Face à la vague Teams, SharePoint, Office 365, … Comment reprendre le contrôle de votre information ?

SharePoint, Office 365, Teams, … Dès qu’il s’agit de travailler sur des documents de manière collaborative ces outils sont incontournables ! Ces solutions sont presque devenues une norme en entreprise. Selon une étude Gartner, 54% des sociétés interrogées utilisaient Office 365 en 2016. En 2019, ce chiffre monte à près de 80% !

Rapport Serda 2020 : les enjeux & stratégies de la Gouvernance de l’Information

Parmi les enjeux de la mise en place d’une stratégie de gouvernance de l’information, il est dit que pour 85% des entreprises l’accès et le partage de l’information, ainsi que la maîtrise du risque lié à sa gestion sont primordiaux… D’autant plus lorsque l’on connaît les chiffres de l’explosion des volumes d’informations (ils sont exponentiels – +246% entre 2020 et 2025 selon IDC) !

Le Moteur de Recherche, première étape de la Gouvernance de l’Information d’Entreprise

La gouvernance de l’information est un objectif ambitieux qui conduit à repenser les pratiques, l’organisation, les responsabilités et les outils logiciels. C’est un processus long mais nécessaire pour s’assurer une utilisation optimale et sans – ou en limitant au mieux – les risques.

La protection de la vie privée se traduit par une augmentation de la confiance, de la valeur de la marque et de la valorisation.

Il y a peu, Ken Lownie, chef de la clientèle US d’Everteam, a présenté un webinar sur la façon dont les investissements dans la protection de la vie privée se traduisent par une confiance accrue des clients et une meilleure fidélité à la marque. Voici les principaux points abordés dans le webinaire.

  1.     La protection de la  vie privée est utile :  Les organisations qui abordent la gestion de la protection de la vie privée au moyen d’investissements stratégiques surmonteront la panique de la conformité réglementaire et économiseront du temps, de l’énergie, des ressources et de l’argent.
  2.     Les attentes des consommateurs ont changé : Des pratiques commerciales négligentes et des approches frivoles en matière de protection de la vie privée des consommateurs ont créé un climat de méfiance, faisant de la confiance l’atout le plus précieux d’une organisation.
  3.     La protection de la vie privée est payante : Les consommateurs choisissent des produits et des services qui ont fait leurs preuves en matière de protection de la vie privée plutôt que des options moins transparentes. Par conséquent, la performance financière et la protection de la vie privée sont fortement corrélées, comme le montrent les études réalisées par EY.
  4.     La protection de la vie privée vaut la peine d’être commercialisée : La transparence, c’est dire aux gens ce que vous faites. Les organisations qui mettent en œuvre de solides pratiques de protection de la vie privée devraient l’incorporer dans leur stratégie marketing afin d’améliorer la fidélisation à leur marque et d’en tirer des avantages en matière de valorisation.
  5.     Les employés s’attendent à du leadership : Les employés estiment que l’une des principales clé du leadership en matière de gestion de la marque est de s’attaquer aux questions de protection de la vie privée ; cependant, de nombreux dirigeants ne savent pas comment mettre en œuvre cette stratégie de protection.
  6.     C’est un marathon, pas un sprint : Bien qu’il existe des approches “pansement” pour les entreprises à la recherche des meilleures pratiques en matière de protection des données et de conformité réglementaire, investir dans une stratégie globale de gouvernance de l’information qui intègre à la fois la technologie et les processus opérationnels améliorés est une solution plus durable, à long terme.

Au fur et à mesure que les organisations communiquent leurs décisions en matière de gouvernance de l’information, les éditeurs de solutions de longue date peuvent les aider à régler efficacement leurs problèmes de protection de la vie privée. Avec trois décennies d’histoire et de leadership dans le secteur de la gouvernance de l’information, Everteam a aidé certaines des plus grandes organisations mondiales à prendre le contrôle de leurs informations, en favorisant des relations clients fondées sur une base solide de confidentialité et de confiance. Pour en savoir plus sur les avantages incontestables de la protection de la vie privée, contactez-nous.

