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Découvrez everteam.discover, la solution de gouvernance de l’information

Quelle est la plus grande opportunité pour les entreprises aujourd’hui ? Pour la plupart, il s’agit de mieux exploiter leurs informations afin de maximiser l’efficacité du processus de prise de décisions et de se démarquer de leurs concurrents. Et c’est logique. Nous collectons et gérons des quantités phénoménales de données auprès de nos clients, partenaires, fournisseurs, prospects, employés, etc. Si nous étudions ces données attentivement, nous pouvons en retirer de précieuses informations pour améliorer nos produits et solutions, nos interactions avec les clients et nos activités en général. La gestion des informations représente donc une opportunité bien réelle, mais elle est loin d’être évidente. Sans avoir mis en place la bonne approche, il est impossible d’en tirer des avantages concrets.

Gestion de l’information : les défis à relever

Il existe une multitude de défis inhérents à la gestion des données. Notre collaboration avec nos clients du monde entier nous a en revanche permis d’identifier plusieurs thèmes récurrents :

  • Les coûts du stockage grimpent en flèche. Certes, selon la solution que vous avez adoptée, il est possible que le stockage ne vous coûte pas cher. Mais cela reste un coût. Chacun de vos (innombrables) référentiels repose sur un modèle de tarification spécifique, dépendant souvent de la quantité d’informations que vous stockez. Ainsi, plus vous stockez d’informations, plus les coûts du stockage augmentent. Mais ce n’est pas une fatalité. Quel volume de données avez-vous réellement besoin de conserver ? Combien de copies d’un même contenu sont actuellement stockées ? Il est aberrant de dépenser de l’argent pour diverses solutions de stockage et notamment de supporter des coûts de licences en constante augmentation afin de stocker des contenus dont vous n’avez pas besoin.
  • Les réglementations relatives à la conformité se multiplient. Le RGPD et la Section 500.13 de la réglementation NYDFS sont deux exemples parmi les plus récents de politiques de conformité obligeant les entreprises à repenser leurs processus de collecte et de stockage de contenus. Facebook a peut-être ouvert la boîte de Pandore en révélant « sans le vouloir » les informations personnelles de millions d’utilisateurs, mais toute organisation a la responsabilité de gérer ses informations correctement, y compris en respectant les réglementations sectorielles ou d’entreprise en vigueur. En cas de non-conformité, vous risquez bien évidemment de compromettre vos résultats financiers, mais vous mettez aussi en danger votre réputation et votre entreprise dans son ensemble.
  • La transformation digitale n’attend pas. Les employés ont besoin d’accéder aux informations pour accomplir leur travail et prendre des décisions métier avisées. La technologie doit continuer à progresser pour exploiter les nouvelles fonctionnalités synonymes de différenciation concurrentielle. Vos collaborateurs doivent pouvoir s’appuyer sur les meilleurs outils. Pour cela, vous pouvez être amenés à remplacer d’anciennes applications (par exemple, par de nouvelles applications cloud) et à fournir des outils qui offrent à vos employés une vue complète de vos informations et leur permettent de chercher et de trouver plus facilement les données dont ils ont besoin.

Nous sommes confrontés à ces défis au quotidien. C’est pourquoi nous avons conçu une solution qui vous aide à maîtriser vos informations et faciliter la vie de vos collaborateurs : everteam.discover, dont la dernière version est officiellement sortie aujourd’hui.

everteam.discover, au service de la gouvernance de l’information

Nous avons beaucoup de choses à vous dire sur la version 2.2. everteam.discover est une solution d’analyse de fichiers et de contenus qui joue un rôle clé dans notre suite de solutions de gouvernance des informations. Nous sommes convaincus qu’il ne suffit pas d’identifier et d’organiser vos informations : il faut aussi pouvoir les nettoyer, les enrichir, les transférer et les archiver (par conséquent, notre solution ne se limite pas à l’analyse des contenus et des fichiers).

