SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’Administrateur

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’Administrateur

Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification.

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’administrateur du SAE.

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers.

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’ADMINISTRATEUR

1. INTRODUCTION
2. Administration de la numérisation
2.1. Avertissement
2.2. Configurer le copieur
2.3. Calibrer le copieur
3. Archiver des éléments du DDTS
4. Consulter des documents archivés
5. Vérification d’intégrité et journaux
6. Archiver des fiches d’intervention de maintenance
7. Contrôle de la bonne production des journaux
7.1. Comptage des journaux
7.2. Surveillance des erreurs
8. Configurer un nouvel utilisateur du SAE
8.1. Procédure de définition des profils d’accès
8.2. Configurer le cache du navigateur
8.3. Modifier les paramètres de sécurité pour permettre le SSO
9. Effectuer une restitution
9.1. Demande de restitution
9.2. Vérification, et restitution par l’administrateur
9.3. Notification et contrôle