Quelle solution face aux défis imposés par les outils de partage de fichiers ?

Quelle solution face aux défis imposés par les outils de partage de fichiers ?

Déposer, organiser et partager des documents électroniques est devenu une pratique généralisée au sein des entreprises aujourd’hui, du traditionnel “lecteur réseau” jusqu’aux services de partage de fichiers cloud du marché (Google Drive, Box, DropBox, …). Toutefois quelle que soit la solution retenue, se posent les questions de la maîtrise du cycle de vie de ces fichiers et de l’assainissement de leurs espaces de stockage devenant de plus en plus coûteux…

Tout d’abord, qu’est-ce que le partage de fichiers ?

Le “file sharing”, en français “partage de fichiers”, est une pratique très courante dans les entreprises qui consiste à gérer et à manipuler l’information sous forme de fichiers. Ces outils de “file sharing” se sont, avec le temps, enrichis de tout un ensemble de services additionnels facilitant le partage et l’accès à ces fichiers. Ces outils de partage de fichiers sont historiquement proposés en interne via les “disques partagés Windows” et laissent la place peu à peu à une famille de produit Cloud dénommée “Enterprise File Sharing and Synchronization” (EFSS).

Pourquoi tant d’entreprises l’utilisent aujourd’hui ?

Les outils de “file sharing” doivent leur popularité à quelques éléments clés. Tout d’abord, un élément de choix majeur pour les entreprises, est le coût d’utilisation, notamment pour les solutions récentes proposées en mode Cloud. Ensuite ces outils proposent des fonctionnalités clés dont la création, le partage et la modification des fichiers de travail en temps réel, et permettent d’y accéder n’importe où et n’importe quand, via des applications Web et mobiles. Par ailleurs, les outils de “File Sharing” ne s’embarrassent pas ou peu des métadonnées de description de l’information. L’objet manipulé est le fichier, celui-ci peut être consulté ou déposé en un simple glisser/déposer, la prise en main est quasi immédiate pour tous, la conduite du changement quasi inutile.

Quels sont les principaux défis du partage de fichiers ?

Si les outils de file sharing semblent être idéaux pour une communication interne à l’entreprise et une bonne circulation des informations, en réalité, ceux-ci s’accompagnent également d’une lourde contre-partie. En effet, un usage simple et sans contrainte à l’échelle individuelle devient assez rapidement un challenge dès lors qu’il s’agit de retrouver l’information ou d’en maîtriser son cycle de vie à l’échelle de l’entreprise. De plus, la simplicité d’usage conduit à un accroissement rapide du volume de fichiers stockés et donc à un risque important d’indisponibilité du fichier (perdu, retrouvé trop tard, mauvaise version, doublon, etc.)

En somme, les facteurs rendant populaire le File Sharing sont aussi, sur le moyen terme, ses plus gros inconvénients:

L’accessibilité des documents :

A cause de la recrudescence de doublons, une classification parfois hasardeuse et propre à chaque utilisateur, des liens de partage envoyés au détour des échanges d’e-mails, les documents sont parfois difficiles à retrouver et entraînent perte de temps et baisse de productivité pour les employés.

La validité des documents :

A cause d’une organisation en silos, de multiples versions existent pour un même fichier, et certains sont devenus obsolètes et peuvent même devenir “toxiques” pour l’entreprise.

La valeur des documents :

Les volumes croissants, les organisations hiérarchiques des répertoires ou plans de classement non homogènes entre services et la non indexation des fichiers, provoquent une dilution importante de l’information à forte valeur ajoutée pour l’Entreprise et une difficulté à les identifier facilement.

La sécurité :

Ici, la multiplicité des utilisateurs et des points d’accès cause d’importants problèmes en matière de sécurité. La direction et le service IT n’ont aucune mainmise sur les fichiers qui circulent au sein de l’entreprise et à l’extérieur avec tous les dangers afférents que l’on peut imaginer.

Conformité et respect des normes :

L’information, dès lors que celle-ci est soumise à une réglementation exigeante sur sa conservation, doit être gouvernée et maîtrisée sur son cycle de vie et les conditions de stockage et de préservation. Les outils de “File Sharing” doivent s’astreindre à respecter cette condition au risque de conserver des fichiers qui, à terme, auront perdu une grande partie de leur valeur.

Confidentialité :

Certains documents sensibles nécessitent un niveau de protection qui n’est que partiellement applicable dans les plateformes de “file sharing”. Les informations critiques doivent être protégées en terme d’accès au fichier, et au contenu de celui-ci (cryptage). Le contrôle d’accès à l’information, au delà des outils, s’appuie sur une information qualifiée dont la sensibilité est connue, ce qui est rarement le cas dans les outils de “file sharing”.

La perte de maîtrise des coûts :

Le volume de fichiers s’accumule rapidement, la non qualification de ceux-ci ne permet pas d’appliquer une politique de conservation saine permettant de juguler l’accroissement des volumes. Dans le doute, et face aux risques, beaucoup d’entreprises conservent les fichiers sans appliquer de destruction. Avec comme conséquence avec les années, d’augmenter le coût du service tout en dégradant la qualité d’usage.

Transversalité des informations :

Aujourd’hui, l’évolution des plateformes est telle qu’il est important de pouvoir migrer des ensembles de fichiers selon les logiciels utilisés par les entreprises. Or, dans le cas du “file sharing”, peu de fonctionnalités sont proposées afin de faciliter les migrations massives de fichiers. Au contraire, l’on découvre souvent tardivement que les possibilités de réversibilité sont faibles afin de limiter les changements d’outils.

Quelle solution adopter ?

Malgré le constat décrit précédemment, les outils de “File Sharing” continuent leur expansion, face à cette situation, de nouveaux outils de “File Analysis” font leur apparition pour permettre de combler les carences. Ces outils permettent aux entreprises de surmonter les contraintes des solutions de “File Sharing” à moindre coût en s’appuyant notamment sur des technologies de “Machine Learning”. Dans cette dynamique, et fort de son expérience dans le domaine de la gouvernance de l’information et de l’analytics, Everteam a packagé une nouvelle solution dénommée everteam.fileanalytics permettant d’analyser, indexer, catégoriser, gouverner l’ensemble des fichiers gérés par les outils de “file sharing” au sein des entreprises…

 

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