Pourquoi intégrer le décommissionnement d’applications dans ma stratégie de Gouvernance de l’Information ?

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Reading Time: 2 minutes En 2020, le marché de l’archivage est en pleine maturité en proposant des solutions logiciels à la fois simple, moderne et complète. Ce domaine reste dynamique avec de nombreux faits marquants.

Face à la vague Teams, SharePoint, Office 365, … Comment reprendre le contrôle de votre information ?

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Reading Time: 2 minutes SharePoint, Office 365, Teams, … Dès qu’il s’agit de travailler sur des documents de manière collaborative ces outils sont incontournables ! Ces solutions sont presque devenues une norme en entreprise. Selon une étude Gartner, 54% des sociétés interrogées utilisaient Office 365 en 2016. En 2019, ce chiffre monte à près de 80% !

Rapport Serda 2020 : les enjeux & stratégies de la Gouvernance de l’Information

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Reading Time: 3 minutes Parmi les enjeux de la mise en place d’une stratégie de gouvernance de l’information, il est dit que pour 85% des entreprises l’accès et le partage de l’information, ainsi que la maîtrise du risque lié à sa gestion sont primordiaux… D’autant plus lorsque l’on connaît les chiffres de l’explosion des volumes d’informations (ils sont exponentiels – +246% entre 2020 et 2025 selon IDC) !

Le Moteur de Recherche, première étape de la Gouvernance de l’Information d’Entreprise

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Reading Time: 3 minutes La gouvernance de l’information est un objectif ambitieux qui conduit à repenser les pratiques, l’organisation, les responsabilités et les outils logiciels. C’est un processus long mais nécessaire pour s’assurer une utilisation optimale et sans – ou en limitant au mieux – les risques.

La protection de la vie privée se traduit par une augmentation de la confiance, de la valeur de la marque et de la valorisation.

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Il y a peu, Ken Lownie, chef de la clientèle US d’Everteam, a présenté un webinar sur la façon dont les investissements dans la protection de la vie privée se traduisent par une confiance accrue des clients et une meilleure fidélité à la marque. Voici les principaux points abordés dans le webinaire.

  1.     La protection de la  vie privée est utile :  Les organisations qui abordent la gestion de la protection de la vie privée au moyen d’investissements stratégiques surmonteront la panique de la conformité réglementaire et économiseront du temps, de l’énergie, des ressources et de l’argent.
  2.     Les attentes des consommateurs ont changé : Des pratiques commerciales négligentes et des approches frivoles en matière de protection de la vie privée des consommateurs ont créé un climat de méfiance, faisant de la confiance l’atout le plus précieux d’une organisation.
  3.     La protection de la vie privée est payante : Les consommateurs choisissent des produits et des services qui ont fait leurs preuves en matière de protection de la vie privée plutôt que des options moins transparentes. Par conséquent, la performance financière et la protection de la vie privée sont fortement corrélées, comme le montrent les études réalisées par EY.
  4.     La protection de la vie privée vaut la peine d’être commercialisée : La transparence, c’est dire aux gens ce que vous faites. Les organisations qui mettent en œuvre de solides pratiques de protection de la vie privée devraient l’incorporer dans leur stratégie marketing afin d’améliorer la fidélisation à leur marque et d’en tirer des avantages en matière de valorisation.
  5.     Les employés s’attendent à du leadership : Les employés estiment que l’une des principales clé du leadership en matière de gestion de la marque est de s’attaquer aux questions de protection de la vie privée ; cependant, de nombreux dirigeants ne savent pas comment mettre en œuvre cette stratégie de protection.
  6.     C’est un marathon, pas un sprint : Bien qu’il existe des approches “pansement” pour les entreprises à la recherche des meilleures pratiques en matière de protection des données et de conformité réglementaire, investir dans une stratégie globale de gouvernance de l’information qui intègre à la fois la technologie et les processus opérationnels améliorés est une solution plus durable, à long terme.

Au fur et à mesure que les organisations communiquent leurs décisions en matière de gouvernance de l’information, les éditeurs de solutions de longue date peuvent les aider à régler efficacement leurs problèmes de protection de la vie privée. Avec trois décennies d’histoire et de leadership dans le secteur de la gouvernance de l’information, Everteam a aidé certaines des plus grandes organisations mondiales à prendre le contrôle de leurs informations, en favorisant des relations clients fondées sur une base solide de confidentialité et de confiance. Pour en savoir plus sur les avantages incontestables de la protection de la vie privée, contactez-nous.

