L’archivage de données en 2020 : innovations et perspectives !

En 2020, le marché de l’archivage est en pleine maturité en proposant des solutions logiciels à la fois simple, moderne et complète. Ce domaine reste dynamique avec de nombreux faits marquants.

Le Moteur de Recherche, première étape de la Gouvernance de l’Information d’Entreprise

La gouvernance de l’information est un objectif ambitieux qui conduit à repenser les pratiques, l’organisation, les responsabilités et les outils logiciels. C’est un processus long mais nécessaire pour s’assurer une utilisation optimale et sans – ou en limitant au mieux – les risques.

Webinars de la Gouvernance de l’Information : Connecteur Everteam pour Office 365 & SharePoint

SharePoint, Office 365, Teams, … Dès qu’il s’agit de travailler sur des documents de manière collaborative ces outils sont incontournables ! Ces solutions sont presque devenues une norme en entreprise. Selon une étude Gartner, 54% des sociétés interrogées utilisaient Office 365 en 2016. En 2019, ce chiffre monte à près de 80% !

La protection de la vie privée se traduit par une augmentation de la confiance, de la valeur de la marque et de la valorisation.

Il y a peu, Ken Lownie, chef de la clientèle US d’Everteam, a présenté un webinar sur la façon dont les investissements dans la protection de la vie privée se traduisent par une confiance accrue des clients et une meilleure fidélité à la marque. Voici les principaux points abordés dans le webinaire.

  1.     La protection de la  vie privée est utile :  Les organisations qui abordent la gestion de la protection de la vie privée au moyen d’investissements stratégiques surmonteront la panique de la conformité réglementaire et économiseront du temps, de l’énergie, des ressources et de l’argent.
  2.     Les attentes des consommateurs ont changé : Des pratiques commerciales négligentes et des approches frivoles en matière de protection de la vie privée des consommateurs ont créé un climat de méfiance, faisant de la confiance l’atout le plus précieux d’une organisation.
  3.     La protection de la vie privée est payante : Les consommateurs choisissent des produits et des services qui ont fait leurs preuves en matière de protection de la vie privée plutôt que des options moins transparentes. Par conséquent, la performance financière et la protection de la vie privée sont fortement corrélées, comme le montrent les études réalisées par EY.
  4.     La protection de la vie privée vaut la peine d’être commercialisée : La transparence, c’est dire aux gens ce que vous faites. Les organisations qui mettent en œuvre de solides pratiques de protection de la vie privée devraient l’incorporer dans leur stratégie marketing afin d’améliorer la fidélisation à leur marque et d’en tirer des avantages en matière de valorisation.
  5.     Les employés s’attendent à du leadership : Les employés estiment que l’une des principales clé du leadership en matière de gestion de la marque est de s’attaquer aux questions de protection de la vie privée ; cependant, de nombreux dirigeants ne savent pas comment mettre en œuvre cette stratégie de protection.
  6.     C’est un marathon, pas un sprint : Bien qu’il existe des approches “pansement” pour les entreprises à la recherche des meilleures pratiques en matière de protection des données et de conformité réglementaire, investir dans une stratégie globale de gouvernance de l’information qui intègre à la fois la technologie et les processus opérationnels améliorés est une solution plus durable, à long terme.

Au fur et à mesure que les organisations communiquent leurs décisions en matière de gouvernance de l’information, les éditeurs de solutions de longue date peuvent les aider à régler efficacement leurs problèmes de protection de la vie privée. Avec trois décennies d’histoire et de leadership dans le secteur de la gouvernance de l’information, Everteam a aidé certaines des plus grandes organisations mondiales à prendre le contrôle de leurs informations, en favorisant des relations clients fondées sur une base solide de confidentialité et de confiance. Pour en savoir plus sur les avantages incontestables de la protection de la vie privée, contactez-nous.

ECM 2.0 : le rôle de la gouvernance fédérée de l’information dans l’évolution de l’ECM / DM

La gestion documentaire (DM) et la gestion de contenu d’entreprise (ECM) sont en constante évolution depuis leurs débuts. Depuis l’introduction des principes de la DM / ECM à l’ère du papier et des microfiches, la vague de digitalisation des années 1980 et 1990, la maturation du marché dans les années 2000 et l’évolution du Cloud dans les années 2010, ces disciplines se sont adaptées en permanence pour répondre aux besoins des organisations et des secteurs d’activité axés sur les contenus et les processus.

Si ces disciplines ont évolué au fil du temps, un aspect de la gestion de l’information est resté inchangé : le modèle centralisé. Dans le modèle de l’ECM / DM, l’approche de gouvernance repose traditionnellement sur la centralisation de tous les contenus – documents physiques, microfilms, fichiers numériques et leur rendu – dans un système de gestion de contenu (CMS).

Pilier de l’ECM / DM, le CMS centralisé continuera probablement de jouer un rôle essentiel dans la gestion de l’information. Cependant, les évolutions récentes imposent une approche nuancée combinant les méthodes centralisée et décentralisée de gestion de l’information. Ces évolutions sont notamment les suivantes :

  • Explosion du volume de données
  • Augmentation de l’autonomie des utilisateurs
  • Demande d’un meilleur accès aux informations
  • Réglementation renforcée des informations

Ces défis ne sont ni insurmontables, ni incompatibles avec une stratégie cohérente et efficace d’ECM / DM. En revanche, une telle stratégie doit être complétée par des outils soutenant aussi bien le modèle centralisé que le modèle décentralisé de gouvernance de l’information. Voici quelques façons de franchir les obstacles :

  1. Se connecter aux sources de données dont le volume explose : Les organisations doivent affronter les problèmes liés à la croissance exponentielle des informations, plutôt que de les ignorer. La méconnaissance des informations expose l’organisation à des dysfonctionnements, à des amendes et à des poursuites. Cela nuit à la confiance des clients et a des conséquences financières considérables. Il est essentiel de connecter les sources de données en croissance telles que les applications structurées (CRM, ERP, etc.), les serveurs de fichiers, les systèmes de messagerie électronique, les plateformes collaboratives et les réseaux sociaux. L’association de cette approche fédérée avec l’ECM / DM centralisée offrira une bonne visibilité sur le type de contenu créé et diffusé dans l’entreprise.
  2. Permettre à l’organisation de fonctionner librement : L’infrastructure informatique en libre-service est aujourd’hui un fait, et il n’est plus possible de revenir en arrière. En effet, le rythme soutenu des opérations sur le marché actuel rend ces outils quasi indispensables. Plutôt que de s’y opposer, les gestionnaires de documents et l’équipe conformité doivent les adopter et les placer sous leur surveillance à l’aide du modèle de gouvernance fédérée mentionné ci-dessus. Ils pourront ainsi étendre les avantages de l’ECM / DM centralisée à l’ensemble de l’organisation, même dans les parties non gouvernées auparavant qui connaissent une croissance du contenu sans précédent et potentiellement dangereuse. Cette approche apporte les avantages de la gouvernance sans imposer de restrictions sur le fonctionnement de l’entreprise potentiellement incompatibles avec ses tâches quotidiennes.
  3. Fournir une vue unique des données quel que soit leur emplacement : Avec une vue unique, les gestionnaires de l’information peuvent parcourir des sources de données éloignées, identifier les informations sensibles (y compris les données personnelles, exclusives et redondantes ou obsolètes) et prendre les mesures nécessaires. Une interface unique permet également de mettre en lumière le Dark Content, en offrant une visibilité complète sur les systèmes ECM / DM centralisés et les sources d’informations en croissance.
  4. Fournir des outils pour assurer la confidentialité, la confiance et la conformité : Un nettoyage ponctuel ne résout pas les problèmes de volume, de diversité et de complexité des informations créées. Il existe des outils permettant de gérer l’information en continu. Avec des outils tels que la classification en fonction de règles prédéfinies ou par apprentissage automatique, il est possible de classer le contenu et de créer des politiques d’élimination pour les informations se trouvant dans le système ECM / DM et l’environnement informationnel fédéré. Cela constitue la pierre angulaire de la conformité et de la confiance des clients.

L’époque actuelle est passionnante pour les records manager, les équipes informatiques, les professionnels de la conformité, ainsi que toute personne s’intéressant à la manière dont les informations sont créées et diffusées. Alors que les organisations tentent de traverser cette période de changement, Everteam est en mesure de leur fournir les connaissances et les technologies dont elles ont besoin pour relever le défi du déluge informationnel d’aujourd’hui. Éditeur de solutions ECM / DM depuis près de 30 ans et leader de la gouvernance fédérée de l’information, Everteam possède l’expertise et la gamme de produits nécessaires pour résoudre les problèmes de gestion de l’information les plus complexes. Pour en savoir plus sur la façon dont les stratégies ECM / DM peuvent être complétées par une approche fédérée simple qui éclaire la quantité astronomique de Dark Content dans votre entreprise, contactez-nous dès à présent.


La gouvernance de l’information n’est plus un luxe, mais une nécessité

On entend souvent dire que les informations valent plus que le pétrole. Bien que cette comparaison puisse sembler un peu exagérée, il est évident que les informations sont une denrée qui peut avoir un impact considérable sur les organisations – pour le meilleur et pour le pire. Du scandale de Facebook et Cambridge Analytica aux violations de données d’Equifax et de Capital One, les dirigeants de sociétés et les consommateurs ont pris conscience du pouvoir qu’exercent les informations sur les entreprises et leur image. C’est la raison pour laquelle les organisations doivent se pencher sur la gouvernance de l’information et la manière dont elle peut les affecter.

La gouvernance de l’information ne se limite pas à la gestion des données : il s’agit d’une stratégie de protection, d’exploitation et de maintenance des actifs informationnels. La gouvernance de l’information est une discipline dans laquelle les employés, les consommateurs et les organisations visent les mêmes objectifs : protection de la vie privée, transparence et intégrité. Les dirigeants visionnaires d’aujourd’hui comprennent à quel point il est important d’atteindre ces objectifs pour accomplir leur mission globale et réaliser le chiffre d’affaires escompté.

Mais comment procéder concrètement ? Pour inclure la protection de la vie privée, la transparence et l’intégrité dans la mission d’une entreprise, il faut s’intéresser aux technologies et aux processus susceptibles de les compromettre.

Les dark data, une menace pour la vie privée

Les « dark data » font partie des menaces les plus préoccupantes pour la vie privée et la confiance des consommateurs. Ce sont des contenus si éparpillés, volumineux et divers qu’ils sont mal connus. Les dark data sont les sous-produits de la croissance exponentielle des données de ces dernières années et de la diversité des sources d’informations (applications d’entreprise traditionnelles, e-mails, réseaux sociaux, outils collaboratifs, appareils mobiles, etc.). Selon les estimations actuelles, plus de la moitié des informations présentes dans une organisation traditionnelle sont des dark data.

De nombreuses organisations disposent déjà d’équipes de cybersécurité et d’une infrastructure informatique pour détecter les activités externes suspectes. Mais même dans les organisations les plus vigilantes, les politiques et les procédures de gouvernance de l’information peuvent être insuffisantes pour compenser les mauvaises pratiques de leurs employés en matière de gestion de l’information. Ainsi, les organisations qui souhaitent saisir les opportunités et limiter les risques des dark data ont besoin de processus et d’outils puissants de gouvernance de l’information pour comprendre et gérer correctement ces données, qui sont souvent cachées sous nos yeux.

Transparence : les non-conformités révélées au grand jour

De plus en plus préoccupés par la protection de leur vie privée, les consommateurs commencent à exiger que les organisations leur montrent toutes les informations dont elles disposent sur eux, en vertu de réglementations telles que le RGPD, le CCPA et le NYDFS. De nombreux consommateurs souhaitent connaître, modifier voire effacer les informations les concernant, afin de se sentir tranquilles et de s’assurer que ces données ne sont pas perdues dans le cyberespace, exposées aux criminels.

Par le passé, les consommateurs pensaient que les politiques et les procédures des entreprises avec lesquelles ils réalisent des transactions garantiraient automatiquement la bonne gestion de leurs informations. Les consommateurs et les organisations ont eu beaucoup à apprendre pour connaître les implications de la protection des données et identifier des politiques et des outils robustes permettant de la mettre en œuvre. Maintenant que cette phase d’apprentissage est terminée, les organisations doivent prendre des mesures pour répondre aux exigences réglementaires ou assumer les conséquences. Des entreprises essuient des pertes considérables en termes d’amendes (Marriott et British Airways ont récemment été condamnées à des amendes s’élevant à près de 350 millions de dollars), de réputation ternie et de manque à gagner.

Des outils pour assurer l’intégrité

De nombreuses organisations ont commencé à prendre des mesures pour se mettre en conformité, mais leur plan d’action présente des lacunes non identifiées. Elles réécrivent leurs politiques de confidentialité sans se soucier de leur application concrète, modifient les procédures internes sans consulter ou former leurs employés, enregistrent toutes les informations possibles “par mesure de précaution”, définissent des politiques de conservation sans moyen de les mettre en œuvre – vous voyez le tableau.

Il existe des outils faciles à utiliser et à mettre en œuvre pour aider les organisations à combler ces lacunes en matière de gestion de l’information. Un plan de gestion de l’information, aussi bien intentionné qu’il soit, ne peut pas réussir sans les meilleurs outils – solutions logicielles, consultants, professionnels et experts de la gouvernance de l’information – disponibles. Lorsque l’entreprise sera amenée à démontrer les efforts déployés en matière de gouvernance de l’information (en cas d’audit, de litige ou de demande d’accès d’une personne concernée, par exemple), une approche dénuée de conviction ne sera pas d’une grande aide.

À l’horizon

La protection de la vie privée, la transparence et l’intégrité grâce à une gouvernance de l’information améliorée ne sont pas une utopie. Ce sont des objectifs accessibles qui peuvent être atteints en associant des technologies, des processus et un changement de culture. Des produits comme everteam.discover, everteam.policy et everteam.archive peuvent jouer un rôle essentiel de catalyseurs technologiques et aider les organisations à se lancer dans ce parcours important. Les produits d’Everteam permettent aux organisations d’analyser les fichiers, de se connecter aux applications hébergeant des données structurées et non structurées, de découvrir et d’assainir les dark data, de mettre en place des politiques de conservation cohérentes et harmonisées, de désactiver les applications obsolètes et de migrer les informations, pour un niveau accru de conformité et de protection de la vie privée. Engagé dans la gouvernance de l’information depuis 30 ans, Everteam a aidé certaines des plus grandes entreprises au monde à adopter une approche robuste et durable pour protéger la vie privée, assurer la conformité, gagner la confiance des clients, les fidéliser et soutenir une croissance continue.

Les clients sont de plus en plus exigeants vis-à-vis des organisations avec lesquelles ils interagissent. Ils veulent faire à nouveau confiance aux banques qui détiennent leurs actifs financiers, aux entreprises de la santé qui les aident à préserver leur bien-être physique et aux géants des réseaux sociaux qui leur permettent de rester en contact avec leurs proches partout dans le monde. La vie privée, la transparence et l’intégrité ont été les victimes de l’ère de l’information, mais elles peuvent être préservées grâce à une approche concertée de gouvernance de l’information – avec des récompenses inestimables pour ceux qui acceptent de relever ce défi. Everteam peut aider votre organisation à réaliser cette vision – contactez-nous pour discuter de l’“art du possible” dès à présent.

Le plus grand obstacle au décommissionnement

Lorsque je parle à des directeurs informatiques du décommissionnement et de l’archivage, j’ai parfois le sentiment d’être dans une impasse.

Selon moi, le fait de décommissionner des applications qui n’ont plus aucune utilité pour l’entreprise devrait être la chose la plus évidente et simple que n’importe quel CTO pourrait faire dans le but de réduire les coûts et la complexité au sein de son organisation. Pourquoi ne pas décommissionner une application qui vous coûte des dizaines de milliers d’euros–voire plus– si vous ne vous en servez plus ? Qu’est ce qui empêcherait quiconque d’aller de l’avant en faisant l’effort de décommissionner ?

Cette question devient de plus en plus pointue, si vous y ajoutez un autre bénéfice -la réduction du risque- sans compter les économies réalisées et la réduction de la complexité que le décommissionnement permet. Une bonne solution d’archivage permet de réduire les risques légaux et juridiques grâce à des fonctionnalités de conservation et de gestion (en cas de mise en suspens à des fins juridiques par exemple) et permet également d’être conforme aux exigences en termes de conservation d’archives.

