Gouvernance de l'Information
La Gouvernance de l’Information ou la maîtrise de vos documents, pourquoi est-elle essentielle ?
Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises génèrent et traitent des volumes de documents de plus en plus importants. Pour garantir leur fiabilité, leur sécurité et leur conformité, la gouvernance de l’information devient essentielle. Elle offre un cadre structurant pour valoriser les documents comme un actif stratégique tout en limitant les risques et les coûts liés à leur usage.
Définition de la gouvernance de l’information et de ses avantages stratégiques
La gouvernance de l’information est la stratégie globale d’une entreprise dans la gestion de son patrimoine informationnel. Elle intègre l’ensemble des politiques, règles, processus et technologies mis en place pour gérer les données de manière cohérente, sécurisée et efficiente tout au long de leur cycle de vie. Elle vise à assurer que l’information est correctement identifiée, classée, stockée, protégée, exploitée et supprimée lorsqu’elle n’est plus utile.
Une gouvernance de l’information bien établie permet d’améliorer la prise de décision, en fournissant une information fiable et accessible. Elle réduit également les risques juridiques et financiers en assurant la conformité réglementaire. Enfin, elle favorise une culture d’entreprise centrée sur la maîtrise et la valorisation de l’information, moteur de compétitivité et d’innovation
Les enjeux de la gouvernance de l'information
Protection des données sensibles
Les fuites d’information, les violations de sécurité ou les erreurs humaines peuvent avoir des conséquences graves, tant sur le plan juridique que sur la réputation de l’entreprise. La gouvernance de l’information joue un rôle clé dans la mise en œuvre de mécanismes de sécurité robustes et dans la protection des données sensibles : contrôle des accès, traçabilité, auditabilité. Elle permet également d’aligner les pratiques internes sur les exigences réglementaires telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ou les standards ISO 27001 en matière de sécurité des données numériques et plus globalement de l’information. Ces dispositifs protègent non seulement les données personnelles, mais aussi les secrets industriels et les informations stratégiques.
Optimisation des processus métier
La gouvernance de l’information ne se limite pas à la sécurité : elle est aussi un levier de performance. En structurant et en rendant les données accessibles au bon moment et aux bonnes personnes, elle permet l’optimisation des processus métiers, l’automatisation de tâches répétitives, de fluidifier et de fiabiliser la prise de décision. Des informations bien gouvernées accélèrent les processus internes (RH, finances, achats, etc.) et favorisent des échanges plus efficaces avec les partenaires, fournisseurs ou clients. La valorisation des données s’en trouve renforcée.
Les piliers de la gouvernance de l’information
Les étapes pour mettre en place une gouvernance efficace
1. Analyse de l’information existante
Toute démarche de gouvernance commence par un état des lieux. L’analyse approfondie va permettre de cartographier les flux d’information, d’identifier les sources de données, les documents inutiles, obsolètes ou en doublon (environ 30 %), les silos organisationnels, les risques de non-conformité, mais aussi les opportunités d’optimisation. Cet inventaire est la base d’un plan d’action pertinent, ciblé et réaliste.
2. Implémentation des outils adaptés
Une fois les besoins identifiés, la mise en place des outils capables de soutenir les politiques de gouvernance de l’information est primordiale. Cela inclut des connecteurs prêts à l’emploi pour interfacer les différentes applications de l’entreprise, ainsi que des outils de Case Management, de GED ou encore d’archivage pour gérer les documents durant l’ensemble de leur cycle de vie.
Les solutions de Gouvernance de l’Information d’Everteam
Everteam propose une approche de Gouvernance de l’Information de bout en bout, allant de l’analyse intelligente des contenus, à la gestion du cycle de vie des documents, leur archivage à valeur probante, ou leur archivage à froid dans une optique de réduction des coûts (à titre d’exemple, 1 Go en cloud coûte environ 0,29 \$ par mois)
Au travers d’un pack de logiciels complémentaires, l’offre everteam IG Suite peut ainsi être déployée de manière progressive en fonction des besoins.
everteam IG Suite.discover
Auditer vos contenus où qu’ils se trouvent.
Enrichir vos contenus afin de les classer et faciliter les recherches ultérieures.
Détecter les données sensibles ou remarquables au sein des fichiers.
everteam.rrs
everteam.archive
Pour une gestion des archives à valeur légale respectant la norme NF461, avec une anticipation de la conformité à la future norme européenne eIDAS. En complément, un archivage à valeur patrimoniale « à froid », bien plus économique que l’archivage légal ou que le stockage de documents actifs (jusqu’à dix fois moins cher), peut être mis en place.
everteam.case
Pour optimiser l’instruction des dossiers de bout en bout, dans un contexte métier donné, autrement nommé “case management” : de la constitution du dossier électronique regroupant l’ensemble des informations nécessaires à son traitement, à son instruction par les gestionnaires concernés, selon un processus prédéfini ou agile, et dans le respect des règles internes en vigueur dans votre organisation
everteam.document
Pour disposer d’une GED documentaire d’entreprise, performante et sécurisée, accessible depuis toutes les applications de l’entreprise
Le saviez-vous ?
l’IA composite intégrée aux solutions Everteam peut révolutionner complètement la gestion documentaire et l’archivage ? Découvrez ci-dessous de nouveaux cas d’usage immédiatement activables
Une nouvelle façon de gérer vos documents, intégrant l’IA composite, et permettant de répondre à de nouveaux cas d’usage :
- Extraire les métadonnées : permet d’accélérer ou même d’automatiser la saisie des formulaires de métadonnées sans intervention humaine.
- Déterminer le type des documents : le référentiel de conservation est automatiquement appliqué sur les documents.
- Catégoriser les documents : la détection de documents confidentiels ou sensibles devient possible.
- Interroger les documents : un chatbot intégré permet d’interroger librement les documents sur tous les sujets (résumé, points clés…).
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Les différentes technologies d’IA intégrées dans everteam IG Suite
Bonnes pratiques de Gouvernance de l’Information et conseils
Pour garantir la pérennité d’une démarche de gouvernance de l’information, il convient d’adopter un certain nombre de bonnes pratiques. Nous recommandons d’instaurer un processus d’évaluation continue, impliquant de revoir régulièrement les politiques de gouvernance et de gestion du cycle de vie des données, de mesurer la performance des outils déployés, d’ajuster les procédures aux nouvelles réglementations et aux changements organisationnels.
Pour aller plus loin
Pour approfondir le sujet, nous vous proposons plusieurs ressources qui pourront vous guider dans la mise en place de votre gouvernance de l’information pour les liens des ressources
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