L’auto-évaluation – un outil pour se préparer à la certification de son SAE NF Z42-013 dans le but d’obtenir la marque NF 461.

L’auto-évaluation – un outil pour se préparer à la certification de son SAE NF Z42-013 dans le but d’obtenir la marque NF 461

La marque NF 461 permet de distinguer les Systèmes d’Archivage Electronique (SAE) qui respectent la norme NF Z 42-013 ou la norme ISO 14641-1 ainsi que le référentiel de certification associé. La certification est proposée par AFNOR CERTIFICATION  aux entreprises qui souhaitent mettre en place ou qui possèdent déjà un SAE. Ces entreprises qui ont fait le choix de ne pas externaliser leurs archives électroniques pour des raisons de confidentialité ou pour tout autre raison peuvent demander et obtenir la marque NF 461. 

Auto-évaluation de son SAE

Pour permettre à un SAE d’obtenir la certification liée au référentiel de la marque NF 461, il est indispensable de mettre en place un système d’auto-évaluation annuelle du SAE afin de vérifier la conformité de son SAE par rapport à la norme NF Z42-013 et au référentiel de certification. Les résultats de cette auto-évaluation doivent donner lieu à un plan d’action d’amélioration et à son suivi.

Lors d’une demande d’audit auprès d’Afnor Certification, un dossier doit être constitué avec, entre autre, les résultats de l’auto-évaluation ainsi que le plan des actions d’amélioration. Ces documents sont utilisés par l’auditeur lors de la préparation de son audit du SAE.

L’audit du SAE par AFNOR Certification aura lieu tous les trois ans. Il est donc important de mettre en place cette auto-évaluation annuelle pour permettre de gérer plus facilement la gestion du cycle de vie de la certification.

Durée d’un Audit

Tous les 3 ans, un auditeur se déplace sur le site où se trouve le SAE afin de vérifier sa conformité. L’audit d’un SAE interne est composé de 3 étapes : Une étape de présentation du SAE durant laquelle le SAE est présenté à l’auditeur, une seconde étape de travail sur la documentation relative au SAE, une troisième étape de contrôle du SAE par rapport aux règles de certification.

L’audit donne lieu ensuite à un rapport qui est présenté au demandeur. Ce rapport précise les écarts éventuels constatés que le demandeur devra combler pour lui permettre d’obtenir la marque NF 461.

L’audit pour un SAE interne est actuellement prévu sur une durée 6 jours. L’auto-évaluation annuelle est obligatoire pour pouvoir faire certifier son SAE.