adhésion

5 conseils pour susciter l’adhésion à un projet d’archivage numérique

Lorsque l’on envisage d’adopter un système archivage, il est capital de s’assurer que les collaborateurs seront motivés à cette idée. Comment faire ? Quels sont les arguments à présenter ? Comment susciter l’adhésion à un projet d’archivage qui va changer les process internes ? Réponse en 5 conseils !

1/ Sensibilisez vos collaborateurs aux avantages de l’archivage numérique

C’est l’essence même d’une communication efficace. Pour être motivés à l’idée d’adopter de nouveaux réflexes, liés à une gouvernance de l’information renouvelée au sein de l’entreprise, vos collaborateurs doivent avoir compris ce qu’ils ont à y gagner. Ainsi, il s’agira de les sensibiliser au fait qu’ils…

  • … gagneront du temps lors de toute recherche d’information, l’archivage numérique s’appuyant sur de puissantes technologies d’indexation des documents ;
  • … pourront disposer de tous les documents importants, quel que soit l’endroit où ils se connectent, quelle que soit l’heure du jour ou de la nuit ;
  • … seront sûrs, grâce à l’archivage à valeur probatoire, de consulter « la bonne » version d’un document, sans altération ou modification ;
  • … ne risqueront plus de perdre des documents qui pourraient servir plus tard ;
  • … en profiteront pour augmenter la satisfaction des clients…

2/ Impliquez vos collaborateurs

Vos collaborateurs disposent de savoirs précieux au moment de créer une stratégie de gouvernance de l’information, reposant sur un projet d’archivage numérique efficace. Tâches réalisées, documents concernés, durées de conservation, valeur probatoire, volumétrie, fréquence… Ils doivent vous aider à créer les conditions de réussite de votre démarche. Cela présente un autre avantage : impliqués, ils se sentiront à la fois plus concernés et plus motivés à l’idée d’acquérir de nouveaux réflexes. Résultat ? Une adhésion totale au projet !

3/ Communiquez régulièrement

Un projet d’archivage numérique se met en place par étapes, par petites « touches ». Veillez à ce que vos collaborateurs soient informés à chaque étape franchie (numérisation d’archives papier, adoption d’un nouvel outil, automatisation des versements…). Ils pourront ainsi faire leurs retours au fur et à mesure de l’avancée du projet. Et demander à participer aux étapes suivantes, signe d’une réelle adhésion !

4/ Accompagnez ce changement

L’archivage numérique est une composante essentielle de la transformation digitale de l’entreprise. En tant que tel, il doit être relié à une démarche d’accompagnement au changement. Cela passe par des formations à l’utilisation des nouveaux outils, des moments de sensibilisation aux enjeux créés par le numérique, des formats innovants utilisés pour communiquer… L’objectif ? Favoriser une prise en mains efficace et durable des outils de l’archivage numérique. Et un « bond en avant » bien réel des collaborateurs dans leur maîtrise des questions liées au digital en milieu professionnel.

5/ Faites-vous accompagner

C’est à la fois la condition pour susciter l’adhésion des collaborateurs et pour réussir un projet d’archivage numérique. Bénéficier de l’accompagnement d’un expert permet en effet :

  • De maîtriser l’ensemble des aspects organisationnels, réglementaires, normatifs, documentaires, techniques et humains de son projet d’archivage numérique ;
  • De présenter, de fait, aux collaborateurs une démarche solide et éprouvée, qui suscite de l’adhésion et non pas des craintes (celles de perdre du temps, de devoir désapprendre dans quelques mois ce que l’on maîtrise tout juste parce que des mauvaises décisions ont été prises au départ, d’utiliser des outils dépassés…) chez les utilisateurs.

Communiquer, expliquer et former sont les trois mots d’ordre d’un projet de gouvernance de l’information efficace en milieu professionnel. Susciter l’adhésion chez les collaborateurs passe en effet par une démarche de réassurance, permettant de lever les doutes et d’évacuer les craintes. Vous souhaitez être accompagné dans votre projet d’archivage numérique ? Contactez les équipes d’Everteam !