N’attendez plus, votre Capital Informationnel doit être maîtrisé !

La vie était plus simple à l’époque. La grande majorité du contenu de l’entreprise était au format papier. Nous savions “plus ou moins” ce que nous avions à notre disposition (c’est à dire pas grand chose). Nous savions aussi où se trouvait le contenu … Un dossier quelque part sur le bureau de quelqu’un, dans un placard, ou bien dans la salle des archives sur-site ou hors-site.

Le processus de digitalisation de l’entreprise au cours des deux dernières décennies a amené d’importants bénéfices aux organisations. Les outils utilisés à cet égard (CRM, ERP, MS-Office, workflow, systèmes de GED, messagerie électronique, réseaux sociaux, etc.) ont abouti à une explosion incontrôlable des volumes de contenus de l’entreprise (pour ne pas mentionner d’autres termes associés au Big Data et commençant par la lettre « v » comme variété, vitesse, véracité, valeur, etc.) :

  • Le contenu (électronique) est dispersé au travers de nombreux systèmes, emplacements physiques, plateformes et juridictions.
  • Parfois, le contenu est stocké de telle manière que son propriétaire, et la personne qui le manipule tout au long de son cycle de vie, ne sont pas clairement identifiés.

Prenons par exemple le contenu stocké dans un serveur de partage de fichiers ayant été affecté à un projet ou à un employé. Qu’adviendrait-il de ce contenu lorsque le projet sera terminé ou lorsque l’employé partira de l’entreprise ? Qui deviendrait le nouveau propriétaire de ce contenu ? Qui assurerait son contrôle ? Et par dessus tout, qui dans l’organisation, disposera de la connaissance relative aux informations clés détenues dans ce contenu ?

Pendant longtemps, les responsables (métier, IT, juridique, opérationnel, etc) n’ont pas suffisamment pris en compte la nécessité d’assurer la maîtrise du contenu qu’ils avaient à leur disposition. Non seulement concernant l’emplacement du contenu dans l’entreprise, l’information qu’il détient, ainsi que le coût lié à sa conservation et à son cycle de vie (peut-on le supprimer légalement et sans risque ?).

Avec la transformation fondamentale des business models (Saas …) et les changements radicaux inhérents aux infrastructures IT (migration vers le cloud), un sentiment d’urgence grandissant s’est développé quant au besoin de disposer d’une vision globale sur le patrimoine informationnel de l’entreprise (Information Asset) :

  • Les métiers veulent accéder à l’information pour améliorer leurs processus, en extraire le maximum de valeur et améliorer leur efficacité.
  • L’IT souhaite se débarrasser du contenu indésirable (information obsolète, doublons, etc.) pour décommissionner les anciennes applications et le stockage redondant, tout en réduisant les coûts opérationnels.
  • Le département juridique veut minimiser les risques, optimiser sa capacité à répondre aux litiges et réduire les frais juridiques.

Un jour, Dr. Peter Drucker a dit : “l’information est une donnée dotée de pertinence et d’un but” (Harvard Business Review 1988). Les termes “pertinence” et “but” portent sur une notion de marché émergente qui soutient que l’information d’une entreprise est son Capital Informationnel contribuant à son bien-être, à sa valorisation et à sa performance. Par conséquent, ce capital nécessite d’être maîtrisé (géré et pris en charge correctement).

La problématique de maîtrise du patrimoine informationnel de l’entreprise est belle et bien réelle et il est impossible de la contourner.

Les entreprises doivent donc prendre les mesures nécessaires pour :

  • Établir des stratégies de gouvernance de l’information au sein de leur organisation.
  • Mettre en place des programmes de gouvernance pour exécuter ces stratégies.
  • Mettre en oeuvre des solutions technologiques pour assister à l’exécution de ces programmes et résoudre des problèmes spécifiques à la gouvernance de l’information auxquels font face de nombreuses organisations.

Dans mon prochain article, j’aborderai un cas d’usage relatif aux solutions de File Analytics (IG) appliquées au contenu présent dans les serveurs de partage de fichiers :

  • Une quantité significative du contenu de l’entreprise (peut être > à 40%) est dispersée à travers les différents serveurs de partage de fichiers qui ne sont pas contrôlés et mal gérés (coûts élevés, risques élevés, perte de valeur).
  • Les solutions de File Analytics peuvent aider les entreprises à réduire les risques, à établir et renforcer les politiques de gouvernance de l’information, et à optimiser l’infrastructure IT.