Le « Case Workspace » : faciliter l’instruction du dossier

Le « Case Workspace » : faciliter l’instruction du dossier

Une des caractéristiques principales d’une solution de “Case Management“ est de mettre à disposition des acteurs un dossier virtuel d’objets et de documents afin de permettre une instruction métier efficace. La constitution et la simplicité d’accès à ce  container virtuel est un des éléments de la performance du système de Case management. Le “Case Workspace“  permet de rassembler dans un même espace virtuel, l’ensemble des éléments nécessaires à l’analyse et au traitement du « Case ».

De la chemise papier au courant d’air furtif.

Les systèmes de traitement des dossiers (souvent papier), circulaient il y a encore peu de temps d’un acteur à un autre à l’aide d’une simple chemise cartonnée. Pour les dossiers les mieux organisés, la chemise comportait souvent des sous chemises qui regroupaient les différents documents nécessaires aux traitements du “Case”.

Acteur après acteur, la chemise s’enrichissait de notes manuscrites et de post-it,  feuilles agrafées  les unes avec les autres. L’ôte-agrafes, la colle, le scotch, le post-it, l’agrafeuse étaient les instruments indispensables pour tenter d’ordonner le dossier en laissant trace de son action pour que l’acteur suivant puisse poursuivre sa tâche. Dans les meilleurs cas, le logiciel de suivi des actions permettaient de mentionner la fin de la dure tâche menée.

A la recherche d’une pièce nécessaire au traitement, le bureau de l’utilisateur ressemblait souvent à un grand patchwork de documents étalés sur les deux mètres carrés de bureau, cachant  le clavier de l’ordinateur et la souris. Par malheur, le courant d’air furtif venait parfois battre les cartes du dossier dans lequel la pièce manquante à l’accomplissement de la tâche était souvent absente.

Le Case Workspace

A l’heure de la navigation sensorielle, le « Case Workspace » du gestionnaire doit être aussi simple et intuitif d’utilisation que ce qu’aurait pu imaginer Steve Jobs s’il avait eu à concevoir une manipulation de dossier numérique sur un écran de tablette.

Le gestionnaire doit pouvoir sélectionner les objets du Case dont il a la charge  et les faire glisser dans  son espace de traitement virtuel, son « Case Workspace ». Il doit pouvoir organiser et épingler ensemble quelques documents pour pouvoir faciliter l’instruction. Les gestionnaires ne doivent pas passer de temps à rechercher des informations nécessaires à l’instruction au moment où ils interviennent sur le dossier. Tout doit être devant eux, à leur disposition.

Ce principe nécessite d’utiliser des outils de gestion de contenu intégrés et optimisés permettant une navigation efficace  dans le dossier. Pour le gestionnaire, la vision du dossier doit à la fois être ouverte à 360° tout en restant synthétique.

De la fiction à la réalité

Je vous propose de découvrir sans attendre une solution du marché qui intègre la simplicité du Case Workspace : everteam.case.