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6 erreurs à éviter pour bien catégoriser vos données archivées

L’archivage numérique offre des avantages non-négligeables aux entreprises. Il permet en effet de limiter — voire de supprimer — les coûts liés au stockage du papier, de faciliter la manipulation des documents d’un collaborateur à un autre, et d’optimiser le partage des informations, que ce soit au sein même de l’entreprise ou vers l’extérieur. Mais pour constituer un succès, un projet d’archivage doit reposer sur une catégorisation efficace : Catégoriser c’est ranger … et quand c’est rangé c’est tout de suite plus facile de s’y retrouver !

Voici 6 erreurs à ne pas commettre si l’on veut archiver efficacement

Erreur #1 : Confondre “sauvegarde” et “archivage”

Les normes en matière d’archivage numérique sont nombreuses (comme les normes ISO 14641-1 et ISO 3030X par exemple, et certaines sont même adaptées à votre activité ou à la sensibilité de vos données) et listent les bonnes pratiques à respecter. Il serait donc bon de les avoir en tête au moment de construire un projet d’archivage ? Un conseil : ne les lisez pas ! A moins vraiment d’en avoir envie, mais choisissez plutôt  un système d’archivage certifié (la marque NF 461 garanti par exemple qu’un système est conforme avec la norme ISO 14641-1), c’est la première étape, et ensuite alimentez le …

Mais attention, ne confondez pas “sauvegarde” et “archivage”.

L’archivage doit suivre une méthode : On archive uniquement que les documents importants (ou engageants) et on les décrit précisément pour pouvoir facilement les retrouver et surtout pour savoir combien de temps on doit les conserver.

Sauvegarder c’est beaucoup plus simple : On prend tout en vrac et on croise les doigts pour retrouver ce que l’on cherche le moment venu.

Vous conviendrez que ce n’est pas tout à fait la même chose. L’archivage nécessite de trier et de décrire ou catégoriser … Il faut ranger en somme, mettre tout simplement les bons documents dans les bonnes catégories.

Erreur #2 : un référentiel de conservation absent

Le référentiel de conservation est un véritable « mode d’emploi » de l’archivage numérique, une sorte de dictionnaire des catégories. Par extension, il est autant « de conservation » que… « de destruction » : c’est en effet ce document qui va indiquer aux collaborateurs les durées de conservation de chaque catégorie de documents, explicitant obligatoirement celles-ci par une motivation légale ou réglementaire (une loi imposant, par exemple, de ne conserver certaines données personnelles que 5 ans), un besoin métier défini par le service impliqué dans l’utilisation ou la production du document, ou un consentement limité exprimé par les personnes concernées.

Aucun archivage efficace ne sera donc possible sans un référentiel de conservation précis.

Erreur #3 : trop de catégories de documents

L’archivage est donc une pratique qui nécessite de la précision. L’objectif ? Être capable de retrouver n’importe quel document recherché, le plus rapidement possible et en faisant intervenir le moins de personnes possible. Cela implique de ne pas « surcharger » son système d’archivage numérique, et de ne pas multiplier les catégories. Une bonne gouvernance de l’information ressemble, schématiquement, à un arbre, dont chaque branche (ou catégorie) se divise en branches plus petites (ou sous-catégories). Si ces dernières sont trop nombreuses, il ne vous sera pas possible de vous retrouver efficacement dans votre système. Et vos archives ne vous permettront pas de gagner, véritablement, le temps espéré.

Si catégoriser un document est trop complexe, vos collaborateurs le feront-ils ?

Erreur #4 : pas assez de catégories de documents

Pour autant, ce n’est pas une raison de tomber dans l’excès inverse, et donc de ne n’avoir que quelques catégories de documents (« Administratif », « Supports de communication », « Documents internes » et « Prospects », par exemple). En procédant ainsi, chaque catégorie ressemblerait à une masse non triée de données, de documents et d’informations. Retrouver un fichier précis reviendrait donc à chercher une aiguille dans une botte de foins.

Le nombre de catégories dans un référentiel d’archivage est donc une histoire de dosage.

