Le RGPD, pour un archivage renouvelé !

Le Règlement général sur la protection des données, qui entrera en vigueur en mai 2018, impose de repenser totalement la façon dont on archive les données. Le premier impératif ? Ne plus confondre l’archivage, qui offre des fonctionnalités supplémentaires, et la simple sauvegarde, qui se contente de « fixer » dans le temps des informations ! Mais que doivent permettre les outils d’archivage à l’heure du RGPD ? Everteam fait le point !

Avec un Drive, c’est possible ?

Répondons immédiatement à cette question « basique ». Non, on ne peut pas faire de la gouvernance de l’information avec Google Drive, Microsoft OneDrive ou encore Dropbox, et encore moins à l’heure du RGPD. Ces outils souffrent en effet de ne pas permettre un tri dynamique dans les données, d’être limités en interopérabilité, de ne pas prendre en compte toutes les sources d’information, de ne pas permettre de maîtriser les coûts, ou encore de ne pas sécuriser les informations. Autant de caractéristiques qui les excluent, de fait, de l’esprit du RGPD…

C’est quoi, l’archivage à l’heure du RGPD ?

Nous l’avons dit : le RGPD offre (ou réaffirme) aux consommateurs de nouveaux droits en matière de données personnelles. Ainsi, ils peuvent consulter celles dont disposent les acteurs économiques ou institutionnels à leur sujet, les modifier, les transférer, les supprimer… Le tout, sans justification, et dans un délai raisonnable !

Autant dire que la gestion du capital informationnel devient un enjeu majeur pour les entreprises concernées par ces demandes. Un outil d’archivage digne de ce nom doit en effet permettre :

  • La gestion de tout type de contenu, indépendamment de sa nature (fichier ou donnée) ou de son support (physique ou électronique) ;
  • De retrouver dans les meilleurs délais une information demandée par un consommateur ou par un organisme de contrôle (comme la CNIL) ;
  • D’anticiper tout changement dans le système d’information, que ce soit s’agissant de l’intégration ou de la sécurité ;
  • D’être un garant du respect du cadre réglementaire, normatif ou législatif ;
  • De proposer un système de recherche unifiée ;
  • De proposer un téléchargement aisé des archives ;
  • D’archiver automatiquement des flux de données et de documents issus du système d’information…

Une valeur ajoutée pour les données exploitées

L’archivage devient ainsi, à l’époque du RGPD, plus qu’une solution de stockage. Il permet de renouveler la confiance accordée par les consommateurs aux entreprises et aux institutions. Il offre aux données de ces dernières des solutions de gouvernance de l’information plus poussées, donnant une nouvelle valeur ajoutée aux données exploitées.

Ainsi, l’archivage doit permettre d’analyser et de nettoyer les file sharing. De repérer les documents les plus engageants. De réduire les délais, coûts et risques en matière de migration. De maîtriser le capital informationnel. Bref, de faire « plus » et « mieux » !

Les solutions d’archivage compatibles avec le RGPD permettent à la fois de respecter les obligations nouvelles nées de ce texte européen, mais aussi de donner une nouvelle valeur aux données exploitées. De quoi aborder avec sérénité l’application du RGPD !