Archivage & data rooms : rôle des Records Manager dans les processus de fusions/acquisitions.

Archivage & data rooms : rôle des Records Manager dans les processus de fusions/acquisitions.

A la lecture des définitions de la data room proposées dans mon article précédent, il est aisé de mesurer les apports du métier de l’archiviste dans ce processus : constitution, condition d’accès, règles de conservation…

Au moment de la constitution la data room et pendant la phase de due diligence

En utilisant l’expérience acquise lors de la récupération des fonds issus des acquisitions, le département des archives est souvent très au fait de la documentation juridique nécessaire au montage de la data room. Il est ainsi le meilleur interlocuteur au sein de l’entreprise pour assurer la coordination entre les différents intervenants dans ce processus (juriste, asset manager, responsable technique …) Il a également un rôle de conseil sur les sujets qu’il maitrise le mieux : conditions d’accès, définition des plans de classement, indexation des documents, durée de mise à disposition et consultation…

Mais il doit également prendre en charge les questions techniques soulevées par la forme électronique de la data room : accès, impossibilité d’effectuer des impressions, téléchargement, limitation du temps de connexion…

Et après : pas de délai de conservation légal pour la data room

Parmi les questions fréquemment posées aux archivistes une fois l’opération de fusion/acquisition terminée : quelle durée de conservation pour la data room ? Premier point à noter : ce délai n’est pas légalement défini, il est en pratique déterminé par les protagonistes. On peut aussi préciser qu’il est nécessaire de conserver la data room dans l’éventualité d’un litige ultérieur, pour prouver que l’ensemble des informations demandées a été fourni et que celles-ci reflétaient bien la situation réelle de la société / l’actif au moment de l’opération.

Mais une recommandation de 5 ou 10 ans

On peut recommander de conserver la data room 10 ans en s’appuyant sur le nouveau délai de prescription en matière civile et commerciale (5 ans) auquel on ajoute 5 ans par sécurité du fait de point départ « glissant » de ce délai de 5 ans si l’opération aboutit.

Si l’opération n’aboutit pas, on peut établir un délai de 5 ans en procédant par analogie avec les opérations d’appels d’offre (retenus et non retenus).

Quoi qu’il en soit, la data room doit être conservée a minima pendant toute la durée de la garantie de passif et d’actif – généralement comprise entre 3 et 5 ans.

A noter qu’en plus de la data room, il convient de conserver également la liste des personnes habilitées à y accéder ainsi que les accords de confidentialité signés.