Référentiel de conservation des documents
everteam.RRS pour créer votre référentiel de conservation nouvelle génération
Étant donné le nombre croissant de réglementations et d’exigences en matière de conformité, les organisations ont l’obligation d’élaborer et documenter leur référentiel de conservation et d’appliquer les règles associées à l’ensemble du corpus documentaire. La définition, la formalisation et surtout l’application dans le temps de ces politiques constituent une tâche de plus en plus ardue et chronophage.
Référentiel de conservation et « Records Retention Schedule » (RRS)
Recueillez, documentez et appliquez vos politiques de conservation et de gouvernance de l’information dans l’ensemble de votre organisation avec everteam.RRS.
Everteam.RRS est un outil efficace pour le recueil, la description et la gestion des politiques de conservation dans le respect de ses obligations réglementaires et ce, pour l’ensemble de votre organisation. Par son approche innovante, everteam.RRS permet de prendre en compte, au-delà des durées de conservation, les niveaux de sécurité, l’impact carbone ou encore la valeur d’un document (KM).
Avec everteam.RRS vous pouvez :
ü Centraliser l’accès et la gestion de vos politiques de conservation quelle que soit la taille de votre organisation
ü Gérer les textes de références (exigences législatives, réglementaires ou même normatives) et liez-les vos règles de conservation.
ü Déléguer la mise à jour, valider les demandes de modification avant publication et conserver l’historique
ü Publier votre politique d’archivage pour la mettre à disposition des collaborateurs
ü Prendre en compte l’ensemble des critères de risques et de valeurs lié à l’information
Avec everteam.RRS, votre organisation bénéficie d’un référentiel unique et centralisé pour gérer l’ensemble de vos politiques de gouvernance de l’information. La solution est disponible en Saas, Cloud privé ou On Premises.
- Fonctionnalités
ü Import/Export (XLS) de votre référentiel de conservation ou description manuelle de vos règles de conservation à partir d’une interface web
ü Propriétés paramétrables afin d’assurer la compatibilité avec la plupart des référentiels de conservation existants à reprendre
ü Règles de conservation combinant : Durées de conservation, Evènement déclencheur, Sort final
ü Ajout de règles complémentaires (Confidentialité, Environnementale, Gestion des connaissances (KM), Sécurité,…)
ü Recherche performante dans le référentiel de conservation
ü Mise à disposition d’API REST afin de vous interconnecter avec des systèmes tiers
ü Application du référentiel de conservation et pilotage réel du cycle de vie des documents sur l’ensemble du capital informationnel de l’entreprise en combinaison avec everteam IG Suite
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