Au revoir ECM, bonjour Content Services !

Les ECM sont-ils en voie de disparition, remplacés par les logiciels de Content Services ? C’est ce qu’affirme Michael Woodbridge, analyste chez Gartner, la seconde expression permettant de mieux englober les possibilités offertes par ces technologies. Décryptage !

Au commencement était l’ECM… qui n’est pas la GED

Reprenons les choses dans l’ordre. L’Enterprise Content Management (ECM) permet de gérer l’ensemble des contenus d’une organisation, en prenant en compte, sous forme électronique, les informations qui ne sont pas structurées, comme les documents électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données. Ainsi, l’ECM n’est pas exactement la GED, qui s’intéresse en premier lieu aux documents de l’entreprise, quand l’ECM s’intéresse non seulement aux documents, mais également à d’autres types de contenus !

On considère ainsi que l’ECM « englobe » la GED, qui en est une composante, essentielle certes, mais pas principale. Et que l’ECM permettait d’en faire plus, mieux, et plus rapidement, avec des données non-structurées.

Un changement de vocabulaire inévitable

Si l’ECM est en voie de disparition, comme l’affirme Gartner, c’est que l’expression se trouvait trop limitée. Les plateformes ECM ne permettaient pas d’atteindre l’ensemble de leurs objectifs, à savoir :

  • La conformité réglementaire et la gestion des risques ;
  • Le stockage et la diffusion des connaissances commerciales ;
  • L’efficacité des coûts et des processus ;
  • L’innovation et la création de nouvelles façons de travailler.

Ce que les Content Services ont permis de faire. Cette nouvelle génération d’ECM, apparue voilà quelques mois, a innové en proposant des solutions rapides à mettre en place et concrètes aux problématiques métiers, livrées en peu de temps et opérationnelles dans les mêmes délais. Il faut dire que depuis les premiers ECM, le monde a bien changé : le volume et la diversité des contenus augmentent à une vitesse exponentielle. Les appareils mobiles se sont développés au point d’être incontournables dans notre quotidien. Le Cloud est devenu une référence en matière d’infrastructures informatiques et de distribution des applications et services aux clients. Les réseaux sociaux, quant à eux, ont changé notre façon de partager l’information et de communiquer. Ce qui valait bien un changement de vocabulaire !

Ainsi, les Content Services regroupent des systèmes de gestion de contenu web (comme les Wiki), GED, de gestion des ressources numériques, de gestion des documents d’archives, de gestion des courriels, de worflow, d’analyse de contenu ou encore d’exploration des données.

Les 5 promesses des Content Services

Que l’on les appelle Content Services ou ECM, ces solutions logicielles regorgent d’avantages pour les entreprises. Voici leurs 5 plus belles promesses :

  • Une plus grande efficacité, en mettant à la disposition des collaborateurs plus d’informations pertinentes pour leurs activités ;
  • Une meilleure réactivité auprès des clients, grâce à la bonne information au bon moment et au bon endroit ;
  • Une intégration parfaite aux autres services, comme un CRM ou un ERP ;
  • Un contenu sécurisé et non-exposé à des amendes pour non-conformité ;
  • Une prise en main simplifiée de la part des collaborateurs.

Que l’on parle d’ECM ou de Content Services, l’objectif reste le même : mettre à la disposition des collaborateurs les informations les plus importantes, dans les meilleurs délais, quel que soit le type de donnée, structurée comme non-structurée. Avec, à l’esprit, la recherche d’une efficacité inédite au quotidien !