Guide pratique pour configurer des exceptions pour vos politiques d’information

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Il est facile de définir et de configurer des politiques d’information avec des règles de conservation. Il suffit d’identifier la classe d’informations et d’attribuer des règles, telles qu’une règle de conservation. Un jeu d’enfant, sauf si votre entreprise comporte plusieurs juridictions ayant des règles différentes. Dans ce cas, du travail vous attend… Mais heureusement, everteam.policy est là pour vous aider. Jetons-y un coup d’œil.

Définir des règles de conservation pour différentes juridictions

Dans cet article, nous nous concentrerons sur la définition de règles de conservation pour plusieurs juridictions, mais l’approche présentée s’applique à tout type de politiques d’information et aux règles associées.

Une politique ou un calendrier de conservation spécifie la durée pendant laquelle l’entreprise doit conserver une information, son emplacement de stockage et la procédure à suivre pour l’éliminer au moment opportun, conformément à la législation et à la réglementation applicables.

Nous vous avons précédemment expliqué comment identifier les règles de conservation. Voici les étapes à suivre :

  1. Identifiez les lois nationales et internationales que vous devez respecter. La réglementation spécifie les types de documents concernés et la manière dont vous devez les gérer, avec notamment les politiques de conservation à appliquer.
  2. Identifiez les politiques de conservation internes déjà définies dans votre entreprise.
  3. Classez vos documents par catégories, conformément à la réglementation ou à vos règles métier.
  4. Pour chaque catégorie, collectez les informations suivantes : emplacement du document, période de conservation (et événement de conservation, si applicable), support de conservation si applicable, service/groupe/pays concerné par la politique, groupe chargé de la conformité, règles de sécurité et processus d’élimination (suppression, transfert dans les archives à long terme, etc.).

Ces étapes sont valables non seulement pour l’élaboration d’une règle de conservation unique, mais aussi dans les cas où vous devez définir des règles différentes pour plusieurs juridictions. La plupart des organisations sont soumises à des réglementations qui affectent différemment certaines parties de l’entreprise, ou « juridictions ».

Une juridiction peut être un bureau dans un autre pays, une autre région ou une autre ville, ou un groupe ou service au sein de votre organisation. Ce qui la distingue du reste de l’entreprise, c’est qu’elle est soumise à des exigences différentes en matière de conservation d’une classe d’informations donnée.

Par exemple, si vous disposez de bureaux dans plusieurs pays, vous devez respecter la réglementation de chacun d’entre eux. Si une certaine classe d’informations doit être conservée pendant cinq ans dans un pays, il se peut que la durée de conservation soit de dix ans pour le même type de données dans un autre pays.

Vous pourriez définir la règle de conservation en fonction de la durée la plus longue pour chaque classe d’informations, mais vous risquez de conserver des données bien plus longtemps que nécessaire. La conservation de documents au-delà de la période de conservation définie augmente non seulement les coûts de stockage, mais aussi le risque que ces informations soient divulguées accidentellement (ou intentionnellement) à des personnes non autorisées.

Dans certains cas, vous pouvez définir une règle de conservation « par défaut » et préciser des exceptions à cette règle. Dans d’autres cas, vous devez créer des règles de conservation totalement différentes pour chaque juridiction. Il n’existe pas de solution universelle : choisissez l’approche qui vous convient le mieux et combinez les méthodes si besoin.

Gérer des règles de conservation multi-juridictions dans everteam.policy

Avec everteam.policy, vous pouvez définir et gérer des règles de conservation pour plusieurs juridictions.

Pour afficher toutes les politiques de l’organisation, définissez le paramètre Classification sur « All » (« Toutes »). La liste de toutes les classifications que vous avez créées apparaît.

everteam,policy view policies

Pour afficher la classification par défaut, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Dans l’exemple ci-dessous, une classification « par défaut » s’applique à toute l’entreprise, sauf aux États-Unis, qui disposent de leur propre classification pour les rapports mensuels des dépenses. Pour la classification par défaut (de base), la durée de conservation est de cinq ans, au bout desquels les informations sont supprimées.

everteam.policy default view

everteam.policy default view

Pour les États-Unis, les documents doivent être conservés pendant sept ans. Nous allons donc modifier cette politique en remplaçant « 5 » par « 7 ».

