SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’utilisateur

SAE Interne pour marque NF461 – Le guide de l’utilisateur

Rien de plus facile que de préparer votre Système d’Archivage Electronique interne (SAE) pour une certification Marque NF 461.

Définissez le périmètre de votre SAE et établissez votre Politique d’Archivage, choisissez un logiciel SAE adapté qui pourra vous permettre de mettre en oeuvre les exigences techniques  contrôlées par les auditeurs d’AFNOR Certification. Déployez votre SAE dans votre entreprise. Documentez toutes les procédures de votre SAE. Pour ne pas prendre de risque, faite pré-audité votre SAE afin de vérifier sa conformité par rapport aux règles de certification de la marque NF461. Enfin, préparez puis envoyez votre dossier de demande d’admission à la marque NF 461 sur les Systèmes d’Archivage Electronique en joignant votre rapport de pré-audit à AFNOR Certification.

Afin de vous aider dans cette démarche, Nous vous fournissons un exemple de sommaire des différents guides et documents qu’il est préférable d’avoir mis en place avec votre SAE Interne avant de faire une demande de marque NF 461 sur votre SAE. Ce post porte sur le guide de l’utilisateur du SAE.

NOTE : Cet exemple de guide a fait l’objet d’un pré-audit interne NF461 réalisé par un consultant spécialisé Marque NF461 sur un SAE interne qui sera prochainement audité par AFNOR Certification. Il ne s’agit bien entendu que d’un exemple adapté au périmètre d’un SAE particulier intégrant la numérisation de documents papiers avant archivage dans le SAE. Ce SAE intègre également des documents nativement numériques issus d’un ERP et envoyés à des tiers.

SOMMAIRE DU GUIDE DE L’UTILISATEUR

1. INTRODUCTION
2. DÉMATÉRIALISER VOS ARCHIVES NATIVEMENT PAPIER VIA LE MFP
2.1. La préparation des documents
2.2. Le calibrage de la machine
2.3. Le comptage
2.4. La numérisation
2.5. Contrôle visuel lors de la numérisation
3. ARCHIVER UN DOCUMENT : ENREGISTRER UNE NOTICE ET ATTACHER UN FICHIER NATIVEMENT PAPIER OU NUMERIQUE
3.1. Connexion à EverSuite
3.2. Archivage : saisie de la notice et attachement d’un fichier PDF
4. CONSULTER LES ARCHIVES
4.1. La navigation à facette
4.2. La recherche de document.
4.3. La modification d’une notice documentaire
4.4. Vérification d’intégrité et journaux
5. ELIMINER DES ARCHIVES
5.1. Liste d’élimination
5.2. Elimination définitive
5.3. Journaux et élimination définitive
6. DEMANDER UNE RESTITUTION
6.1. Vérification, et restitution par l’administrateur
6.2. Notification et contrôle
7. PRODUIRE UN RAPPORT MARQUE NF461

 

Les exemples du guide de l’utilisateur ainsi que tous les autres documents nécessaires (guides administrateur, auditeur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …) sont  livrés avec la solution EverSuite Compliance spécialement conçue pour vous permettre de mettre en oeuvre votre SAE Interne en prenant en compte toutes les contraintes techniques afin de postuler à  la certification Marque NF461 .

Dans d’autres posts : les guides administrateur, utilisateur, exploitant, le document de Politique d’Archivage, le DDTS du SAE, …