SharePoint est devenu, au fil des années, un pilier de la collaboration et de la gestion documentaire dans les entreprises. Avec plus de 200 millions d’utilisateurs dans le monde, la plateforme de Microsoft s’impose comme un standard pour partager, coéditer et organiser l’information.
Mais cette adoption massive entraîne un effet secondaire majeur : l’explosion du volume des données.
Entre les fichiers volumineux, les versions successives, les documents obsolètes et les doublons, les environnements SharePoint grossissent rapidement. Certaines organisations constatent une augmentation annuelle de 20 à 30 % de leurs volumes documentaires. Résultat : des coûts de stockage Microsoft 365 qui augmentent, des performances qui se dégradent et une gestion documentaire de plus en plus complexe.
Pour faire face à cette situation, une stratégie s’impose : l’archivage intelligent. Il permet de réduire les volumes stockés tout en garantissant la conformité, la sécurité et la disponibilité des documents essentiels.
1. Les limites de SharePoint face au volume croissant d’informations
a/ Une croissance incontrôlée des données
Le premier défi vient de la croissance exponentielle des documents. Une entreprise moyenne génère aujourd’hui 4 fois plus de fichiers qu’il y a 10 ans, et cette tendance ne faiblit pas.
Plusieurs facteurs contribuent à cette inflation :
- Multiplication des versions : un simple document Word collaboratif peut générer jusqu’à 30 versions en quelques semaines.
- Poids des fichiers multimédias : vidéos de formation, images HD, captures d’écran… Les contenus lourds représentent parfois 40 % de l’espace occupé.
- Documents inactifs : plus de 60 % des fichiers SharePoint ne sont pas consultés dans les 12 derniers mois, mais restent stockés.
- Doublons non maîtrisés : un document téléchargé, modifié et réimporté… et voici deux fichiers quasi identiques qui occupent le double d’espace.
Sans une gestion du cycle de vie, ces données s’accumulent jusqu’à saturer le tenant.
b/ Impact direct sur les coûts et la performance
Microsoft 365 inclut un quota de stockage SharePoint pour chaque organisation, mais celui-ci est rapidement atteint. Une fois la limite franchie, l’entreprise doit acheter du stockage additionnel, facturé en moyenne 0,20 € par Go et par mois. Sur des téraoctets, la facture grimpe vite :
- 1 To supplémentaire → 200 €/mois, soit 2 400 €/an
- 10 To supplémentaires → plus de 24 000 €/an
Et ce n’est qu’un début : sans stratégie, les volumes continuent de croître.
En parallèle, la performance utilisateur se dégrade :
- temps de chargement plus long,
- recherche moins efficace (car trop de bruit documentaire),
- synchronisation OneDrive ralentie,
- sites SharePoint plus lourds à gérer pour les administrateurs.
La saturation du stockage impacte donc directement la productivité et l’expérience utilisateur.
2. L’archivage intelligent : un levier pour optimiser et réduire les coûts
a/ Définition et principes de l’archivage intelligent
L’archivage intelligent ne consiste pas simplement à déplacer des fichiers d’un endroit à un autre. Il s’agit d’un processus structuré et automatisé reposant sur trois axes :
- Identifier les documents
Analyse des fichiers selon :
- leur date d’usage,
- leur fréquence de consultation,
- leur propriétaire,
- leur version,
- leur sensibilité.
Une étude interne montre que seuls 15 % des documents stockés sont réellement actifs.
- Classifier et appliquer des règles
Selon la valeur métier, réglementaire ou opérationnelle, le document peut être :
- conservé dans SharePoint,
- déplacé vers un espace d’archivage sécurisé,
- supprimé si obsolète et non réglementé.
- Automatiser les actions
Les règles métiers ou légales définissent le cycle de vie :
- archivage après X années d’inactivité,
- conservation légale (ex : 10 ans pour les factures),
- suppression automatique des versions obsolètes.
Grâce à l’automatisation, aucune action manuelle répétitive n’est nécessaire — un gain de temps considérable pour les administrateurs.
b/ Bénéfices immédiats
La mise en place d’un archivage intelligent produit des résultats rapides et mesurables :
- Réduction de l’espace dans SharePoint
La plupart des projets constatent une réduction de 35 à 60 % des volumes actifs.
Cela se traduit par des économies directes sur le stockage Microsoft 365.
- Maintien des données essentielles
Les documents utiles restent accessibles dans SharePoint, tandis que les archives sont stockées de manière sûre, consultables mais sans impacter la performance.
- Diminution des coûts
Entre la baisse des volumes, l’élimination des doublons et la suppression des contenus obsolètes, les entreprises économisent en moyenne :
- 30 à 50 % sur leurs coûts de stockage,
- jusqu’à 20 % sur le coût global de gestion documentaire.
L’archivage intelligent devient donc un investissement rapidement rentabilisé.
3. Au-delà des coûts : conformité et sécurité renforcées
a/ Répondre aux exigences réglementaires
La réglementation impose des obligations strictes en matière de conservation et de suppression :
- RGPD : ne conserver que les données nécessaires et prouver la maîtrise du cycle de vie.
- Obligations légales : 5 ans pour certains documents RH, 10 ans pour les pièces comptables, parfois plus pour les documents probants.
L’archivage intelligent permet :
- de respecter automatiquement les durées légales,
- de conserver les documents dans un système d’archivage électronique sécurisé,
- de garantir l’intégrité, l’horodatage et la traçabilité.
Les entreprises évitent ainsi les risques d’audit, d’amendes ou de perte d’information critique.
b/ Améliorer la sécurité des données sensibles
En archivage intelligent, les fichiers sensibles sont identifiés puis protégés dans un environnement hautement sécurisé.
Cela permet de :
- limiter les accès non autorisés,
- réduire les copies locales et les doublons,
- éviter les partages non maîtrisés,
- diminuer le risque de fuite de données.
Une étude interne révèle que 20 % des fuites d’information proviennent de documents mal classifiés. L’archivage intelligent réduit considérablement cette exposition.
4. Comment Everteam optimise l’archivage SharePoint
Everteam édite une offre logicielle unique, capable de combiner l’analyse intelligente de contenus et la gestion du cycle de vie jusqu’à l’archivage sécurisé.
a/ Intégration fluide avec SharePoint
Everteam s’intègre de manière transparente dans l’écosystème Microsoft grâce à :
- des connecteurs natifs pour SharePoint Online, OneDrive et Teams,
- une analyse automatique des contenus (doublons, versions, inactifs),
- une gestion complète du cycle de vie (conservation, archivage, suppression).
L’outil identifie les gisements d’optimisation et permet :
- la suppression intelligente des doublons,
- le déplacement automatique des documents inactifs vers un coffre-fort d’archives,
- la réduction drastique du bruit documentaire.
Résultat : des librairies SharePoint plus légères, plus efficaces et bien moins coûteuses.
b/ Une approche globale de la gouvernance documentaire
Everteam ne se limite pas à déplacer des fichiers : il accompagne les organisations dans une gouvernance documentaire durable grâce à :
- Une traçabilité complète
Chaque action est horodatée, auditée et certifiée, ce qui facilite les contrôles et renforce la confiance.
- L’automatisation des règles de conservation
Les documents suivent automatiquement leur cycle de vie, conformément aux impératifs métier et juridiques.
- Un pilotage centralisé
Les administrateurs disposent de tableaux de bord pour suivre :
- les économies réalisées,
- les volumes archivés,
- les documents supprimés,
- les risques potentiels.
Cette approche globale aide les entreprises à améliorer leur conformité, réduire leurs coûts et renforcer la sécurité à long terme.
Bilan et recommandations
Face à l’augmentation massive des volumes de données, SharePoint atteint vite ses limites si la gestion documentaire n’est pas structurée.
L’archivage intelligent s’impose comme une solution concrète et efficace pour :
- réduire les coûts de stockage,
- améliorer les performances,
- renforcer la conformité,
- sécuriser les données sensibles.
Combiné à une approche de gouvernance documentaire robuste, il permet de disposer d’un environnement SharePoint plus léger, plus performant et mieux maîtrisé.
Everteam, grâce à ses connecteurs natifs et à sa maîtrise du cycle de vie documentaire, accompagne les organisations vers une stratégie durable, alignée avec les exigences métiers et réglementaires.
