Nettoyage des systèmes de partage de fichiers | Définir le processus d’exécution de nettoyage (Phase 2)

Dans de précédents articles, j’ai décrit une procédure que les entreprises peuvent suivre pour leurs projets d’assainissement ou de nettoyage de leurs systèmes de partage de fichiers (ou EFSS). Dans le présent article, je vais approfondir la phase 2 de ce processus, à savoir la définition du processus d’exécution de ce nettoyage.

File Remediation Process

Une fois les politiques de nettoyage définies (règles définissant les différentes classes d’actifs informationnels et les actions associées à chacune d’entre elles), l’étape suivante consiste à définir en détails le processus de nettoyage au niveau de son exécution :

Activité

Description

Remarques

Interroger et inventorier  les partages de fichiers Identifier et générer un inventaire des partages de fichiers au sein de l’entreprise Les fondements de la carte
Estimer les volumes de données Évaluer le volume de contenu stocké dans les différents partages de fichiers Estimation approximative ?
Identifier la nature métier du contenu Identifier la nature métier du contenu dans chaque partage de fichiers
Définir l’état final de chaque partage de fichiers Déterminer l’état final souhaité de chaque partage de fichiers (ou groupe de partages) :

  • Passer en mode hors ligne
  • Mettre hors service
  • Continuer d’utiliser pour le contenu propriétaire
  • Limiter l’utilisation au seul nouveau contenu
Tenir compte de la stratégie globale de l’entreprise en matière de transformation numérique et d’informatique
Définir un processus de nettoyage en mode batch Définir un processus d’exécution du nettoyage en mode batch :

  • Définir des batches distincts
  • Définir des groupes de batches
  • Définir une procédure de traitement des exceptions
Dimensionner la solution File Analytics pour le travail de nettoyage requis Dimensionner la solution File Analytics selon le travail de nettoyage des partages de fichiers

Évaluer les besoins d’infrastructure pour la solution et dimensionner cette infrastructure :

  • Serveurs
  • Base de données
  • Journal d’audit
  • Tableau de bord
Hiérarchiser le traitement des batches Hiérarchiser le traitement des batches et groupes de batches :

  • Considérations budgétaires
  • Considérations en matière de risques (matrice des risques)
  • Considérations légales
  • Considérations de valeur
  • Considérations chronologiques et de délais
  • Considérations liées à des événements contraignants
Exemple : partages de fichiers abandonnés pour des projets terminés ou partages de fichiers d’employés ayant quitté l’entreprise.
Définir le traitement des exceptions Définir ce qui constitue une exception aux règles de traitement ainsi que le mode de traitement de ces exceptions :

  • Appliquer une politique/règle fiable
  • Déplacer vers une autre piste pour traitement manuel
Exemple : élément de métadonnées manquant mais indispensable pour classifier une archive
Définir la supervision et le reporting Définir l’infrastructure de supervision et de reporting :

  • Identifier le destinataire du rapport Tableau de bord ?
  • Quelles informations inclure dans le rapport ?
  • À qui envoyer des notifications et quels sont les seuils ?
Définir un modèle RACI Définir un modèle RACI pour les tâches de nettoyage à exécuter. RACI = Responsable, ComptAble, Consulté, Informé
Obtenir les approbations internes Obtenir les approbations internes nécessaires pour les politiques et le lancement des tâches de nettoyage :

  • BOD (selon les cas)
  • Juridique
  • Métier
  • IT
  • Risques

Comme indiqué dans l’article précédent, gérer des informations ESI (Electronically Stored Information du Legal eDiscovery) ne fait pas forcément partie du processus d’assainissement ou de nettoyage des systèmes de partage de fichiers. CEPENDANT, il s’agit d’une étape qui DOIT précéder toute tâche effective d’exécution du nettoyage.

Dans mon prochain article, j’explorerai la définition du contenu ROT et les problèmes associés.

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