managing governance policies

Gérer vos politiques de gouvernance avec everteam.policy

Parvenir à rester en conformité avec des réglementations et des législations qui ne cessent de d’évoluer peut s’avérer être un exercice périlleux, et essayer d’administrer les politiques liées à votre utilisation et à votre gestion des données à travers les différents départements et applications de votre organisation dans une feuille de calcul n’a aucun sens.

Nous pourrions continuer à évoquer le problème des feuilles de calcul pour la gestion des politiques de gouvernance, mais nous préférons vous renvoyer à notre webinaire récapitulatif traitant de ce sujet.

Dans cette publication, nous allons vous présenter notre solution : everteam.policy.

La gestion des politiques de conservation des données

everteam.policy est un outil qui vous permet de recueillir, de documenter et de gérer les politiques de conservation et de gouvernance des données de l’ensemble de votre organisation. Grâce à cet outil, vous pouvez :

Créer et définir des politiques globales

Avec everteam.policy, chaque politique dispose d’un code unique, d’un nom et d’une description. Son statut (approuvée, en cours, brouillon), sa version ainsi que sa date d’entrée en vigueur sont disponibles. Vous sélectionnez les champs d’application de la politique (région, unité commerciale, juridiction). Pour chaque politique, vous définissez le cycle de vie d’une information, c’est à dire la durée pendant laquelle elle sera conservée, le workflow à appliquer, etc.

 

everteam policy view

Définir des règles avancées en matière de cycle de vie

Parfois, les politiques peuvent être très complexes et vous avez besoin d’un moyen de définir toutes les divergences. Par exemple, une politique énonce qu’un élément de contenu doit être conservé pendant cinq ans, mais qu’il peut être retiré de l’index au bout de deux ans. everteam.policy vous permet d’assigner des étapes intermédiaires aux définitions de vos politiques concernant la manière dont le contenu est stocké et indexé ou les métadonnées qui s’y appliquent.

De plus, chaque juridiction peut nécessiter un ensemble de politiques différentes selon les règles de conformité légales et réglementaires de la zone concernée (que ce soit un pays, une succursale ou un département de l’entreprise). Avec everteam.policy, vous pouvez assigner un ensemble unique de politiques à chaque juridiction que vous définissez.

Justifier clairement de la mise en conformité

Afin de prouver que vous êtes en conformité avec les exigences légales et réglementaires, vous devez montrer comment vos politiques sont reliées à ces exigences et attester qu’elles sont appliquées dans l’organisation.

Avec everteam.policy, vous créez une bibliothèque de lois, puis appliquez chacune d’entre elles à une ou plusieurs politiques. Vous pouvez ensuite facilement démontrer que vous supprimez bien les données.

En plus de relier les politiques aux exigences de conformité et à la législation en vigueur, everteam.policy dispose de fonctionnalités de signalement qui vous permettent de visualiser vos politiques et leur application. Ainsi, vous bénéficiez de nombreuses données et statistiques qui vous montrent des éléments tels que le nombre de politiques que vous avez et à quels départements ou à quelles zones de l’entreprise elles s’appliquent, ou encore combien d’entre elles sont effectivement appliquées dans les répertoires de contenu.

Communiquer et partager les politiques dans toute l’organisation

Créer et gérer les politiques de gouvernance demande beaucoup de travail. Toutefois, l’application de ces politiques relève de la responsabilité de chacun. Vous avez besoin d’un outil pour partager vos politiques avec les collaborateurs concernés afin qu’ils comprennent comment ils doivent gérer les informations.

Avec everteam.policy, vous pouvez facilement communiquer et partager les politiques dans toute l’organisation en envoyant un lien ou en les publiant sur votre intranet. Lorsque vous les partagez par ce biais, les politiques sont disponibles en lecture seule et il est possible d’y effectuer des recherches.

De la feuille de calcul à une véritable gestion des politiques

Si vous gérez vos politiques sur une feuille de calcul Excel et que vous êtes prêt(e) à passer à une méthode plus efficace, everteam.policy doit faire partie des solutions à étudier. everteam.policy est doté d’un outil qui vous permet d’importer votre feuille de calcul et de faire les ajustements nécessaires pour ne pas avoir à recommencer à zéro.

policy import tool
Vous pouvez visionner une brève démonstration d’everteam.policy à la fin de notre webinaire, intitulé « La Gouvernance de l’Information en pratique #1 : Comment gérer son référentiel de conservation sans avoir recours à Excel et l’appliquer automatiquement, dans différents les systèmes ? », ou bien nous contacter pour une démonstration personnalisée. Nous pourrons ainsi répondre aux questions spécifiques que vous vous posez à propos de la gestion de vos politiques de gouvernance.