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Aujourd’hui, nous constatons une prise de conscience dans le secteur immobilier en terme de transformation numérique. Les professionnels de l’immobilier doivent réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement des activités comme dans le cadre de la cession immobilière par exemple, une activité clé et propre au secteur immobilier mais risquée lorsqu’il y a perte de documents par exemple. Il y a donc un aspect stratégique lié à la documentation juridique qui est propre au secteur immobilier et requiert donc une expertise dans le domaine.

Les professionnels de l’immobilier doivent donc optimiser la gestion de l’information avec la mise en place d’un référentiel unique et structuré, permettant de sécuriser les informations sensibles, ainsi que toutes les données touchant à la vie du patrimoine tout en respectant les contraintes réglementaires inhérentes au secteur de l’immobilier.

C’est pourquoi les entreprises franchissent le cap de la Transformation Digitale autour de 2 axes majeurs :

1/ GED et Archivage sont des fonctions étroitement mêlées du fait de la nature de l’activité. Dans le cas de la gestion d’immeubles (qui sont parfois très anciens), il est nécessaire de disposer de système hautement interfacés pour :

  • Soit isoler des documents anciens dans les fonds d’archives utiles dans la GED des actifs car ils justifient de droits et d’obligation pour le propriétaire de l’actif (ex: permis de construire, PV de conformité, acte de propriété …)
  • Soit verser de la GED vers le SAE les versions anciennes des documents régulièrement mis à jour (ex: dossier technique amiante) ou des instances récurrentes (ex: PV d’AG)

La cession immobilière est une activité génératrice de documents extrêmement stratégiques (Autorisations administratives, Documentation travaux, Actes de propriété, Diagnostics Environnementaux, Baux, …) pour assurer la gestion des immeubles dans de bonnes conditions lorsqu’ils font partie du portefeuille de la société puis in fine pour permettre leur cession au meilleur prix.

Les entreprises du secteur de l’immobilier commercial sont donc de plus en plus organisées en matière de gestion documentaire et se dotent non seulement d’outils, mais surtout de procédures internes et d’équipes dédiées. Le cycle de vie de la documentation juridique des actifs immobilier est piloté de plus en plus tôt, dès la production de cette documentation.

2/ La GED et la gestion des Archives sont au coeur de la stratégie et du business pour assurer l’alimentation de la dataroom de cession

  • Une dataroom contient l’ensemble des informations mises à disposition par un vendeur de société (ou d’actifs de société) pour permettre à un, et plus fréquemment à des acquéreurs, de venir les consulter afin de faire une offre d’achat.

→ les documents de la dataroom proviennent de la GED et / ou de l’archivage

  • Utilité d’un système qui permet de verser des documents de la GED vers la dataroom en un minimum de clics tout en utilisant les métadonnées et classements disponibles dans la GED
  • Dataroom électronique: limites d’accès dans le temps et utilisateurs habilités, gestion de la confidentialité …

Face à de tels enjeux, les solutions d’archivage et de GED Workflow d’Everteam (everteam.archive et everteam.case) construits sur un socle logiciel unique et ouvert (intégrabilité d’outils ERP) sont adaptés et s’avèrent indispensables au secteur de l’immobilier. En effet l’outil permet d’organiser toute la documentation propre au secteur immobilier, de pouvoir y accéder rapidement de manière sécurisée (exemple : cession immobilière), et enfin de la conserver et de la protéger dans le temps via une interface unique et intuitive. A noter qu’everteam.archive permet d’assurer la gestion des archives électroniques et / ou physiques.et d’assurer l’archivage de flux GED provenants d’applicatifs tiers.

Grâce à une forte expertise dans le secteur immobilier avec de nombreux projets réussis (Unibail Rodamco, Foncière des Régions, Carrefour Property, Bouygues Construction,…), Everteam est capable de répondre à ces problématiques et de mettre en oeuvre une solution opérationnelle adaptée avec un outil pensé dans une logique immobilière.

Everteam est également un acteur investi dans le secteur de l’immobilier en étant membre de l’association FIDJI et participe régulièrement à ses ateliers.