances et les technologies dont elles ont besoin pour relever le défi du déluge informationnel d’aujourd’hui. Éditeur de solutions ECM / DM depuis près de 30 ans et leader de la gouvernance fédérée de l’information, Everteam possède l’expertise et la gamme de produits nécessaires pour résoudre les problèmes de gestion de l’information les plus complexes. Pour en savoir plus sur la façon dont les stratégies ECM / DM peuvent être complétées par une approche fédérée simple qui éclaire la quantité astronomique de Dark Content dans votre entreprise, contactez-nous dès à présent.


Qu’est-ce que l’économie de l’information et pourquoi est-elle importante ?

Dans votre entreprise, les informations que vous collectez sont-elles aussi importantes que vos actifs physiques ou que votre chiffre d’affaires ? Elles devraient l’être, mais il est difficile de déterminer leur valeur exacte. l’économie de l’information (ou infonomics en anglais) peut vous aider à voir vos informations comme des actifs. Mais la question n’est pas de savoir si l’information a de la valeur : l’important, c’est de se demander pourquoi cette valeur est importante.

Les bases de l’ économie de l’information

Commençons par la définition proposée par Gartner (le terme économie de l’information a été défini pour la première fois dans les années 90 par Doug Laney, analyste chez Gartner) :

« L’économie de l’information est une discipline émergente consistant à gérer et traiter les informations de manière formelle, avec la même rigueur que pour les actifs traditionnels (p. ex. actifs financiers, physiques, intangibles ou capital humain). Cette discipline part du principe que l’information présente les mêmes qualités que les actifs formels de l’entreprise ; même si ces informations ne sont pas encore reconnues et intégrées dans le cadre des principales approches de comptabilité, les entreprises doivent considérer ces informations comme des actifs générateurs de valeur. »

Laney dit donc que l’information offre une valeur bien réelle qu’il est possible de mesurer :

  • Elle peut avoir une valeur d’échange
  • Elle peut générer de la valeur économique
  • Elle peut être comptée/mesurée (mais comment ?)

Les entreprises comme Google, Facebook, Twitter, les fournisseurs de données et autres sociétés qui commercialisent des données ont tout intérêt à considérer l’information comme un actif. Les données détenues par ces entreprises représentent un attrait indéniable, comme l’a montré l’acquisition de LinkedIn par Microsoft à un prix largement supérieur à sa valeur comptable.

Mais est-il vraiment nécessaire de quantifier la valeur de l’information dans les entreprises qui ne commercialisent pas de données ou qui ne se spécialisent pas dans la publicité basée sur ces données ?

Si vous utilisez l’information pour prendre des décisions commerciales, elle a de la valeur pour vous. Posez-vous les questions suivantes :

  • À l’aide des informations que vous collectez, pouvez-vous identifier les domaines de votre activité sur lesquels vous devez vous concentrer ?
  • Ces informations vous aident-elles à identifier vos meilleurs clients et marchés, et à trouver les meilleures stratégies pour les atteindre ?
  • Pouvez-vous évaluer l’impact financier de la gestion et du stockage incorrects des données à l’échelle de votre entreprise, ou des piratages, des divulgations abusives et de la non-conformité réglementaire ?

Mesurer la valeur de l’information

En 2016, l’AIIM a organisé un conseil de leadership sur l’économie de l’information. Dans le rapport Infonomics: How Do You Measure the Value of Information publié à l’issue de ce sommet, John Mancini, président de l’AIIM, dit :

« Je pense que ce déséquilibre repose sur notre incapacité à mesurer et à quantifier la valeur des actifs informationnels en entreprise. Cela entraîne non seulement un décalage entre les rapports publiés par les entreprises et ce que nous savons de ces entreprises, mais également une sous-estimation systématique des investissements engagés pour optimiser l’information, la protéger et l’exploiter afin de générer de la valeur client. En bref, pour voir la valeur de l’information, il faut pouvoir la mesurer. »

Les discussions axées sur l’évaluation de la valeur de l’information ont mis en lumière quatre facteurs importants :