US Policy Exception Classification

US Policy Exception Classification

Voici l’écran où vous pouvez créer une exception pour une classe d’informations :

everteam.policy define exception

everteam.policy Define Exception

Lorsque vous interrogez la politique, le système renvoie automatiquement la valeur appropriée pour la juridiction concernée.

Ce processus simple permet de gérer des politiques complexes comportant plusieurs exceptions. Nous nous sommes intéressés à une différence au niveau de la période de conservation, mais d’autres règles peuvent également être différentes (notamment en matière de sécurité, de continuité de l’activité et d’autres propriétés), et il peut y avoir des références à d’autres réglementations.

Pour en savoir plus, demandez une démonstration personnalisée d’everteam.policy.

Découvrez everteam.discover, la solution de gouvernance de l’information

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Quelle est la plus grande opportunité pour les entreprises aujourd’hui ? Pour la plupart, il s’agit de mieux exploiter leurs informations afin de maximiser l’efficacité du processus de prise de décisions et de se démarquer de leurs concurrents. Et c’est logique. Nous collectons et gérons des quantités phénoménales de données auprès de nos clients, partenaires, fournisseurs, prospects, employés, etc. Si nous étudions ces données attentivement, nous pouvons en retirer de précieuses informations pour améliorer nos produits et solutions, nos interactions avec les clients et nos activités en général. La gestion des informations représente donc une opportunité bien réelle, mais elle est loin d’être évidente. Sans avoir mis en place la bonne approche, il est impossible d’en tirer des avantages concrets. Pour ces raisons, nous allons vous parler d’everteam discover

Gestion de l’information : les défis à relever

Il existe une multitude de défis inhérents à la gestion des données. Notre collaboration avec nos clients du monde entier nous a en revanche permis d’identifier plusieurs thèmes récurrents :

  • Les coûts du stockage grimpent en flèche. Certes, selon la solution que vous avez adoptée, il est possible que le stockage ne vous coûte pas cher. Mais cela reste un coût. Chacun de vos (innombrables) référentiels repose sur un modèle de tarification spécifique, dépendant souvent de la quantité d’informations que vous stockez. Ainsi, plus vous stockez d’informations, plus les coûts du stockage augmentent. Mais ce n’est pas une fatalité. Quel volume de données avez-vous réellement besoin de conserver ? Combien de copies d’un même contenu sont actuellement stockées ? Il est aberrant de dépenser de l’argent pour diverses solutions de stockage et notamment de supporter des coûts de licences en constante augmentation afin de stocker des contenus dont vous n’avez pas besoin.
  • Les réglementations relatives à la conformité se multiplient. Le RGPD et la Section 500.13 de la réglementation NYDFS sont deux exemples parmi les plus récents de politiques de conformité obligeant les entreprises à repenser leurs processus de collecte et de stockage de contenus. Facebook a peut-être ouvert la boîte de Pandore en révélant « sans le vouloir » les informations personnelles de millions d’utilisateurs, mais toute organisation a la responsabilité de gérer ses informations correctement, y compris en respectant les réglementations sectorielles ou d’entreprise en vigueur. En cas de non-conformité, vous risquez bien évidemment de compromettre vos résultats financiers, mais vous mettez aussi en danger votre réputation et votre entreprise dans son ensemble.
  • La transformation digitale n’attend pas. Les employés ont besoin d’accéder aux informations pour accomplir leur travail et prendre des décisions métier avisées. La technologie doit continuer à progresser pour exploiter les nouvelles fonctionnalités synonymes de différenciation concurrentielle. Vos collaborateurs doivent pouvoir s’appuyer sur les meilleurs outils. Pour cela, vous pouvez être amenés à remplacer d’anciennes applications (par exemple, par de nouvelles applications cloud) et à fournir des outils qui offrent à vos employés une vue complète de vos informations et leur permettent de chercher et de trouver plus facilement les données dont ils ont besoin.

Nous sommes confrontés à ces défis au quotidien. C’est pourquoi nous avons conçu une solution qui vous aide à maîtriser vos informations et faciliter la vie de vos collaborateurs : everteam.discover, dont la dernière version est officiellement sortie aujourd’hui.

everteam.discover, au service de la gouvernance de l’information

Nous avons beaucoup de choses à vous dire sur la version 2.2. everteam.discover est une solution d’analyse de fichiers et de contenus qui joue un rôle clé dans notre suite de solutions de gouvernance des informations. Nous sommes convaincus qu’il ne suffit pas d’identifier et d’organiser vos informations : il faut aussi pouvoir les nettoyer, les enrichir, les transférer et les archiver (par conséquent, notre solution ne se limite pas à l’analyse des contenus et des fichiers).