Mais quelque chose se met en travers des projets de décommissionnement. Dans une enquête récente que nous avons mené chez Everteam, plus de la moitié des répondants indiquent qu’ils ont au moins une application en place qui n’est plus utilisée. Ces dernières pourraient être décommissionnées, mais non, elles sont toujours bel et bien là.

Dans cette enquête nous avons aussi tenté de comprendre les raisons pour lesquelles les principaux intéressés n’avaient pas initié de projet de décommissionnement de leurs applications. Les réponses ont été révélatrices. Elles ont en effet mis en lumière le seul et plus grand obstacle qui bloquait les initiatives de projets d’archivage et de décommissionnement : l’absence de leadership

En réalité, le département IT et les fonctions métiers partagent le leadership et la responsabilité des applications et ces deux fonctions sont parties prenantes dans toutes les discussions liées au décommissionnement. Dans un scénario classique, l’IT peut sentir qu’une application devrait clairement être stoppée, mais serait bloqué par les métiers. Et la raison à cela est typiquement que les utilisateurs métiers ne sont pas à l’aise avec l’idée de perdre l’accès aux données stockées dans l’application. En dépit des efforts pour les rassurer, ils s’inquiètent de ne plus pouvoir être capable de rechercher et récupérer les documents, archives et autres contenus stockés dans le système précédent.

Puisqu’il est difficile pour l’IT d’initier le projet décommissionnement en raison des objections d’un responsable métier, et qu’il est plus simple d’ “attendre encore 6 mois” plutôt que de risquer la perte d’accès aux informations indispensables, et bien c’est exactement comme cela que ça se passe.

Le décommissionnement est donc repoussé à plus tard, mais au prix du budget et des ressources qui devraient être alloués à de nouvelles initiatives.

Que faire alors ? Et bien, pour ce challenge il n’y a pas de réponses simples. Le plus ironique dans tout cela, c’est que le contenu correctement archivé sera non seulement accessible mais il sera également beaucoup plus facile et rapide de retrouver l’information utile avec la solution adaptée. Le contenu sera également mieux géré, en s’appuyant sur des politiques de conservation qui seront en accord avec la stratégie de gouvernance de l’information de l’entreprise. Par conséquent, la meilleure approche serait de prouver que le contenu archivé soit rendu disponible pour faire des rapports, être recherché, être accessible, et pour montrer clairement les bénéfices en termes d’économies, et de réduction des risques. Et le meilleur moyen pour le prouver est un “Proof Of Concept” (POC).

C’est ainsi que nous procédons habituellement lorsque nous travaillons avec des clients qui choisissent everteam.archive pour leurs besoins en archivage & records management. Nous sélectionnons une application qui est candidate au décommissionnement, nous la connectons ensuite à everteam.archive, et nous en extrayons une copie du contenu. Ensuite nous démontrons comment l’archivage permet au contenu d’être recherché, trouvé, analysé avec les fonctions d’analytics et géré en s’appuyant sur une politique de conservation d’archives adaptée ! Nous terminons ensuite par une petite session pédagogique sur l’importance de la destruction, et expliquons pourquoi retenir le contenu est définitivement une très — TRÈS — mauvaise idée.

Un projet pilote ou POC réussi permettra aux fonctions métier de se sentir à l’aise avec l’idée d’abandonner leur ancienne application. Ils apprendront qu’ils peuvent aider leur entreprise à économiser de l’argent tout en ayant toujours accès à n’importe quel contenu qui leur est nécessaire, quand ils en ont besoin. C’est le meilleur — peut-être le seul — moyen que j’ai trouvé pour surmonter le plus grand obstacle au décommissionnement, qui se traduit en réalité par la peur de perdre l’accès au contenu indispensable dont on “pourrait” avoir besoin dans le futur.

Échangeons sur ce sujet !

