RGPD : quels outils pour la gestion des données ?

Le RGPD s’applique en entreprise grâce à des outils adaptés à ses impératifs. Le plus important de ces impératifs ? Assurer aux consommateurs, qui auraient confié quelques données, que l’entreprise ou l’institution qui les a récupérées sera en mesure de les modifier ou de les supprimer. Il convient donc d’être en mesure d’anticiper les demandes, d’accompagner les requêtes dans des temps convenables, de corriger les erreurs qui ont pu être faites par le passé, ou encore d’accéder directement à la bonne information. Vous l’aurez compris : sans outil de gestion des données, pas de RGPD respecté !

PIA, un outil pour la conduite d’une analyse d’impact relative à la protection des données

Le premier outil permettant de respecter le RGPD est fourni directement par la CNIL. Le logiciel PIA (Privacy impact assessment) permet en effet de faciliter et d’accompagner la conduite d’une analyse d’impact relative à la protection des données. Rappelons que celle-ci deviendra obligatoire pour certains traitements à partir du 25 mai 2018 !

PIA s’articule autour de trois axes :

– Une méthode d’analyse d’impact proposée par la CNIL, avec plusieurs outils de visualisation qui permettent de comprendre en un coup d’œil l’état des risques du traitement étudié ;

– Une liste des points juridiques qui garantissent la licéité du traitement, accompagnée des mesures protectrices des droits des personnes concernées ;

– Un statut « open source », permettant au logiciel de s’adapter à vos besoins et/ou de recevoir de nouvelles fonctionnalités.

Le logiciel automatisé, au centre de la gestion des données personnelles

Les analyses d’impact effectuées, il reste à gérer au quotidien les informations collectées. Cela passe par l’adoption d’un logiciel automatisé de gestion des données personnelles. Il constitue une base solide pour une gouvernance de l’information « RGPD compatible », puisqu’il permet :

– De lister l’ensemble des traitements automatisés ;

– De mettre à jour en temps réel la base documentaire ;

– D’accéder plus facilement aux données sensibles, qu’elles se trouvent dans des ensembles structurés ou non-structurés ;

– De créer une cartographie des traitements ;

– De créer un registre des traitements ;

– D’éditer un bilan annuel des traitements, que la CNIL pourrait être amenée à demander lors d’un contrôle ;

– De supprimer, modifier ou exporter les données, à la demande des consommateurs concernés…

Vous souhaitez aller plus loin ? Les outils de File analysis sont à votre disposition. Ils permettent de disposer d’un point d’accès centralisé, idéal pour rechercher une information suite à une sollicitation de la part des personnes concernées ou de la CNIL lors d’un contrôle, en qualifiant plus tôt l’information.

Une gestion des données efficace, c’est l’assurance de se mettre en conformité facilement avec les exigences de la CNIL pour les DPO. D’ailleurs, nous avons préparé un véritable guide pour ceux qui s’apprêtent à occuper ce rôle capital. Cliquez ici pour le consulter !