Le Système d’Archivage Electronique (SAE) : un nouveau levier de performance pour les DSI

Le Système d’Archivage Electronique (SAE) : un nouveau levier de performance pour les DSI

Engagées dans la transition numérique, les entreprises doivent aujourd’hui être en mesure de traiter des archives physiques, dématérialisées ou nativement électroniques. Pour répondre à ces nouveaux enjeux, un écosystème complet se forme autour de la fonction archivage. Il est composé de divers services de l’organisation – la conformité,  le service archives, le département juridique, les IT, les divisions métiers, la Direction Générale – autant d’entités qui ont souvent des pratiques différentes de gestion et de valorisation des archives. Les DSI, confrontées aux problématiques complexes de l’archivage jouent bien sûr un rôle pivot dans le projet, tout en ayant beaucoup à y gagner…

Quels sont donc les arguments clés du point de vue de la DSI qui accompagnent la mise en place des Systèmes d’Archivage Électroniques (SAE) ?

  • Réduire les coûts de maintenance ou d’exploitation des applications du système d’information en rationnalisant le portefeuille applicatif, sans porter préjudice à la conservation des données et des documents. La solution ? Décommissionner les applications obsolètes ou celles qui ne savent pas gérer d’importants volumes, ce qui allège les coûts de licence, de sauvegarde et de maintenance.
  • Optimiser les budgets des architectures informatiques :
    –> en s’appuyant sur une solution d’archivage performante basée sur des composants techniques peu coûteux, en Opensource par exemple,
    –> en décongestionnant les systèmes de production qui hébergent de grandes quantités d’informations inactives à un coût prohibitif. L’objectif est d’archiver des données sur des systèmes de stockage moins coûteux que les systèmes de stockage primaires, et de pouvoir détruire les données et documents obsolètes en appliquant les règles de conservation.
  • Disposer d’une solution fiable d’archivage de masse capable d’importer et de conserver de grandes quantités de ressources électroniques de type documents, courriels, vidéos, archives, etc. Grâce à son interopérabilité avec les autres briques du système d’information (logiciels de messagerie, ERP, CRM, GED…), le Système d’Archivage Electronique permet à toutes les applications de l’entreprise de déposer des documents électroniques.

  • Bénéficier d’une solution d’archivage adaptée aux bénéfices attendus d’un déploiement en cloud : efficacité, disponibilité, réactivité, coût, sécurité et souplesse d’un environnement hybride.

  • Répondre aux enjeux de sécurité qui sont si structurants pour les systèmes d’information et les organisations quelles qu’elles soient : gestion de la confidentialité des documents archivés avec gestion des droits d’accès, authentification de l’archive, traçabilité des opérations effectuées sur l’archive, protection des éventuelles pertes, suppressions ou intrusions.

  • Satisfaire les spécificités métiers qui régissent la bonne activité de l’entreprise et la protègent : un Système d’Archivage Electronique est l’outil idéal pour appliquer une politique de record management fiable, et donc respecter les politiques de conservation propres à chaque archive par secteur d’activité.

Grâce à cette solution aisée à maintenir et à exploiter, la tâche des DSI est simplifiée et les coûts inhérents au SI sont largement réduits : diminution de la volumétrie de données stockées sur les serveurs de production, décommissionnement des applications inutiles, réduction des ressources et du temps consacrés à de multiples sauvegardes, satisfaction client interne face au service rendu etc. de quoi permettre à la DSI de s’inscrire pleinement dans la gouvernance de l’entreprise.