File sharing : 7 raisons de ne pas se lancer dans la migration de vos fichiers tout seul

Le partage de fichier, ou « File sharing », a le vent en poupe dans les entreprises. Toutes s’y mettent, délaissant au passage les File Systems classiques et internes, attirées par la puissance des technologies Cloud et leurs promesses d’efficacité, de collaborativité et d’accessibilité. Pourtant, il est recommandé de se faire accompagner dans cette démarche. Voici 7 bonnes raisons d’en être convaincu !

1/ Parce que ça prend du temps. Migrer les fichiers d’un outil interne (les très classiques « disques partagés Windows ») vers un outil dans le Cloud, et vouloir le faire de manière structurée, optimisée et intelligente, c’est une démarche qui peut être chronophage. Cela peut parfois représenter plusieurs centaines de jours ! Se faire accompagner, c’est bénéficier d’une automatisation de cette tâche, source évidente de gain de temps pour l’entreprise.

2/ Parce qu’il faut éviter les doublons. Les doublons, ces fichiers présents en plusieurs exemplaires (dont certains sont obsolètes) dans le système de partage de fichiers, peuvent être toxiques pour les entreprises. Ils peuvent en effet être vecteur d’une information erronée et datée. En plus d’occuper de l’espace de stockage inutilement !

3/ Parce que veiller à l’homogénéité des plans de classement permet de garantir la valeur des documents. Lorsque l’on se lance seul, le plan d’archivage peut être chaotique. Les données s’ajoutent aux données. Les organisations hiérarchiques ne sont pas optimisées. Résultat ? Les fichiers à forte valeur ajoutée sont « perdus » dans un stockage certes exhaustif, mais pas du tout optimisé.

4/ Parce que la sécurité des fichiers est un enjeu primordial. Lorsque l’on met en place seul une démarche de partage des fichiers, on a souvent tendance à ne pas assez contrôler les droits et les points d’accès au système. Ils se multiplient au fur et à mesure du déploiement, sans possibilité réelle de revenir en arrière. Ce qui fait prendre de réels risques aux informations stockées, qui pourraient être récupérées par des personnes malintentionnées, à l’extérieur de l’entreprise.

5/ Parce que les coûts pourraient ne pas être maîtrisés. Stocker dans le Cloud, archiver efficacement, ce n’est pas tout stocker ad vitam aeternam. La clé d’une gouvernance de l’information efficace réside dans la qualification des fichiers, afin d’empêcher une trop grande croissance du volume de données, et de supprimer ceux qui n’ont pas vocation à être conservés. Une dimension difficile à mettre en place lorsque l’on est seul, induisant de fait des coûts croissants.

6/ Parce que le respect des normes est un critère essentiel de la valeur des données. Aujourd’hui, le stockage des données est strictement encadré, tout comme son exploitation — il n’y a qu’à voir les exigences du RGPD, qui entrera en vigueur en mai 2018. Or, seul, il est plus compliqué de s’assurer du bon respect des normes par la solution choisie. Ce qui fait courir le risque aux données de se déprécier dans le temps.

7/ Parce que se faire accompagner, c’est avoir la possibilité de passer du File sharing au File Analysis. Des outils existent pour « aller plus loin » que le simple archivage numérique. Il est en effet possible de retrouver les fichiers les plus engageants très rapidement et de donner du sens aux documents via le machine learning, d’épurer automatiquement le stockage des doublons et autres éléments obsolètes… Autant d’avantages et de fonctionnalités dont on ne pourra profiter en se lançant seul dans une migration de fichiers !

L’accompagnement dans une démarche de File Sharing permet donc de maîtriser les coûts, d’anticiper de futurs besoins, et de s’appuyer sur le machine learning pour une efficacité maximisée. Bref, de mettre en place une véritable gouvernance de l’information. Besoin d’en savoir plus ? Les équipes d’Everteam sont à votre disposition !