L’entropie documentaire, un mal latent des organisations
Dans une économie mondialisée où l’information circule en flux continu, les organisations font face à un paradoxe persistant : les outils conçus pour fluidifier la collaboration sont devenus les principaux artisans d’une saturation documentaire sans précédent. Les entreprises font face à un double défi : gérer un volume exponentiel de documents tout en répondant à des exigences de plus en plus strictes en matière de conformité, de protection des données et de traçabilité.
De plus, la transformation numérique rapide a accru la dépendance vis-à-vis des systèmes informatiques et des prestataires technologiques externes, tout en exposant le secteur à des cybermenaces croissantes. Ce constat a conduit l’Europe à se doter d’un cadre réglementaire dédié, harmonisé et complet (dont les textes européens IA Act, DMA, DSA, CRA, NIS2, DORA et RGPD en sont des exemples représentatifs).
Dans ce contexte, les outils collaboratifs de type EFSS (Enterprise File Sync and Share) comme Google Workspace et particulièrement Microsoft 365 (avec SharePoint Online et Teams) se sont imposés mondialement comme la référence pour la production, le stockage et le partage de documents. Ces solutions SaaS (Software as a Service) matures prennent progressivement le relais des serveurs de fichiers et répondent aux attentes de simplicité d’usage des utilisateurs tout en allégeant la charge d’exploitation des services informatiques.
Cependant, après les premières années d’usage, la situation évolue. Le cas de SharePoint Online illustre parfaitement cette dérive : lorsque les volumes de données excèdent les forfaits initiaux, la plateforme se heurte à des limites majeures en termes de gouvernance et de contrôle des coûts. Utilisé par défaut comme espace de stockage, la majorité des sites SharePoint sont encombrés de fichiers obsolètes, de doublons, de versions multiples et de contenus non qualifiés. Cette entropie est consubstantielle à la nature même de ce type d’outil qui délaisse les tâches de classification des documents et de saisie de métadonnées.
Les conséquences de ce manque de discipline ne sont au départ pas perçues car les impacts financiers sont faibles, portés par un forfait confortable et des services à forte valeur ajoutée. Rapidement, ce mode d’usage entraîne une perte d’efficacité pour les utilisateurs qui ont de plus en plus de mal à retrouver leurs documents, mais aussi et surtout, une explosion des coûts de stockage cloud et une impossibilité à garantir la licéité des pratiques de gestion documentaire.
Alors comment agir pour traiter les vracs numériques ?