 

Comment BIEN mettre en place un SAE dans des structures multisites ou internationales …

Comment BIEN mettre en place un SAE dans des structures multisites ou internationales…

Si l’archivage numérique est un enjeu stratégique pour les entreprises, d’un point de vue fonctionnel, juridique ou financier, il prend encore plus de valeur dans le cas d’une société multisites, d’un grand groupe filialisé ou d’une activité étendue sur plusieurs continents. Notamment pour sécuriser les informations de l’entreprise, et minimiser les risques, défi majeur des grandes organisations. Cet article vous donnera quelques conseils pour bien mettre en place un SAE …

De la nécessité d’un archivage numérique centralisé

A travers les projets de nos clients, on remarque plusieurs types d’éléments déclencheurs à la mise en place d’un Système d’Archivage Electronique :

  • C’est parfois un audit interne qui met en évidence l’hétérogénéité des systèmes, l’éparpillement de l’information et l’absence de gestion fiable du cycle de vie de l’information. Pour les entreprises qui fonctionnent sur différents sites, il devient vite impératif de disposer d’un socle commun sécurisé pour les archives, avec un point d’accès unique ;

  • La prise de conscience peut également survenir à l’occasion d’un déménagement qui confronte l’entreprise à tous les documents qu’elle doit ou non conserver ;
  • Sans oublier les nombreux projets digitaux que mènent les organisations et qui nécessitent parfois un archivage légal probant. C’est notamment le cas lorsqu’une entreprise décide de dématérialiser complètement une procédure pour des raisons économiques, et qu’elle doit répondre à son obligation de conservation.

Des enjeux structurants pour les grands groupes

Tous les bénéfices avérés des systèmes d’archivage électronique sont démultipliés dans le cas des organisations éclatées géographiquement et fonctionnellement :

  • Préserver la mémoire sur une très longue durée et réexploiter le patrimoine informationnel, sans perte causée par la disparité des entités ou par l’éloignement géographique ;
  • Garantir l’application homogène de la politique de gestion des archives au sein d’un groupe implanté sur plusieurs sites ;
  • Apporter rapidement et de manière fiable des éléments de preuve dans des situations conflictuelles, grâce à la prise en charge de tout type d’archives (données issues d’un ERP, documents électroniques, e-mails, ou encore archives papier) ;
  • Maîtriser les risques et répondre aux exigences légales et réglementaires en intégrant les différentes règles de conservation de chaque pays ;
  • Optimiser les coûts informatiques, de stockage et de maintenance en décommissionnant certaines des multiples applications inadaptées, et archiver les données de manière moins onéreuse ;
  • Gérer efficacement la croissance exponentielle des documents électroniques au sein des grands groupes, et entre leurs filiales.

Les facteurs clés de succès de l’archivage électronique

Mais comment mettre toutes les chances de son côté devant les multiples façons d’aborder le projet SAE ? Les retours d’expérience de plusieurs grands groupes internationaux mettent en évidence les facteurs clés de succès suivants :

  • Analyser finement la production documentaire, les flux et les processus existants, les risques règlementaires et contractuels, les besoins métiers etc. ;
  • Mettre en place une méthodologie éprouvée de conduite de projet jusqu’à l’accompagnement au changement car le déploiement d’un SAE est un travail de fond qui bouscule généralement les usages et les responsabilités au sein des organisations ;
  • Faire en sorte que le projet d’archivage soit appuyé de manière claire et concrète par la Direction et impliquer les équipes informatiques et opérationnelles ;
  • Choisir une solution ouverte alliant performance du socle technique, intégration des applications dans le SI et prise en compte des exigences métier ;
  • Garantir la conformité des pratiques de conservation au regard des engagements, en proposant un référentiel de gouvernance et un cadre de processus maîtrisé.

L’archivage électronique et numérique, déjà puissant levier d’efficacité, est également un levier redoutable de transformation pour les groupes internationaux engagés dans la dématérialisation de leurs processus. A condition de s’assurer de l’implication des collaborateurs, y compris celle de la Direction, d’organiser la conduite du changement auprès des utilisateurs, et bien sûr de veiller à la performance de la solution choisie …

Décommissionnement d’applications : laissez vos déchets derrière vous

Décommissionnement d’applications : laissez vos déchets derrière vous

Lorsque les utilisateurs métier souhaitent adopter un outil de travail “nouvelle génération”, ceci  constitue pour eux un challenge stimulant. Prenez l’exemple du DRH enthousiaste à l’idée de travailler avec une interface moderne et nouvelle capable de supporter, en natif, le mobile et tout un ensemble de nouvelles fonctionnalités innovantes. Pour le département IT, ce changement représente également toute une série défis à relever. Dont notamment, la nécessité de trouver une solution capable de stocker le contenu qui se trouve actuellement dans des applications en passe de disparaître.

