Les petits projets amènent de grands résultats
La plus grande erreur que beaucoup commettent est de supposer qu’un projet de gouvernance ou gestion de l’information d’entreprise est un projet ponctuel et qu’il s’agit simplement de mettre en place une politique de gouvernance de l’information et des procédures internes. Ce n’est pas aussi simple. Vous ne réussirez pas si vous essayez de tout faire en même temps. La complexité fera échouer tous vos petits succès. La meilleure approche que nous préconisons chez Everteam est de mettre en place une solution de gouvernance de l’information de bout-en-bout dont les objectifs, le périmètre et les facteurs de réussites sont clairs.
Lorsque vous décomposez la gouvernance de l’information en une série de projets ou «mini-stratégies», il est beaucoup plus facile de s’assurer que à l’avenir, vos informations soient correctement gérées. Ci-dessous les principaux défis auxquels nos clients font face :
Gestion & Gouvernance de l‘Information : les cas d’usage
Réduire les coûts et risques des contenus non gouvernés (« Dark Content »)
Identifiez et épurez le contenu obsolète, dupliqué ou inutile, et repérez les informations sensibles ou engageantes, dissimulés dans de multiples silos informationnels (CRM, ERP, systèmes de partage de fichiers, messagerie…) à travers votre entreprise pour réduire le volume, les coûts et les risques associés à ce contenu.
Obtenir une vue à 360° de vos informations
Connectez-vous à de multiples sources, identifiez, organisez vos informations et effectuez des requêtes à l’aide de technologies d’intelligence artificielle et de classification, afin d’obtenir et gérer des vues dynamiques à 360° sur vos données où qu’elles se trouvent.
Décommissionner vos applications et archiver vos données
Décommissionnez vos systèmes obsolètes en identifiant, catégorisant, migrant et gérant le contenu situé dans ces systèmes, en assurant la conformité tout en éliminant le contenu inutile et enfin, en archivant le contenu stratégique ou engageant dans un système d’archivage.
Gérer vos documents engageants (Records Management)
Manage electronic records and apply enterprise retention policies relating to all types of content, wherever it is located, across your organization.
Gérez vos documents engageants en définissant et en appliquant vos politiques de conservation quelque soit le type de contenu et l’endroit où il se trouve dans votre entreprise.
Répondre aux nouvelles exigences de conformité
Accompagnez votre mise en conformité (RGPD ou ISO27001) en créant un référentiel de l’ensemble de vos processus en matière de gestion de l’information et un inventaire de vos données les plus sensibles pour les identifier rapidement.
Migrer vos contenus vers une GED, un SAE ou le Cloud.
Rendez votre migration plus simple, rapide et nettement moins coûteuse, en identifiant et éliminant le contenu inutile dans un premier temps, puis organisez et migrez le reste.
Assurer l’intégrité de vos archives avec l’archivage à valeur probatoire (NF Z42 013 / ISO 14641-1)
Mettez en place un système d’archivage à valeur probatoire dans votre organisation pour gérer vos archives électroniques et en assurer l’intégrité et la traçabilité.
Archiver vos contenus électroniques et papiers
Mettez en place un système d’archivage dans votre organisation pour gérer vos archives physiques et électroniques de manière unifiée au sein d’un seul et même système.
Gérer et suivre les dossiers (Case Management)
Automatisez et rationalisez certains de vos processus documentaires, améliorez le suivi et traitement de vos dossiers, et supervisez l’activité dans le respect des règles internes en vigueur dans votre organisation.