Information Governance Small Ball Strategy

Gouvernance de l’information: une stratégie des petits pas en action

Selon Wikipedia, le terme «Small Ball» («Petite Balle» en français) appliqué au domaine du  baseball signifie :

« Une stratégie offensive dans laquelle l’équipe des frappeurs met l’accent sur le fait de placer les coureurs aux bases et de les faire progresser jusqu’au marbre pour marquer un point de manière réfléchie et méthodique.»

Une adaptation de cette stratégie constitue une approche formidable pour mener à bien une initiative de gouvernance de l’information à l’échelle de l’entreprise. Nous travaillons actuellement avec un client qui nous apporte un excellent exemple de l’efficacité avec laquelle il est possible d’utiliser une série de petits projets («small balls») afin d’accroître la compréhension globale de la gouvernance de l’information et susciter l’enthousiasme au sein de son organisation.

Partie 1: Arriver sur la première base

Alex fait partie de l’équipe dirigeante d’une division d’une (très) grande société de services financiers et, au sein de sa division, il est responsable du Records Management (gestion des informations et des documents engageants). Alex doit se concentrer à résoudre des problèmes critiques de son département avant tout, mais il est également chargé d’aider l’ensemble de l’entreprise à améliorer ses compétences et ses pratiques en matière de bonne gestion de l’information.

Une personne moins pragmatique aurait pu essayer de «vendre» une initiative globale de gouvernance de l’information au plus haut niveau de l’organisation. Il aurait fait valoir qu’une gouvernance efficace est essentielle à la réduction des risques et des coûts et aurait suggéré d’allouer un budget et des ressources pour mettre en place une stratégie globale, le recrutement de nouvelles ressources et la planification d’un déploiement général sur plusieurs années.

Pendant que certains se battent encore pour faire accepter le lancement d’une telle démarche générale ou sont en attente de financement, Alex a de son côté déjà lancé plusieurs projets.

De manière pragmatique, Alex a trouvé un petit budget à la fin de l’année dernière et l’a utilisé pour installer une licence du logiciel everteam.discover et le connecter à différentes sources de contenus (disques réseaux partagés et SharePoint) sur un périmètre d’utilisation réduit. En utilisant everteam.discover, il a pu rapidement localiser des données sensibles et des données personnelles et les sécuriser par rapport aux règles de conservation définies dans son organisation tout en améliorant la classification du contenu restant.

Partie 2: Faire progresser les coureurs

Le premier projet était limité dans le temps et se limitait également à un service dans son organisation. L’objectif était de remporter une première victoire rapide et de ne pas avoir à convaincre tout le monde qu’il existait nécessairement une seule approche ou une seule plate-forme pour répondre à l’ensemble des besoins en matière de gouvernance de l’information.

Pendant ce temps, Alex a pu identifier d’autres projets relevant de la gouvernance de l’information. Le projet suivant, actuellement en cours, consiste à utiliser everteam.discover pour faire exactement la même chose mais au sein d’une autre division. Comme pour le premier projet, l’accent a été mis sur la connexion à un ensemble de référentiels de contenu qui se multipliés de manière organique sans réel contrôle, pour rechercher les contenus à risque, éliminer les contenus obsolètes ou en double et enrichir les contenus restants afin de faciliter leur classification et leur recherche à l’aide de métadonnées.

Et pendant la définition de ce projet, un autre a été identifié par la même occasion. Cette fois, il s’agissait d’arrêter et retirer un système hérité d’une acquisition qui entraînait  des coûts de licences et maintenance annuels importants, alors qu’il n’avait plus d’utilité pour l’organisation. Le défi majeur consistait à assainir une grande quantité d’informations, dont seul une partie devait être conservée et archivée. Le projet consistait donc à se connecter à l’application, à identifier le contenu à conserver, puis à l’extraire et à l’archiver avant d’arrêter définitivement l’application source. Nous leur parlons donc d’everteam.archive, notre SAE à valeur probatoire, intégré avec everteam.discover pour aborder ce projet.

Partie 3: Marquer des points

Trois projets – et quelques autres – sont à ce stade à différents états d’avancement dans l’entreprise d’Alex. Grâce à ces projets, de nombreuses personnes ont été exposées aux principes de la gouvernance de l’information et prennent conscience de l’existence de solutions pour répondre tantôt à des besoins de conformité, tantôt à des besoins de migration de données ou bien de conservation réglementaire. Au fur et à mesure de l’avancement de ces projets, ceux-ci permettent de fournir un modèle d’approche que d’autres divisions de l’organisation commencent également à s’approprier.

Ainsi, Alex utilise ses premiers succès pour développer une compréhension de ce que représente un ensemble de problématiques différentes liées au même domaine de la gouvernance de l’information, et comment ces petits projets peuvent être finalement recoupés et regroupés en un seul programme à l’échelle globale de l’entreprise. Le résultat sera une prise de conscience générale avec une initiative d’entreprise, une stratégie commune et la mise en place d’une panoplie d’outils complémentaires partagés, qui s’exécutera sous la forme d’une série de projets, chacun axé sur un défi particulier.

_________________________________

En fin de compte, la gouvernance de l’information a pour valeur de réduire les coûts, de répondre aux exigences de conformité et d’accroître la valeur et l’utilisation des informations produites et stockées par l’organisation. Aucuns de ces bénéfices ne se réalisent lorsqu’une organisation développe une stratégie de gouvernance de l’information en tentant directement une approche globale au sein d’un plan pluriannuel. Le retour sur investissement ne survient que lorsque de véritables projets sont réalisés pour résoudre des problèmes ou des opportunités spécifiques liés à la gouvernance de l’information.

Chez Everteam, nous sommes des adeptes de l’approche «Small Ball» appliquée à la gouvernance de l’information. Le travail que fait Alex dans son entreprise est l’un des meilleurs exemples que nous ayons vu permettant d’avancer par petit pas, régulièrement mais surement…

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre démarche et la manière dont nous aidons nos clients à mettre en place une gouvernance de l’information dans leurs entreprises, rejoignez-nous pour un webinar le 11 octobre.