Si catégoriser un document est trop simple, certes vos collaborateurs le feront aisément mais est-ce que ce sera suffisant  pour retrouver ce document ?

Erreur #5 : un référentiel de conservation mal compris

Le référentiel de conservation va donc constituer le document de base pour bien catégoriser les données archivées. Il pourrait être présenté sous la forme d’un tableau, comportant plusieurs colonnes :

  • Les « documents engageants », qui doivent être conservés pour des raisons juridiques, financières ou de besoins métier ;
  • Les différentes durées de conservation, avec les motivations liées ;
  • Le sort final, que l’on résume généralement avec deux lettres, D pour destruction et C pour conservation historique ;
  • Le prestataire de l’archivage;

et ce … catégorie par catégorie.

Mais êtes-vous certain que ce tableau parle à tous vos collaborateurs ? Ne vont-ils pas systématiquement choisir la catégorie “divers” parce qu’ils ne comprennent pas les autres ?

Ce n’est pas une bonne idée de construire un référentiel dédié pour chacune des populations de vos collaborateurs, trop complexe, trop difficile à maintenir. Mais rien ne vous empêche de simplement renommer certaines catégories pour coller à la terminologie de ces populations. Notez également qu’un effort de pédagogie pourrait ne pas être inutile.

Erreur #6 : oublier que l’informatique est là pour vous aider

Vous serez donc maintenant d’accord avec moi, catégoriser est nécessaire pour archiver. Mais personne ne vous a dit de le faire à la main ! Les technologies de l’information ont énormément progressé ces dernières années, les systèmes d’archivages électroniques modernes sont maintenant capables de catégoriser automatiquement les documents, pour peu que l’on ait pris un peu de temps pour leur expliquer comment faire. Étonnant ? Non ! Je vous rappelle que l’on vit dans un monde où les voitures conduisent toutes seules …

L’archivage numérique est un gage d’efficacité nouvelle pour les entreprises… à condition d’être bien construit et bien préparé. Vous souhaitez en savoir plus, vous faire guider dans ce projet ? Contactez les équipes d’Everteam, qui vous aideront à le mener à bien !

[VIDEO] Customer Success Story : Safran

Mise en place d’un système d’archivage mixte à valeur probatoire & d’un référentiel groupe

Découvrez le témoignage du groupe Safran sur l’utilisation de la solution everteam.archive !

4 bonnes pratiques pour mettre en œuvre son projet d’archivage mixte

Lors de son dernier article,Noureddine Lamriri vous présentait l’archivage hybride et ses caractéristiques.
Aujourd’hui, je vais vous donner les éléments qui selon moi pourraient vous aider à mettre en œuvre un projet d’archivage mixte. La mise en œuvre d’une gestion unifiée des archives est un projet fédérateur pour l’entreprise impliquant directement ou indirectement des acteurs aux compétences variées. Cet aspect constitue un véritable changement au regard des projets de gestion d’archives physiques généralement centrés sur les archivistes. Si de nombreux aspects sont à considérer avant même de choisir son logiciel, les  principaux facteurs clés de succès concernent la définition de la stratégie de mise en œuvre et la mise en place d’une équipe projet pluridisciplinaire adaptée.

1°) Définition d’une stratégie de mise en œuvre efficace

La mise en œuvre d’une politique d’archivage et du système qui en découle est stratégique pour l’entreprise car elle permet de limiter sa responsabilité et celles  de ses dirigeants dans le cadre d’une analyse de risques propre à chaque domaine d’activité.
Tout projet d’archivage mixte doit donc débuter par la définition d’une politique d’archivage, la création ou l’adaptation d’un référentiel documentaire global et la  proposition  d’une offre de services adaptée à l’organisation. Ces documents, qui encadreront la pratique de l’archivage, se doivent d’être validés et soutenus au plus haut niveau de l’organisation.

