La protection de la vie privée se traduit par une augmentation de la confiance, de la valeur de la marque et de la valorisation.

Il y a peu, Ken Lownie, chef de la clientèle US d’Everteam, a présenté un webinar sur la façon dont les investissements dans la protection de la vie privée se traduisent par une confiance accrue des clients et une meilleure fidélité à la marque. Voici les principaux points abordés dans le webinaire.

  1.     La protection de la  vie privée est utile :  Les organisations qui abordent la gestion de la protection de la vie privée au moyen d’investissements stratégiques surmonteront la panique de la conformité réglementaire et économiseront du temps, de l’énergie, des ressources et de l’argent.
  2.     Les attentes des consommateurs ont changé : Des pratiques commerciales négligentes et des approches frivoles en matière de protection de la vie privée des consommateurs ont créé un climat de méfiance, faisant de la confiance l’atout le plus précieux d’une organisation.
  3.     La protection de la vie privée est payante : Les consommateurs choisissent des produits et des services qui ont fait leurs preuves en matière de protection de la vie privée plutôt que des options moins transparentes. Par conséquent, la performance financière et la protection de la vie privée sont fortement corrélées, comme le montrent les études réalisées par EY.
  4.     La protection de la vie privée vaut la peine d’être commercialisée : La transparence, c’est dire aux gens ce que vous faites. Les organisations qui mettent en œuvre de solides pratiques de protection de la vie privée devraient l’incorporer dans leur stratégie marketing afin d’améliorer la fidélisation à leur marque et d’en tirer des avantages en matière de valorisation.
  5.     Les employés s’attendent à du leadership : Les employés estiment que l’une des principales clé du leadership en matière de gestion de la marque est de s’attaquer aux questions de protection de la vie privée ; cependant, de nombreux dirigeants ne savent pas comment mettre en œuvre cette stratégie de protection.
  6.     C’est un marathon, pas un sprint : Bien qu’il existe des approches « pansement » pour les entreprises à la recherche des meilleures pratiques en matière de protection des données et de conformité réglementaire, investir dans une stratégie globale de gouvernance de l’information qui intègre à la fois la technologie et les processus opérationnels améliorés est une solution plus durable, à long terme.

Au fur et à mesure que les organisations communiquent leurs décisions en matière de gouvernance de l’information, les éditeurs de solutions de longue date peuvent les aider à régler efficacement leurs problèmes de protection de la vie privée. Avec trois décennies d’histoire et de leadership dans le secteur de la gouvernance de l’information, Everteam a aidé certaines des plus grandes organisations mondiales à prendre le contrôle de leurs informations, en favorisant des relations clients fondées sur une base solide de confidentialité et de confiance. Pour en savoir plus sur les avantages incontestables de la protection de la vie privée, contactez-nous.

ECM 2.0 : le rôle de la gouvernance fédérée de l’information dans l’évolution de l’ECM / DM

La gestion documentaire (DM) et la gestion de contenu d’entreprise (ECM) sont en constante évolution depuis leurs débuts. Depuis l’introduction des principes de la DM / ECM à l’ère du papier et des microfiches, la vague de digitalisation des années 1980 et 1990, la maturation du marché dans les années 2000 et l’évolution du Cloud dans les années 2010, ces disciplines se sont adaptées en permanence pour répondre aux besoins des organisations et des secteurs d’activité axés sur les contenus et les processus.

Si ces disciplines ont évolué au fil du temps, un aspect de la gestion de l’information est resté inchangé : le modèle centralisé. Dans le modèle de l’ECM / DM, l’approche de gouvernance repose traditionnellement sur la centralisation de tous les contenus – documents physiques, microfilms, fichiers numériques et leur rendu – dans un système de gestion de contenu (CMS).

Pilier de l’ECM / DM, le CMS centralisé continuera probablement de jouer un rôle essentiel dans la gestion de l’information. Cependant, les évolutions récentes imposent une approche nuancée combinant les méthodes centralisée et décentralisée de gestion de l’information. Ces évolutions sont notamment les suivantes :

  • Explosion du volume de données
  • Augmentation de l’autonomie des utilisateurs
  • Demande d’un meilleur accès aux informations
  • Réglementation renforcée des informations

Ces défis ne sont ni insurmontables, ni incompatibles avec une stratégie cohérente et efficace d’ECM / DM. En revanche, une telle stratégie doit être complétée par des outils soutenant aussi bien le modèle centralisé que le modèle décentralisé de gouvernance de l’information. Voici quelques façons de franchir les obstacles :