  1. Il est difficile d’identifier la valeur exacte de l’information, car chaque acteur consommant ces informations aura sa propre vision subjective de la valeur.
  2. La nature de l’actif et son utilisation influent sur l’image que nous nous faisons de sa valeur. Les participants ont reconnu qu’il était impossible de gérer toutes les données avec le même niveau de rigueur et que la valeur était susceptible d’évoluer au fil du temps, compliquant ainsi l’évaluation.
  3. Sur le plan terminologique, l’économie de l’information est encore mal comprise. Depuis ce sommet il y a presque trois ans, nous ne sommes pas encore parvenus à une entente sur le sens et les principes de cette discipline.
  4. Dans le secteur de la comptabilité, aucun mouvement n’encourage l’évaluation de l’information en tant qu’actif, alors que d’autres actifs intangibles plus rares comme les brevets sont bien comptabilisés.

Dans ses travaux sur l’économie de l’information, M. Laney propose six modèles d’évaluation de l’information, avec trois modèles d’estimation non financière et trois modèles financiers. Toutes les entreprises ne sont pas prêtes ou enclines à se lancer dans ces évaluations, mais elles souhaitent tout de même comprendre la valeur de leurs données et son incidence sur leurs activités.

Voici les modèles d’évaluation des informations :

  • Valeur intrinsèque – liée à la qualité de l’information
  • Valeur métier – liée à la qualité et à la ponctualité de l’information dans le cadre des processus métier
  • Valeur de performance – comment la gestion et l’utilisation de l’information affectent-elles les principaux vecteurs de croissance ?

Voici les modèles d’évaluation financière :

  • Quel serait le coût de l’acquisition ou du remplacement des données en cas de perte ?
  • Quel serait le prix de vente des données sur le marché ?
  • Quel est le montant de la contribution des données à l’échelle du résultat ?
  1. Laney conseille aux entreprises de regrouper les informations dans différentes catégories pour les évaluer, au lieu de les analyser de manière individuelle.

Première étape : améliorer la gouvernance de l’information

Pour pouvoir attribuer une valeur à vos informations et la faire figurer dans votre bilan, vous devez commencer par mettre en place un programme de gouvernance de l’information qui vous permettra de savoir précisément quelles informations vous détenez, puis de les classer et de les inventorier à la manière des autres actifs de votre bilan.

La plupart de nos organisations clientes ne commercialisent pas leurs données. En revanche, elles s’efforcent d’utiliser des processus de gouvernance qui améliorent la qualification de leurs informations pour prendre des décisions éclairées.

Dans cette optique, elles doivent obtenir le soutien (et le financement) de leurs dirigeants, puis mettre en place des programmes et des processus qui leur permettront :

  • D’éliminer les informations dont elles n’ont plus besoin, notamment les ROT et les données dont la période de conservation a expiré ou qui n’ont plus de valeur pour l’entreprise. En effet, ces informations représentent une dette, car le coût de leur gestion est supérieur à leur valeur actuelle ou future.
  • D’organiser et de classer les informations en catégories logiques, à l’aide des métadonnées, de l’IA, de l’apprentissage automatique et du traitement du langage naturel pour garantir l’organisation des informations nouvelles et existantes.
  • De mettre en place des politiques de gestion de l’information, comme par exemple des politiques de conservation conformes à la réglementation et aux règles métier.
  • D’appliquer et de surveiller la sécurité et les permissions pour s’assurer que seules les personnes habilitées puissent accéder aux données, quel que soit leur emplacement de stockage, en fonction de la sensibilité des informations concernées. Cela leur permettra de limiter les risques de vol et de divulgation abusive (intentionnellement ou non) en interne.

Avec une approche de gouvernance efficace, il est également plus facile d’appliquer les modèles d’évaluation proposés par M. Laney. Certains pensent que l’économie de l’information s’impose comme le prolongement de la gouvernance des informations. Nous sommes convaincus qu’il s’agit de la suite logique de votre programme de gouvernance, et qu’elle en fera bientôt partie.

Si vous avez besoin d’aide pour trouver, nettoyer et organiser vos contenus et pour mettre en place vos politiques de gestion et de conservation des informations dans le cadre de votre stratégie de gouvernance, nous pouvons vous aider. Découvrez nos solutions ou contactez-nous pour demander une démo.