En revanche, ces outils sont plus complexes à construire que par le passé. Ils couvrent en effet un périmètre bien plus large que les traditionnels tableaux de gestion, qui apparaissent aujourd’hui insuffisants à la fonction archive dans une perspective de Records Management. Couplées à la politique d’archivage et au référentiel, les consignes de tri sont aussi garantes de la maîtrise de l’information afin d’éviter le phénomène de dilution de l’information constaté – presque – unanimement par les organisations.
Le temps dédié à la définition des règles est non négligeable dans les projets d’archivage mixte.
Les outils informatiques sont en effet fortement impliqués et impactés par les projets d’archivage mixte et doivent être en mesure de supporter les recommandations construites à partir du référentiel.
La réflexion initiée par les archivistes est structurante pour l’entreprise. Au vu de sa transversalité, il est nécessaire d’impliquer au plus tôt la direction des systèmes d’information et la direction de la qualité dans la démarche.

2°) Mise en place d’une équipe projet pluridisciplinaire adaptée

La recherche d’un bon équilibre est nécessaire. Il est recommandé de s’entourer de collaborateurs aux compétences complémentaires qui veilleront au bon déroulement du projet. Comme évoqué dans le point précédent, il est déterminant que le projet de mise en œuvre fasse l’objet d’un sponsoring clair et reconnu de la part de la Direction, qui doit être directement impliquée dans le suivi du projet.

3°) Le rôle  du chef de projet

L’archiviste est un acteur clé du projet d’archivage mixte,, néanmoins, il est important de nommer également un Chef de projets. Sa fonction est de coordonner les différents partenaires,  de prioriser les étapes successives et de faciliter les prises de décisions. Au-delà de l’aspect organisationnel, le rôle du chef de projet est de faciliter la communication entre des acteurs d’horizons divers, de nombreux sujets variés étant abordés.

4°) L’appui du Record Manager, de l’expert Technique et du Responsable Compliance

Le Record Manager est le garant de l’adéquation de la solution sur le périmètre organisationnel et fonctionnel.  Il est l’acteur principal d’un projet de gestion d’archives mixtes.
L’expert technique  est le représentant du département informatique. Il est l’interlocuteur technique de référence durant le projet et coordonne les aspects liés à la préparation de l’environnement.
Enfin, dans le cas de projets d’archivage à valeur probatoire, un responsable « Compliance » ou contrôle interne est également partie prenante.

Ces différents éléments mettent en avant l’importance de préparer une stratégie adaptée pour mettre en œuvre son projet d’archivage mixte et ce, en amont du choix d’un logiciel d’archivage mixte. Il convient donc de suivre scrupuleusement une ligne directrice claire et de s’entourer de collaborateurs complémentaires qui, de par leur expertise, se positionneront en sponsors du projet et veilleront à son bon déploiement.

Archivage mixte : bien choisir son logiciel, le cas de l’archive hybride

Le mois dernier, je vous présentais les impacts de l’archivage mixte sur la gouvernance d’entreprise. Cette semaine, je vais vous expliquer le cas de l’archivage hybride qui se positionne comme un objet clé des projets de conservation de documents rencontrés au sein des entreprises.

Dans un projet d’archivage mixte, la capacité de l’outil informatique retenu à gérer indifféremment tous les supports d’archives est en effet déterminante. Une attention particulière doit alors être portée sur la capacité du progiciel à assurer une gestion aisée et cohérente des archives hybrides quelles que soient leurs natures (bulletins de paies, factures ou contrats…).

Focus sur le système d’archivage hybride

Malgré la croissance exponentielle des échanges électroniques, le tout numérique n’existe pas ou peu aujourd’hui. Il existe de nombreux documents « hybrides », c’est-à-dire qui peuvent cohabiter à la fois au format physique et électronique. Ces changements de statut rendent primordial de s’assurer, avec la même confiance, de l’intégrité et de la fiabilité des informations.

Dans ce cadre, une attention particulière doit être portée sur la capacité de  la solution à assurer une gestion aisée et cohérente des archives hybrides. Le logiciel de gestion d’archives mixtes, comme le référentiel documentaire, doit pouvoir prendre en charge tous les documents quels que soient leur support, leur format et leur provenance (GED, Bureautique, E-mail, applications métiers…). Il doit permettre de traiter uniformément les archives  papier et électroniques en utilisant les mêmes règles de gestion afin que l’utilisateur puisse passer en toute confiance du support numérique au papier et inversement.