  1. Se connecter aux sources de données dont le volume explose : Les organisations doivent affronter les problèmes liés à la croissance exponentielle des informations, plutôt que de les ignorer. La méconnaissance des informations expose l’organisation à des dysfonctionnements, à des amendes et à des poursuites. Cela nuit à la confiance des clients et a des conséquences financières considérables. Il est essentiel de connecter les sources de données en croissance telles que les applications structurées (CRM, ERP, etc.), les serveurs de fichiers, les systèmes de messagerie électronique, les plateformes collaboratives et les réseaux sociaux. L’association de cette approche fédérée avec l’ECM / DM centralisée offrira une bonne visibilité sur le type de contenu créé et diffusé dans l’entreprise.
  2. Permettre à l’organisation de fonctionner librement : L’infrastructure informatique en libre-service est aujourd’hui un fait, et il n’est plus possible de revenir en arrière. En effet, le rythme soutenu des opérations sur le marché actuel rend ces outils quasi indispensables. Plutôt que de s’y opposer, les gestionnaires de documents et l’équipe conformité doivent les adopter et les placer sous leur surveillance à l’aide du modèle de gouvernance fédérée mentionné ci-dessus. Ils pourront ainsi étendre les avantages de l’ECM / DM centralisée à l’ensemble de l’organisation, même dans les parties non gouvernées auparavant qui connaissent une croissance du contenu sans précédent et potentiellement dangereuse. Cette approche apporte les avantages de la gouvernance sans imposer de restrictions sur le fonctionnement de l’entreprise potentiellement incompatibles avec ses tâches quotidiennes.
  3. Fournir une vue unique des données quel que soit leur emplacement : Avec une vue unique, les gestionnaires de l’information peuvent parcourir des sources de données éloignées, identifier les informations sensibles (y compris les données personnelles, exclusives et redondantes ou obsolètes) et prendre les mesures nécessaires. Une interface unique permet également de mettre en lumière le Dark Content, en offrant une visibilité complète sur les systèmes ECM / DM centralisés et les sources d’informations en croissance.
  4. Fournir des outils pour assurer la confidentialité, la confiance et la conformité : Un nettoyage ponctuel ne résout pas les problèmes de volume, de diversité et de complexité des informations créées. Il existe des outils permettant de gérer l’information en continu. Avec des outils tels que la classification en fonction de règles prédéfinies ou par apprentissage automatique, il est possible de classer le contenu et de créer des politiques d’élimination pour les informations se trouvant dans le système ECM / DM et l’environnement informationnel fédéré. Cela constitue la pierre angulaire de la conformité et de la confiance des clients.

L’époque actuelle est passionnante pour les records manager, les équipes informatiques, les professionnels de la conformité, ainsi que toute personne s’intéressant à la manière dont les informations sont créées et diffusées. Alors que les organisations tentent de traverser cette période de changement, Everteam est en mesure de leur fournir les connaissances et les technologies dont elles ont besoin pour relever le défi du déluge informationnel d’aujourd’hui. Éditeur de solutions ECM / DM depuis près de 30 ans et leader de la gouvernance fédérée de l’information, Everteam possède l’expertise et la gamme de produits nécessaires pour résoudre les problèmes de gestion de l’information les plus complexes. Pour en savoir plus sur la façon dont les stratégies ECM / DM peuvent être complétées par une approche fédérée simple qui éclaire la quantité astronomique de Dark Content dans votre entreprise, contactez-nous dès à présent.


La gouvernance de l’information n’est plus un luxe, mais une nécessité

On entend souvent dire que les informations valent plus que le pétrole. Bien que cette comparaison puisse sembler un peu exagérée, il est évident que les informations sont une denrée qui peut avoir un impact considérable sur les organisations – pour le meilleur et pour le pire. Du scandale de Facebook et Cambridge Analytica aux violations de données d’Equifax et de Capital One, les dirigeants de sociétés et les consommateurs ont pris conscience du pouvoir qu’exercent les informations sur les entreprises et leur image. C’est la raison pour laquelle les organisations doivent se pencher sur la gouvernance de l’information et la manière dont elle peut les affecter.

La gouvernance de l’information ne se limite pas à la gestion des données : il s’agit d’une stratégie de protection, d’exploitation et de maintenance des actifs informationnels. La gouvernance de l’information est une discipline dans laquelle les employés, les consommateurs et les organisations visent les mêmes objectifs : protection de la vie privée, transparence et intégrité. Les dirigeants visionnaires d’aujourd’hui comprennent à quel point il est important d’atteindre ces objectifs pour accomplir leur mission globale et réaliser le chiffre d’affaires escompté.

Mais comment procéder concrètement ? Pour inclure la protection de la vie privée, la transparence et l’intégrité dans la mission d’une entreprise, il faut s’intéresser aux technologies et aux processus susceptibles de les compromettre.

Les dark data, une menace pour la vie privée

Les « dark data » font partie des menaces les plus préoccupantes pour la vie privée et la confiance des consommateurs. Ce sont des contenus si éparpillés, volumineux et divers qu’ils sont mal connus. Les dark data sont les sous-produits de la croissance exponentielle des données de ces dernières années et de la diversité des sources d’informations (applications d’entreprise traditionnelles, e-mails, réseaux sociaux, outils collaboratifs, appareils mobiles, etc.). Selon les estimations actuelles, plus de la moitié des informations présentes dans une organisation traditionnelle sont des dark data.

