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Les 4 piliers de la gouvernance de l’information dans l’industrie

Un programme de gouvernance de l’information dans le secteur industriel, cela se structure, s’optimise, se prépare. Mais quels sont les piliers qui permettent de définir une nouvelle politique de gestion des données ? Quels outils et process doivent être mis en place ? Réponse tout de suite, avec le retour d’expérience de Safran, groupe international de haute technologie, équipementier de premier rang dans les domaines de l’Aéronautique, de l’Espace, de la Défense et de la Sécurité, qui emploie plus de 70 000 personnes !

Premier pilier : la stratégie

Le premier pilier de la gouvernance de l’information est le plus évident : la stratégie. Il s’agit en effet de décider, au-delà de la solution d’archivage retenue, des objectifs à atteindre avec la nouvelle politique des données.

Cet enjeu capital doit être impulsé au plus haut niveau, au sein d’un modèle top-down : ce sont les décideurs (dirigeants, managers…) qui en définissent le cadre, via un audit, une initiative pilote, ou encore des réunions de travail. Ce qui permet d’aboutir à répondre à une question simple mais essentielle : qu’attend-on de la gouvernance de l’information ?

Dans le cas de Safran, par exemple, la direction du groupe souhaitait optimiser la gestion de ses archives, en s’appuyant sur un outil d’archivage fluide et simple, à même de répondre aux réglementations, aux défis et aux attentes normatives liés à son activité. Ainsi qu’à anticiper la demande de mise à disposition de documents lors d’éventuels audits !

Deuxième pilier : l’organisation et les processus

Mettre en place une gouvernance de l’information efficace doit se faire de manière concertée, impliquant de fait tous les acteurs de l’entreprise industrielle concernée. Cela passe, tout d’abord, par la construction et la diffusion de règles de classification, de catégorisation et de partage de l’information. Ensuite, la gestion du cycle de vie des informations devra être définie : qu’est-ce qui est concerné par l’obsolescence, à partir de quand ? Quelles actions devront être alors mises en place, et dans quel délai ? Quelles sont les informations les plus importantes, celles à récupérer le plus facilement et le plus rapidement ?

Dans le cas de Safran, un soin particulier a donc été porté à la création des règles permettant, in fine, une réelle valorisation du patrimoine documentaire et une réponse concrète aux obligations légales, réglementaires ou normatives liées à la conservation des documents. L’étape ultime… avant le pilier suivant : le choix des outils !

Troisième pilier : les outils

Bien sûr, les outils constituent un pilier essentiel de la gouvernance de l’information dans le secteur industriel. Ils doivent répondre à plusieurs impératifs. Tout d’abord, une simplicité d’utilisation qui n’empêchera personne, quel que soit son niveau d’acculturation au numérique, de s’en servir au quotidien. Ensuite, une compatibilité totale avec les formats de fichiers et les solutions utilisés précédemment, pour ne perdre aucune information lors du déploiement. Enfin, une personnalisation possible aux enjeux de l’industrie, afin qu’aucune fonctionnalité ne soit manquante.

Ainsi, pour Safran, il s’est agi d’adopter un outil fonctionnant avec les règles de la société, compatible avec les fichiers Excel utilisés précédemment, suffisamment souple pour différencier plusieurs niveaux de règles, et intégrant un suivi simplifié des évolutions et de l’accès aux règles d’ergonomie et de maîtrise des droits. De quoi justifier, largement, l’adoption d’un nouvel outil !

Quatrième pilier : la valeur ajoutée

Ce pilier-là va justifier l’ensemble de la démarche de gouvernance de l’information, et permettra de répondre à la question suivante : « Que peut-on faire maintenant, que l’on ne pouvait pas forcément faire avant ? » L’idée étant, bien sûr, d’atteindre les objectifs fixés dans le premier pilier, mais aussi et surtout de les dépasser !

Illustration chez Safran ? Plus de 200 000 descriptifs de documents sont actuellement gérés avec fluidité et simplicité dans l’application. L’entreprise industrielle peut ainsi :

  • Accéder aux documents réclamés en cas d’audit ou de contentieux ;
  • Valoriser son patrimoine documentaire ;
  • Assurer une conservation optimale des documents.

Vous souhaitez vous faire accompagner dans cette démarche ? Personnaliser ces piliers à vos enjeux industriels propres ? Contactez les experts d’Everteam ou rencontrons-nous lors de notre prochaine matinale dédiée à la gouvernance de l’information