SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’auditeur

Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification.

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’auditeur du SAE. Bien que non exigé par la marque NF 461,  il est préférable dès le départ de prévoir ce guide pour l’auditeur pour lui permettre de trouver les informations nécessaires à son travail d’audit et de vérification du fonctionnement du SAE

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers.

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’AUDITEUR 

1. INTRODUCTION
2. CONSULTER LES ARCHIVES
2.1. Utilisateur « Auditeur »
2.2. La recherche de document.
2.3. Vérification d’intégrité et journaux
2.4. Rapport Marque NF461
3. CONSULTER LES JOURNAUX
3.1. Mécanismes de génération des journaux
3.2. Principes de sécurisation des lignes des journaux
3.3. Recherche et consultation des journaux
3.4. Principe d’affichage des journaux
3.5. Recherches particulières dans les journaux
3.5.1. Localiser les échecs de connexion
3.5.2. Localiser les arrêts du SAEM
3.5.3. Localiser les intervention sur le SAEM
3.5.4. Localiser les demandes de restitution
3.5.5. Localiser les éliminations définitives et attestation de destruction

Les exemples du guide de l’Auditeur ainsi que tous les autres documents nécessaires (guides administrateur, utilisateur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …) sont  livrés avec la solution EverSuite Compliance spécialement conçue pour vous permettre de mettre en oeuvre votre SAE Interne en prenant en compte toutes les contraintes techniques pour vous permettre d’atteindre la certification Marque NF461 .

Dans d’autres posts : les guides administrateur, utilisateur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …