Mise en place d’un Système d’Archivage Electronique : quel ROI ?

Mise en place d’un Système d’Archivage Electronique : quel ROI ?

La recherche de ROI est souvent l’élément déclencheur de la mise en place d’un Système d’Archivage Electronique. Et c’est traditionnellement la première question qui est posée dès qu’un tel projet est envisagé. Question complexe mais à laquelle nous allons pouvoir apporter certains éléments de réponses, grâce aux retours d’expérience de clients et aux enseignements tirés du grand nombre de projets mis en place depuis plusieurs années maintenant.

La réduction objective de certains coûts

L’optimisation des surfaces physiques d’archivage engendre évidemment des économies directes. Suivant les cas, elles peuvent largement financer l‘investissement, surtout lorsque l’on regarde le prix du m2 pour certaines grandes entreprises de la Défense par exemple… La deuxième source de réduction de coûts est à chercher du côté du décommissionnement, c’est-à-dire de la suppression d’applicatifs inutiles, dépassés ou ne permettant pas de gérer de gros volumes de données. En rationalisant certains systèmes métiers et en archivant les données dans des SAE dédiés, beaucoup moins onéreux, on impacte directement les budgets applicatifs. Sans compter la baisse des frais de licences, de sauvegarde et de maintenance.

Quand l’information devient un élément de productivité supplémentaire

L’utilisation même du système d’archivage électronique par les différents métiers génère de la performance, et améliore la productivité des équipes. A condition de leur proposer une solution adaptée à leur contexte métier, avec une prise en main intuitive du SAE, un portail d’accès innovant, des interfaces explicites et des outils de recherche performants. En simplifiant et en optimisant la capacité de rechercher, récupérer, traiter ou archiver les documents, les systèmes d’archivage électronique permettent également d’accélérer les processus, d’améliorer la qualité et le service clients. C’est là toute la force d’un SAE efficace au paramétrage fiable qui permettra d’accéder rapidement à l’information quelle que soit la forme (fichier, donnée) ou le support, d’origine interne ou externe à l’entreprise. En référençant au sein d’une solution unique les différents flux documentaires, on organise un accès centralisé à l’information et on facilite l’accès aux contenus pour réduire le temps de restitution des documents, et au final améliorer les processus internes. Pour maximiser ces gains de productivité et améliorer les pratiques métiers, tout l’enjeu consiste à mettre l’usager au centre du système avec une l’application intégrée au poste de travail ou accessible en mobilité. Chantier complexe mais indispensable…

Un enjeu clé : le contrôle des risques

C’est le bénéfice à priori la plus évident. En effet, la sécurité et protection des données sensibles sont les principales raisons invoquées par les entreprises pour justifier la conservation de documents dans un système d’archivage électronique. Autres motifs souvent cités : les craintes de perdre la maîtrise des documents et la volonté d’en limiter l’accès. On peut y ajouter la nécessité de réduire le risque d’indisponibilité, voire de perte d’information en cas de litige ou d’audit, en disposant de fonctions d’eDiscovery performantes, ainsi que l’obligation d’assurer la continuité de l‘activité en cas de sinistre. Un SAE représente la garantie de la mise en place cohérente de l’activité en conformité avec les obligations métiers (RGAMF, Solvency 2, Bâle III,…), normatives (NF Z42013,…), réglementaires (GDPR, eIDAS,…), légales (Décret 2016-1673,…) etc. Enfin, il facilite la gouvernance de l’information via l’intégration des règles de records management définies par l’entreprise : durée de conservation, typologie de document, niveau de confidentialité, etc. Le tout en un point unique pour maîtriser délais et obligations de conservation et de destruction de l’information, exigées par la GDPR notamment.

Si le ROI généré par la mise en place d’un SAE est souvent indirect, il n’en reste pas moins bien réel. En tout cas largement de quoi considérer les archives de données comme une source de revenu potentiel. Bien pensé et paramétré, c’est l’outil qui permet de tracer, collecter, conserver et retrouver cette précieuse information que l’on a de plus en plus de mal à maîtriser aujourd’hui, au niveau de son volume, de sa qualité et de sa sécurité…