Nous avons tellement de choses à vous dire à propos d’everteam.discover ! Cette solution d’analyse de l’information joue un rôle clé dans notre suite de solutions de gouvernance de l’information. Nous sommes convaincus qu’il ne suffit pas d’identifier et d’organiser les informations ; il faut également pouvoir les classifier, les enrichir, les déplacer et les archiver (notre solution ne se limite donc pas à analyser l’information).

everteam.discover (ou plus simplement « .discover ») vous permet :

  • de vous connecter à diverses sources de données (partages de fichiers, SharePoint, Exchange, Google Drive et autres solutions ECM ou de partage et de synchronisation de fichiers dans le cloud), pour identifier et limiter les contenus redondants, obsolètes et inutiles et trouver automatiquement les documents et fichiers contenant des données personnelles ;
  • d’enrichir et de classer automatiquement les contenus à l’aide de classifications d’entreprise, d’identifier des dossiers d’entreprise stockés au mauvais endroit, d’appliquer des politiques de déclassement et d’automatiser la conservation des enregistrements candidats ;
  • de réduire le délai et le coût du déplacement de vos informations dans des archives ou dans une nouvelle application ;
  • de soutenir les réglementations relatives à la conformité comme le RGPD, en traitant les demandes de personnes souhaitant accéder à leurs données personnelles (RGPD) ;
  • de fournir à vos collaborateurs une vue complète et personnalisée de vos actifs informationnels pour soutenir toutes les activités de votre entreprise.

Si vous avez lu notre communiqué de presse, vous connaissez déjà cette liste, mais nous allons maintenant approfondir :

Quels usages pour everteam discover ?

  • s’appuie sur des technologies d’intelligence artificielle (IA) telles que l’apprentissage automatique (machine learning), le traitement automatique du langage naturel et l’extraction d’entités nommées pour automatiser une grande partie de l’analyse de vos contenus. Cette solution peut créer des modèles de contenu à l’aide des métadonnées et du texte intégral de vos actifs de contenus.
  • Parallèlement, la solution propose des fonctionnalités manuelles comme les tags utilisateurs multi-valeurs, les champs personnalisés multi-valeurs où à une valeur, les recherches enregistrées et la sauvegarde de sélections de contenus pour révision ultérieure. Face aux volumes considérables d’informations que vous devez gérer aujourd’hui, l’IA est une nécessité. Mais nous n’oublions pas non plus le rôle crucial des employés : ce sont eux qui mettent les contenus en contexte, évaluent leur qualité et identifient les relations entre les ensembles de données, ainsi que leur utilisation par les autres.
  • L’outil intègre des fonctionnalités variées d’accès et de capture de données : recherche dans le texte intégral et les métadonnées, recherche de contenus similaires à l’aide de la recherche sémantique, recherche d’entités nommées et recherche cognitive (ou linguistique). Ainsi, même si everteam.discover indexe toutes les informations, un utilisateur ne peut consulter que les informations pour lesquelles il dispose d’une autorisation.
  • Son point fort ? Vous permettre de vous connecter à des référentiels clés et de trouver vos informations dont vous avez besoin. De cette façon, vous pouvez organiser et classifier vos données, par exemple en enrichissant les métadonnées et en supprimant les doublons et informations obsolètes. Vous pouvez aussi déplacer les contenus dans de nouveaux référentiels, archiver les contenus dont vous avez encore besoin mais que vous n’utilisez plus, et intégrer, si nécessaire, de nouveaux workflows pour mieux gérer vos informations.

everteam.discover répond aux besoins des professionnels de la gestion de l’information et responsables de la sécurité, de l’exactitude et de la gouvernance des informations d’entreprise. Mais notre solution convient également à ceux qui ont besoin d’un outil leur fournissant une vue complète à 360° de leurs informations cloisonnées, à l’aide de fonctions de recherche en libre-service et de tableaux de bord personnalisés.

Nous sommes ravis de cette dernière version, que nous aimerions vous présenter de manière plus détaillée. Inscrivez-vous à notre webinaire du 11 octobre ; nous parlerons des opportunités et des défis de la gestion de l’information et nous vous expliquerons comment everteam.discover peut vous aider à connecter, indexer, organiser, migrer et gérer vos informations efficacement.