Laissez les déchets derrière vous

La quantité d’information en provenance de bases de données, de documents et autres contenus stockés dans une application peut être volumineuse. Mais vous ne pouvez pas, bien évidemment, simplement tout supprimer et recommencer à zéro quand vous décidez de changer d’application. Les informations actives et utiles doivent être déplacés dans une nouvelle application en assurant la prise en compte des règles de cycle de vie, l’enjeux étant d’assurer une conservation de l’information sur la période requise, ni plus, ni moins.

Ce qui signifie que vous avez deux choix principaux lors d’une migration vers une nouvelle application d’entreprise :


1. Déplacer tout le contenu existant dans la nouvelle application, ou
2. Déplacer uniquement le contenu actif et utile dans la nouvelle application.

L’argument qui va à l’encontre de la première alternative est qu’il n’y a aucune raison de conserver “les déchets” avec vous. Pensez à cette migration comme à un déménagement dans une nouvelle maison : quel meilleur moment  pour se débarrasser de ce dont vous n’avez plus besoin ? Souhaitez-vous vraiment encombrer votre nouvel espace tout propre et neuf avec un vélo d’appartement que vous n’utilisez pas ou les trois grille-pains que l’on vous a offert en cadeau de mariage ?

La seconde alternative est bien évidemment le meilleur choix. Il n’y a aucun intérêt à charger du contenu inutile dans le nouvel environnement. Vous ne feriez qu’encombrer et complexifier le nouveau système avec du volume inutile.

Mais qu’en est-il du contenu inactif que vous devez conserver, que ce soit pour des raisons commerciales ou pour répondre aux exigences réglementaires ?

Mettez de côté ce que vous devez conserver

A ce stade, beaucoup d’organisations prennent une décision onéreuse. Elles choisissent de garder l’ancienne application en activité comme un environnement en “lecture seule” pour les cinq, sept ou dix années nécessaires à la conservation d’informations inactives.

Par le biais de mon travail avec des entreprises de toutes industries, je trouve que malgré les coûts impliqués mais le maintien en condition opérationnelle d’application obsolète, la situation évolue peu. Ceci est notamment dû au fait que beaucoup d’entre elles n’ont pas conscience que la mise en place d’une stratégie d’archivage leurs permettraient à la fois de conserver le contenu dont elles ont besoin dans un environnement accessible et organisé, ainsi que de réduire les coûts.

Comment une application d’archivage de masse permet-elle cela ?

  • Elle vous permet d’analyser le contenu de votre système existant, d’identifier ce que vous devez conserver et ce qui a “vieilli” ou encore les doublons.
  • Elle vous aide à extraire et déplacer le contenu vers un nouvel espace de dépôt où celui-ci sera conservé à un coût inférieur de celui de l’application existante.
  • Elle permet de piloter les niveaux de confidentialité et d’accès à l’information.
  • Elle facilite le suivi des durées de conservation, le déclenchement des processus de destruction le moment venu.
  • Une solution d’archivage facilite le processus de migration vers de nouvelles applications d’entreprise. Elle vous permet de dé-commissionner et de délester l’application existante. Il en résulte des économies de coûts de stockage, de licences et de maintenance, ainsi que des économies de temps pour le département IT qui gère et conserve l’ancienne application.

Vers un processus simple, rapide et zéro déchet

Le passage à une nouvelle application ne doit pas nécessairement être un compromis. L’entreprise peut repartir sur une base neuve avec la nouvelle application, désencombrée des archives et des contenus accumulés au cours d’années d’utilisation.  

Les informations “déchets” peuvent être délaissées et la nouvelle application agrémentée du contenu encore actif. Les informations inactives à conserver sont déplacées dans un espace de conservation distinct et resteront disponible si nécessaire et gérées conformément aux règles de conservation.
Exactement comme lorsque vous déménagez, celui-ci est plus simple si vous n’avez pas à prendre avec vous que ce dont vous avez vraiment besoin. C’est plus simple et plus facile, vous faites des économies et votre nouvel espace sera plus agréable sans ces objets dont vous n’avez plus aucune utilité.