Le contrat comme exemple d’archive hybride

Partons d’un exemple précis : dès lors que l’original d’un contrat est un exemplaire papier, il est obligatoire de le conserver sous cette forme. S’il s’agit d’un document très utilisé par les collaborateurs dans l’entreprise, c’est bien entendu sa copie électronique qui sera consultée, diffusée, partagée… Ponctuellement (cession, renouvellement du contrat…), il sera pourtant nécessaire d’avoir la certitude que l’original papier existe, qu’il est strictement identique à la copie diffusée auprès des tiers extérieur à l’entreprise et que cet original est disponible rapidement si un de ces tiers en fait la demande.

A l’échelle de l’entreprise, est-il aisé de parvenir à cette certitude si l’on n’a pas couplé la gestion des documents électroniques avec celle du papier et ce, depuis la création de l’original papier et de son double électronique ? Les dossiers sont naturellement composés d’originaux papier (contrats, avenants, courriers…) et d’originaux électroniques (e-mails, factures clients transmises électroniquement, fichiers client issus d’une application de gestion…). Fort de ce constat, il est évident que si deux systèmes d’archivage subsistent, il sera nécessaire de mener deux recherches parallèles.

La nécessité d’un logiciel adapté à la gestion des archives hybrides

Plusieurs inconvénients peuvent apparaître rapidement dans le cadre d’une approche « non mixte » qui gère deux référentiels de manière séparée. Ces deux systèmes peuvent manquer de cohérence entre eux en termes de droits d’accès, de délais de conservation, etc., et plus globalement de sécurité de l’information alors que les documents ont la même valeur. On soulève également la difficulté d’accès à l’archive pour les utilisateurs finaux, qui ne se préoccupent pas du format du document lors de sa recherche d’information et ont donc besoin d’un outil de recherche fédérée.

Une nouvelle fois, l’on comprend donc parfaitement la nécessité de s’appuyer sur un logiciel de gestion d’archives mixtes. Un outil de pilotage centralisé est un pré requis pour gagner en performance tout en respectant des contraintes organisationnelles et réglementaires. L’archivage mixte permet de sécuriser ses processus, d’accroître le confort de travail et de mettre en place une gestion normalisée.

 Dans le prochain article, je vous expliquerai  comment mettre  en place une équipe projet adaptée.

Impacts de l’archivage mixte sur la gouvernance d’entreprise

Suite à notre 1er article sur la définition de l’archivage mixte, nous continuons aujourd’hui avec une problématique centrale pour nombre d’entreprises.

En effet, conserver ses documents qu’ils soient papier ou électroniques, respecter des obligations réglementaires et consulter aisément ses archives sont autant de données qui nécessitent de déployer un processus de gestion efficient. En ce sens, les responsables de projets Archives au sein des entreprises doivent s’appuyer sur l’informatique et choisir un logiciel de gestion des archives mixtes adapté.

Mais alors quels sont les impacts de l’archivage mixte sur la gouvernance d’entreprise ?

La nécessité d’un logiciel unifié

Devant la convergence des besoins métier, la coordination de l’archivage papier et électronique au sein d’un même logiciel s’impose aux responsables de projets d’archivage comme une nécessité. Facilité d’usage pour l’utilisateur final, gain de productivité, rationalisation des coûts, maîtrise des risques… sont les avantages d’un logiciel de gestion d’archivage mixte.

La coordination de l’archivage papier et électronique au sein d’un même outil devient donc un impératif pour couvrir les enjeux juridiques, stratégiques et financiers des entreprises.

L’impact de l’archivage mixte sur la gouvernance de l’entreprise

Au-delà de la bonne gestion et conservation de l’information, les projets d’archivage mixte visent également le partage, la protection des savoirs dans l’entreprise, qui convergent vers la valorisation du patrimoine de l’organisation. Ces projets apportent une réponse aux attentes des nombreux collaborateurs qui déplorent la perte d’informations due à la rapidité des échanges et à la forte mobilité au sein des entreprises.