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Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

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Avis d’Expert | GED, Archivage & Dataroom : Quelle relation dans le secteur immobilier ? Chloé Toledano

Aujourd’hui, nous constatons une prise de conscience dans le secteur immobilier en terme de transformation numérique. Les professionnels de l’immobilier doivent réunir une masse importante de documents souvent anciens, et éparpillés dans l’entreprise, ce qui peut entraver le bon fonctionnement des activités comme dans le cadre de la cession immobilière par exemple, une activité clé et propre au secteur immobilier mais risquée lorsqu’il y a perte de documents par exemple. Il y a donc un aspect stratégique lié à la documentation juridique qui est propre au secteur immobilier et requiert donc une expertise dans le domaine.

Les professionnels de l’immobilier doivent donc optimiser la gestion de l’information avec la mise en place d’un référentiel unique et structuré, permettant de sécuriser les informations sensibles, ainsi que toutes les données touchant à la vie du patrimoine tout en respectant les contraintes réglementaires inhérentes au secteur de l’immobilier.

C’est pourquoi les entreprises franchissent le cap de la Transformation Digitale autour de 2 axes majeurs :

1/ GED et Archivage sont des fonctions étroitement mêlées du fait de la nature de l’activité. Dans le cas de la gestion d’immeubles (qui sont parfois très anciens), il est nécessaire de disposer de système hautement interfacés pour :

  • Soit isoler des documents anciens dans les fonds d’archives utiles dans la GED des actifs car ils justifient de droits et d’obligation pour le propriétaire de l’actif (ex: permis de construire, PV de conformité, acte de propriété …)
  • Soit verser de la GED vers le SAE les versions anciennes des documents régulièrement mis à jour (ex: dossier technique amiante) ou des instances récurrentes (ex: PV d’AG)

La cession immobilière est une activité génératrice de documents extrêmement stratégiques (Autorisations administratives, Documentation travaux, Actes de propriété, Diagnostics Environnementaux, Baux, …) pour assurer la gestion des immeubles dans de bonnes conditions lorsqu’ils font partie du portefeuille de la société puis in fine pour permettre leur cession au meilleur prix.

Les entreprises du secteur de l’immobilier commercial sont donc de plus en plus organisées en matière de gestion documentaire et se dotent non seulement d’outils, mais surtout de procédures internes et d’équipes dédiées. Le cycle de vie de la documentation juridique des actifs immobilier est piloté de plus en plus tôt, dès la production de cette documentation.

2/ La GED et la gestion des Archives sont au coeur de la stratégie et du business pour assurer l’alimentation de la dataroom de cession

  • Une dataroom contient l’ensemble des informations mises à disposition par un vendeur de société (ou d’actifs de société) pour permettre à un, et plus fréquemment à des acquéreurs, de venir les consulter afin de faire une offre d’achat.

→ les documents de la dataroom proviennent de la GED et / ou de l’archivage

  • Utilité d’un système qui permet de verser des documents de la GED vers la dataroom en un minimum de clics tout en utilisant les métadonnées et classements disponibles dans la GED
  • Dataroom électronique: limites d’accès dans le temps et utilisateurs habilités, gestion de la confidentialité …

Face à de tels enjeux, les solutions d’archivage et de GED Workflow d’Everteam (everteam.archive et everteam.case) construits sur un socle logiciel unique et ouvert (intégrabilité d’outils ERP) sont adaptés et s’avèrent indispensables au secteur de l’immobilier. En effet l’outil permet d’organiser toute la documentation propre au secteur immobilier, de pouvoir y accéder rapidement de manière sécurisée (exemple : cession immobilière), et enfin de la conserver et de la protéger dans le temps via une interface unique et intuitive. A noter qu’everteam.archive permet d’assurer la gestion des archives électroniques et / ou physiques.et d’assurer l’archivage de flux GED provenants d’applicatifs tiers.

Grâce à une forte expertise dans le secteur immobilier avec de nombreux projets réussis (Unibail Rodamco, Foncière des Régions, Carrefour Property, Bouygues Construction,…), Everteam est capable de répondre à ces problématiques et de mettre en oeuvre une solution opérationnelle adaptée avec un outil pensé dans une logique immobilière.

Everteam est également un acteur investi dans le secteur de l’immobilier en étant membre de l’association FIDJI et participe régulièrement à ses ateliers.