De nombreuses organisations disposent déjà d’équipes de cybersécurité et d’une infrastructure informatique pour détecter les activités externes suspectes. Mais même dans les organisations les plus vigilantes, les politiques et les procédures de gouvernance de l’information peuvent être insuffisantes pour compenser les mauvaises pratiques de leurs employés en matière de gestion de l’information. Ainsi, les organisations qui souhaitent saisir les opportunités et limiter les risques des dark data ont besoin de processus et d’outils puissants de gouvernance de l’information pour comprendre et gérer correctement ces données, qui sont souvent cachées sous nos yeux.

Transparence : les non-conformités révélées au grand jour

De plus en plus préoccupés par la protection de leur vie privée, les consommateurs commencent à exiger que les organisations leur montrent toutes les informations dont elles disposent sur eux, en vertu de réglementations telles que le RGPD, le CCPA et le NYDFS. De nombreux consommateurs souhaitent connaître, modifier voire effacer les informations les concernant, afin de se sentir tranquilles et de s’assurer que ces données ne sont pas perdues dans le cyberespace, exposées aux criminels.

Par le passé, les consommateurs pensaient que les politiques et les procédures des entreprises avec lesquelles ils réalisent des transactions garantiraient automatiquement la bonne gestion de leurs informations. Les consommateurs et les organisations ont eu beaucoup à apprendre pour connaître les implications de la protection des données et identifier des politiques et des outils robustes permettant de la mettre en œuvre. Maintenant que cette phase d’apprentissage est terminée, les organisations doivent prendre des mesures pour répondre aux exigences réglementaires ou assumer les conséquences. Des entreprises essuient des pertes considérables en termes d’amendes (Marriott et British Airways ont récemment été condamnées à des amendes s’élevant à près de 350 millions de dollars), de réputation ternie et de manque à gagner.

Des outils pour assurer l’intégrité

De nombreuses organisations ont commencé à prendre des mesures pour se mettre en conformité, mais leur plan d’action présente des lacunes non identifiées. Elles réécrivent leurs politiques de confidentialité sans se soucier de leur application concrète, modifient les procédures internes sans consulter ou former leurs employés, enregistrent toutes les informations possibles “par mesure de précaution”, définissent des politiques de conservation sans moyen de les mettre en œuvre – vous voyez le tableau.

Il existe des outils faciles à utiliser et à mettre en œuvre pour aider les organisations à combler ces lacunes en matière de gestion de l’information. Un plan de gestion de l’information, aussi bien intentionné qu’il soit, ne peut pas réussir sans les meilleurs outils – solutions logicielles, consultants, professionnels et experts de la gouvernance de l’information – disponibles. Lorsque l’entreprise sera amenée à démontrer les efforts déployés en matière de gouvernance de l’information (en cas d’audit, de litige ou de demande d’accès d’une personne concernée, par exemple), une approche dénuée de conviction ne sera pas d’une grande aide.

À l’horizon

La protection de la vie privée, la transparence et l’intégrité grâce à une gouvernance de l’information améliorée ne sont pas une utopie. Ce sont des objectifs accessibles qui peuvent être atteints en associant des technologies, des processus et un changement de culture. Des produits comme everteam.discover, everteam.policy et everteam.archive peuvent jouer un rôle essentiel de catalyseurs technologiques et aider les organisations à se lancer dans ce parcours important. Les produits d’Everteam permettent aux organisations d’analyser les fichiers, de se connecter aux applications hébergeant des données structurées et non structurées, de découvrir et d’assainir les dark data, de mettre en place des politiques de conservation cohérentes et harmonisées, de désactiver les applications obsolètes et de migrer les informations, pour un niveau accru de conformité et de protection de la vie privée. Engagé dans la gouvernance de l’information depuis 30 ans, Everteam a aidé certaines des plus grandes entreprises au monde à adopter une approche robuste et durable pour protéger la vie privée, assurer la conformité, gagner la confiance des clients, les fidéliser et soutenir une croissance continue.

Les clients sont de plus en plus exigeants vis-à-vis des organisations avec lesquelles ils interagissent. Ils veulent faire à nouveau confiance aux banques qui détiennent leurs actifs financiers, aux entreprises de la santé qui les aident à préserver leur bien-être physique et aux géants des réseaux sociaux qui leur permettent de rester en contact avec leurs proches partout dans le monde. La vie privée, la transparence et l’intégrité ont été les victimes de l’ère de l’information, mais elles peuvent être préservées grâce à une approche concertée de gouvernance de l’information – avec des récompenses inestimables pour ceux qui acceptent de relever ce défi. Everteam peut aider votre organisation à réaliser cette vision – contactez-nous pour discuter de l’“art du possible” dès à présent.