On note donc que si du point de vue de la gouvernance de l’information, l’objectif est de sécuriser la gestion et la conservation de documents à valeur probatoire, l’objectif pour les collaborateurs est de faciliter la recherche d’informations, quel que soit le support, en disposant d’un guichet unique d’accès aux archives. Ce type d’approche permet aux collaborateurs de trouver la bonne information au bon moment dans sa dernière version validée. La centralisation des données papier et électroniques dans un outil unique, au sein d’un référentiel archives unifié, offre donc aux dirigeants la possibilité de favoriser la capitalisation du patrimoine intellectuel de toute l’organisation.

 

Au regard de l’explosion du volume de documents dans l’entreprise et de l’évolution des formats et des contraintes législatives et normatives, les projets d’archivage mixte doivent donc être abordés dans une logique industrielle. Pour mener à bien de tels projets, il convient alors de s’appuyer sur des processus, méthodologies et outils éprouvés.

Ces différents points seront présentés dans les prochains article où nous aborderons des sujets comme l’archivage mixte et le cas des data rooms.

Un mix d’archives = archives mixtes ?

Un mix d’archives = archives mixtes ?

Il y a plus de 10 ans, l’on nous promettait, avec l’explosion des documents numériques, une « guerre des métiers » entre les adeptes du « support papier » et ceux du « support électronique ». En réalité, dans les faits, les points de convergences sont nombreux, notamment par une volonté commune de gérer et de se concentrer sur le principal élément de valeur : l’information.

Archives papier et électroniques complémentaires mais cloisonnées

Soyons clairs, au sein des entreprises, quelques soient leurs tailles, le support papier persiste et s’affirme ou se réaffirme comme un média s’inscrivant, à l’instar des documents électroniques, dans le capital informationnel global.

Malgré cette complémentarité et l’existence de progiciels matures de gestion d’archives mixtes, les équipes gérant respectivement les archives papiers et électroniques ont longtemps fonctionné de manière cloisonnée, en amnésie réciproque… avec :

  • D’une part, des archivistes attachés à la maîtrise du papier et aux tâches afférentes, en développant notamment un réel savoir-faire dans la définition de référentiels d’archivages de grandes qualités.
  • D’autres part, des DSI responsables de toute l’information électronique et cultivant une parfaite compréhension des flux numériques et des conditions de leurs exploitations (architectures, réseau, …).

Disposer d’un point d’accès unique aux archives

Mais depuis quelques années, face à l’actualité et à la situation du monde, face à la nécessité de se prémunir des risques et d’augmenter sa compétitivité, les entreprises ont pris conscience de la nécessité vitale de disposer d’une information fiable, pérenne et rapidement accessible quelque soit la nature du support. Ces circonstances ont catalysé l’émergence de projets nouveaux redéfinissant l’approche de gestion des archives. Ces projets innovants s’attachent à aligner l’ensemble des forces vives de l’entreprise avec un objectif commun : disposer d’un point d’accès aux archives unique et sûr.

Fédérer les équipes métier et informatique

Pour l’immense majorité de ces projets, l’un des principaux enjeux est de réussir à fédérer autour d’un objectif commun des personnes appartenant à des spécialités différentes (archiviste, DSI, juriste,…) pour que la complémentarité des équipes se transforme en synergie.

Cette synergie des équipes, point nodal de tel projet, permet de garantir, la mise en œuvre d’une solution :

  • Unique et homogène en gérant l’ensemble des archives,
  • Cohérente et fiable en étant en lien avec un Référentiel d’archivage.
  • Sécurisé et pérenne en bénéficiant des apports des pratiques et normes du domaine (ISO 14641,…)
  • Accessible et ouverte en répondant à la nécessité de réactivité face aux risques et aux enjeux économiques.

Retour gagnant des projets de gestion des archives mixtes

Actuellement, l’on constate que la dynamique de mise en œuvre de projets de gestion d’archives mixtes s’accélère. En effet, les retours d’expériences sur les premiers projets d’envergures ont confirmé les espoirs fondés sur la mise en place de systèmes unifiés et globaux. Les bénéfices se font ressentir à toutes les strates de l’entreprise en alignant les producteurs, gestionnaires et consommateurs d’archives sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.