Nous avons tellement de choses à vous dire à propos d’everteam.discover ! Cette solution d’analyse de l’information joue un rôle clé dans notre suite de solutions de gouvernance de l’information. Nous sommes convaincus qu’il ne suffit pas d’identifier et d’organiser les informations ; il faut également pouvoir les classifier, les enrichir, les déplacer et les archiver (notre solution ne se limite donc pas à analyser l’information).

everteam.discover (ou plus simplement « .discover ») vous permet :

  • de vous connecter à diverses sources de données (partages de fichiers, SharePoint, Exchange, Google Drive et autres solutions ECM ou de partage et de synchronisation de fichiers dans le cloud), pour identifier et limiter les contenus redondants, obsolètes et inutiles et trouver automatiquement les documents et fichiers contenant des données personnelles ;
  • d’enrichir et de classer automatiquement les contenus à l’aide de classifications d’entreprise, d’identifier des dossiers d’entreprise stockés au mauvais endroit, d’appliquer des politiques de déclassement et d’automatiser la conservation des enregistrements candidats ;
  • de réduire le délai et le coût du déplacement de vos informations dans des archives ou dans une nouvelle application ;
  • de soutenir les réglementations relatives à la conformité comme le RGPD, en traitant les demandes de personnes souhaitant accéder à leurs données personnelles (RGPD) ;
  • de fournir à vos collaborateurs une vue complète et personnalisée de vos actifs informationnels pour soutenir toutes les activités de votre entreprise.

Si vous avez lu notre communiqué de presse, vous connaissez déjà cette liste, mais nous allons maintenant approfondir :

  • everteam.discover s’appuie sur des technologies d’intelligence artificielle (IA) telles que l’apprentissage automatique (machine learning), le traitement automatique du langage naturel et l’extraction d’entités nommées pour automatiser une grande partie de l’analyse de vos contenus. Cette solution peut créer des modèles de contenu à l’aide des métadonnées et du texte intégral de vos actifs de contenus.
  • Parallèlement, everteam.discover propose des fonctionnalités manuelles comme les tags utilisateurs multi-valeurs, les champs personnalisés multi-valeurs où à une valeur, les recherches enregistrées et la sauvegarde de sélections de contenus pour révision ultérieure. Face aux volumes considérables d’informations que vous devez gérer aujourd’hui, l’IA est une nécessité. Mais nous n’oublions pas non plus le rôle crucial des employés : ce sont eux qui mettent les contenus en contexte, évaluent leur qualité et identifient les relations entre les ensembles de données, ainsi que leur utilisation par les autres.
  • everteam.discover intègre des fonctionnalités variées d’accès et de capture de données : recherche dans le texte intégral et les métadonnées, recherche de contenus similaires à l’aide de la recherche sémantique, recherche d’entités nommées et recherche cognitive (ou linguistique). Ainsi, même si .discover indexe toutes les informations, un utilisateur ne peut consulter que les informations pour lesquelles il dispose d’une autorisation.
  • Le point fort de .discover ? Vous permettre de vous connecter à des référentiels clés et de trouver vos informations dont vous avez besoin. De cette façon, vous pouvez organiser et classifier vos données, par exemple en enrichissant les métadonnées et en supprimant les doublons et informations obsolètes. Vous pouvez aussi déplacer les contenus dans de nouveaux référentiels, archiver les contenus dont vous avez encore besoin mais que vous n’utilisez plus, et intégrer, si nécessaire, de nouveaux workflows pour mieux gérer vos informations.

everteam.discover répond aux besoins des professionnels de la gestion de l’information et responsables de la sécurité, de l’exactitude et de la gouvernance des informations d’entreprise. Mais notre solution convient également à ceux qui ont besoin d’un outil leur fournissant une vue complète à 360° de leurs informations cloisonnées, à l’aide de fonctions de recherche en libre-service et de tableaux de bord personnalisés.

Nous sommes ravis de cette dernière version, que nous aimerions vous présenter de manière plus détaillée. Inscrivez-vous à notre webinaire du 11 octobre ; nous parlerons des opportunités et des défis de la gestion de l’information et nous vous expliquerons comment everteam.discover peut vous aider à connecter, indexer, organiser, migrer et gérer vos informations efficacement.